在信息科技的術(shù)語中，項目群管理(Portfolio management)已經(jīng)是很普遍使用的名詞，而不須要多加解釋了。一般有一定規(guī)模的軟件開發(fā)組織，項目基本上都是項目群。一般規(guī)模的項目群可能分為兩級，一個項目群下面包括若干項目組，大的項目，項目分級可能有3到4級。目前的管理工具對于項目群的支持都不夠好，項目管理中對于項目群的描述，也是篇幅有限，認(rèn)為管理好所有子項目，即可。對于項目群中各個項目之間關(guān)系一般很少闡述。一般的項目管理工具即使支持項目群的管理，也就是可以象樹形展開那樣，對項目群信息進(jìn)行匯總查看，對于項目群的各個項目之間的關(guān)系、管理模模式等都不涉及，項目群就是若干項目的簡單組合而已。
盡管這些軟件工具的功能可能被宣傳得出神入化，可是大多數(shù)的C I O還是認(rèn)為，他們還須加把勁，去做好項目群管理。國際C I O協(xié)會的成員們就認(rèn)為IT項目群管理絕對不是一個簡單的任務(wù)，以下是他們分享的經(jīng)驗：
1、友善的項目管理環(huán)境
簡單地說，I T項目群管理是一個做項目優(yōu)先級排列的方法。但要做好項目排序，必須要做好兩件事：首先，要依照企業(yè)需求的變化，不斷地進(jìn)行項目排序的調(diào)整;其次，要衡量項目是否能達(dá)成預(yù)期的效益。幾個的副總裁就說：“除非有一個很強的支持系統(tǒng)配合，否則IT項目群管理將無法運作。”
對他們來說，這個支持系統(tǒng)是指設(shè)立一個I T程序設(shè)計辦公室，負(fù)責(zé)財務(wù)、項目管理、項目組合的標(biāo)準(zhǔn)程序管理;以及一個由相關(guān)部門管理者組成的團隊，專注于協(xié)助各事業(yè)單位在有限的I T產(chǎn)能下創(chuàng)造最大價值。他們設(shè)置了一個由各事業(yè)單位及功能單位代表們組成的管理委員會，每一個委員會成員帶領(lǐng)一個監(jiān)督小組，為他們所屬的事業(yè)單位或功能單位的IT項目進(jìn)行排序。
這樣的架構(gòu)，使項目群管理所投入的努力獲得成功。越來越多的項目由事業(yè)單位發(fā)起與主導(dǎo)，使得I T部門可以投注更多心力在高價值的項目上面。如此一來，部份的IT人力也可以從應(yīng)用程序的開發(fā)工作中抽調(diào)出來。
2、先求有再求好
如果你的公司沒有這些項目群管理的機制，你該怎么辦呢?Yahoo的CIOLars Rabbe 建議：「先建立一個簡單的I T管理架構(gòu);定義出架構(gòu)中最關(guān)鍵性的功能，然后著手為這些功能規(guī)劃簡單的標(biāo)準(zhǔn)程序。」然而對他而言，最重要的事是成立一個專責(zé)的辦公室，其工作人員要專注于做好I T項目群管理(包括項目排序及資源安排)，以及建立I T生產(chǎn)的環(huán)境(包括項目排程及預(yù)算管理)。
一旦建立好管理架構(gòu)，I T項目群管理就可展開，其中會牽涉到一些行政工作。另外要注意不要讓這些行政工作中的新程序及政策把大家弄得受不了。針對這一點，項目經(jīng)理也提出有效的做法：規(guī)定提出新項目需求說明時，要收集成本、風(fēng)險、項目效益等信息進(jìn)行評估;在未完成這項程序前，I T部門不能著手進(jìn)行這項項目。這樣的政策會讓大家覺得很官僚;所以，必須設(shè)定了一個項目規(guī)模的門坎，限定規(guī)模大于這個門坎的項目，一定要完成所有的評估，而規(guī)模較小的項目則可以彈性處理。
3、保持事業(yè)單位的熱情
若已成功地讓各事業(yè)單位的高階主管從全公司的角度來關(guān)注IT投資，則接下來最主要的挑戰(zhàn)就是如何繼續(xù)讓他們保持關(guān)注。過去的經(jīng)驗說到：”往往I T管理委員會成立后，沒多久就解散了;