的狀態(tài)。
采用視覺的方式 因?yàn)榇蠖鄶?shù)人對(duì)看到的東西都了解得快而且大部分高級(jí)管理層要迅速了解項(xiàng)目狀態(tài)和/或項(xiàng)目問題，所以要盡量采用視覺的形式來提供信息。
使用色標(biāo) 如果組織沒有確定，那就給關(guān)鍵項(xiàng)目測(cè)量和關(guān)鍵成功因素設(shè)立3個(gè)級(jí)別。每個(gè)級(jí)別對(duì)應(yīng)一種信號(hào)燈顏色，即綠色、黃色或者紅色。在狀態(tài)報(bào)告中用這些顏色表示每項(xiàng)關(guān)鍵項(xiàng)目測(cè)量的狀況，這樣高級(jí)管理層就可以快速閱讀了解項(xiàng)目狀況的好壞。
例外情況法 利用狀態(tài)報(bào)告的主要部分(第一部分)來強(qiáng)調(diào)項(xiàng)目計(jì)劃中出現(xiàn)的例外或偏差。然后在附錄附上詳細(xì)信息。以這種格式提供的狀態(tài)報(bào)告會(huì)滿足大部分甚至所有關(guān)鍵項(xiàng)目干系人的需求。
會(huì)議
高效項(xiàng)目溝通者主持會(huì)議的最佳技巧包括以下幾個(gè)方面。
了解你的計(jì)劃 確定會(huì)議的整體目標(biāo)和具體目標(biāo);請(qǐng)對(duì)人;合理組織會(huì)議;明確參與會(huì)議的人需要做什么準(zhǔn)備，以使會(huì)議開得有價(jià)值。
公布議程 如果可以的話，提前公布會(huì)議的議程。不管怎么樣，一定要在會(huì)議開始時(shí)說明議程，看是否需要做出調(diào)整。
推進(jìn)會(huì)議 主持會(huì)議。說明并設(shè)定會(huì)議背景;提前說明會(huì)議的基本原則;讓每個(gè)人都參與進(jìn)來;保持會(huì)議順暢;請(qǐng)求反饋;總結(jié)要點(diǎn);尋求一致。
不跑題 讓會(huì)議圍繞主題進(jìn)行;設(shè)定有時(shí)間限制(限時(shí))的議程事項(xiàng);不要試圖在會(huì)議中解決問題，而是安排下一次會(huì)議。
做筆記 指定人員來記錄會(huì)議決策和操作事項(xiàng)。項(xiàng)目經(jīng)理博客
結(jié)束會(huì)議 在結(jié)束會(huì)議之前，回顧所有操作事項(xiàng)(包括負(fù)責(zé)人和目標(biāo)完工時(shí)間)，總結(jié)會(huì)議結(jié)果，安排必要的后續(xù)會(huì)議并感謝與會(huì)人員花時(shí)間積極參與。
公布會(huì)議記錄 盡量在會(huì)議之后24小時(shí)內(nèi)向與會(huì)人員及相關(guān)團(tuán)體發(fā)布(公布)會(huì)議記錄。如果有些事情要讓沒來參與會(huì)議的人員完成，在發(fā)布會(huì)議記錄前要征得他們同意，或者注明沒有征求過他們意見的事項(xiàng)。www.mypm.net
人際關(guān)系技巧項(xiàng)目管理者聯(lián)盟文章
這一組最佳技巧可能是最重要的，因?yàn)樗鼈儠?huì)影響你所有項(xiàng)目溝通的質(zhì)量，不管是正式的溝通還是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和項(xiàng)目干系人之間的日常人際溝通。下面列出高效的溝通者常用的主要人際關(guān)系技巧。
帶著目的去聽。
態(tài)度謙虛。
想好再回應(yīng)。
從別人的角度看。
不主觀臆斷。
對(duì)別人感興趣。
想辦法弄明白他們做什么，為什么這么做以及他們正經(jīng)歷什么困難。www.mypm.net
在回應(yīng)之前先確認(rèn)自己了解了。
對(duì)他們付出的時(shí)間和做出的貢獻(xiàn)表示感謝。
通過提問來確認(rèn)并加深你的理解。
總結(jié)對(duì)方說過的話。項(xiàng)目經(jīng)理圈子
讓人們覺得你在聽。
注重建立各方關(guān)系。項(xiàng)目管理論壇
控制好你的情緒。
不要覺得別人的消極回應(yīng)就是在針對(duì)你，大多數(shù)情況下都不是。
如果可以，盡量避免打斷別人的話。
確認(rèn)別人理解了你的意思。
避免在措辭和語調(diào)上流露出你對(duì)其他團(tuán)體的評(píng)判、愧疚或者做錯(cuò)的事。
小結(jié)：
現(xiàn)在，你應(yīng)該充分理解了以下幾個(gè)方面：
有效的溝通對(duì)于管理認(rèn)知、管理期望、管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)、減少?zèng)_突以及克服項(xiàng)目管理在其他方面的不足之處很重要。
有效溝通的5個(gè)C是清楚(Clear)、簡(jiǎn)潔(Concise)、禮貌(Courteous)、一貫(Consistent)及令人信服(Compelling)。項(xiàng)目管理者聯(lián)盟
最重要的溝通技巧是聆聽。
3種最有效的也是最簡(jiǎn)單的溝通技巧是：全神貫注、展現(xiàn)風(fēng)度、言出必行。
有效溝通最關(guān)鍵的態(tài)度就是保證理解。