對(duì)IT項(xiàng)目管理中影響因素的對(duì)策
面對(duì)項(xiàng)目管理中的各種影響因素, 必須采取如下對(duì)策與措施, 確保項(xiàng)目管理的成功:
1、與客戶溝通并滿足客戶的需求。
IT項(xiàng)目的特征之一是客戶參與方案設(shè)計(jì)、實(shí)施及評(píng)價(jià)的全過程。與客戶進(jìn)行溝通需要明確客戶需求, 制作出明晰的需求分析文檔, 減少因需求不確定導(dǎo)致的返工。大多數(shù)失敗的項(xiàng)目都是由于需求分析不明造成的, 并因此花費(fèi)很大精力。人人都知道好的需求分析是項(xiàng)目成功的第一步, 但是要做到卻很難, 其中的關(guān)鍵是挖掘出客戶沒有表達(dá)出來的潛在的需求。有些問題需要通過反復(fù)進(jìn)行有效溝通才能發(fā)現(xiàn)出來, 為了快捷、有效地傳遞消息, 項(xiàng)目組需要認(rèn)真考慮如何設(shè)計(jì)項(xiàng)目中的溝通規(guī)則, 要求與客戶信息交換必須及時(shí), 信息包括各種語言和非語言信息。另外, 還需要保證各種溝通渠道的暢通。在項(xiàng)目中常有一些隱性的需求客戶在溝通時(shí)沒有意識(shí)到, 或者默認(rèn)的潛規(guī)則沒有提出, 這就需要項(xiàng)目經(jīng)理努力挖掘。有些問題多數(shù)帶有強(qiáng)烈的行業(yè)特征, 如某項(xiàng)目的內(nèi)容含有安全保衛(wèi)的成分, 需要相關(guān)政府監(jiān)管部門驗(yàn)收認(rèn)可。事先沒有挖掘出這些需求, 會(huì)造成項(xiàng)目后期很多困難, 拖延項(xiàng)目工期。因此, 對(duì)不同行業(yè)特別是過去沒有涉及過的行業(yè)提供服務(wù), 必須深入了解涉及行業(yè)的特點(diǎn)和要求。
2、加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)建設(shè)。
項(xiàng)目經(jīng)理如何對(duì)職能和角色進(jìn)行合理的分配, 對(duì)人員工作負(fù)荷的協(xié)調(diào)是一項(xiàng)藝術(shù)性非常高的工作。因此與上層進(jìn)行有效溝通爭取更加合理的權(quán)限十分必要。項(xiàng)目實(shí)施中項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)團(tuán)隊(duì)的掌控非常重要, 項(xiàng)目組成員同做一個(gè)項(xiàng)目,要使大家對(duì)目標(biāo)產(chǎn)生認(rèn)同感, 使項(xiàng)目組成員在行動(dòng)上形成合力,從而提高整個(gè)團(tuán)隊(duì)效率。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該盡量從基礎(chǔ)性的技術(shù)工作中脫離出來, 把主要精力投入到管理上。項(xiàng)目經(jīng)理要實(shí)行團(tuán)隊(duì)管理, 要通過計(jì)劃管理制定詳細(xì)穩(wěn)健的、合理的計(jì)劃。項(xiàng)目經(jīng)理制定計(jì)劃的目的就是讓項(xiàng)目一直處于預(yù)期的、可管理的狀態(tài)中。在項(xiàng)目組里, 每個(gè)人的特長不同, 有人擅長需求分析, 有人設(shè)計(jì)熟練, 有人編碼技術(shù)高等, 因此, 要發(fā)揮各自的優(yōu)勢(shì)。要有效地調(diào)動(dòng)優(yōu)秀的軟件工程師和高素質(zhì)的項(xiàng)目管理人員的積極性, 讓他們了解市場(chǎng)、了解財(cái)務(wù)、了解如何結(jié)合眾多資源, 控制整個(gè)開發(fā)進(jìn)程。
3、解決影響項(xiàng)目管理因素的最好手段就是溝通。
項(xiàng)目經(jīng)理接手一個(gè)項(xiàng)目后, 首先要編制溝通計(jì)劃, 項(xiàng)目中如果忽視溝通計(jì)劃, 結(jié)果將會(huì)是致命的, 要通過溝通計(jì)劃了解項(xiàng)目的需求和溝通渠道的方式, 進(jìn)而了解項(xiàng)目的其他內(nèi)容.解析很多項(xiàng)目后期產(chǎn)生的問題可以發(fā)現(xiàn), 缺乏及時(shí)有效的溝通計(jì)劃是一個(gè)重要因素。越早發(fā)現(xiàn)問題, 解決的代價(jià)就越小。由項(xiàng)目干系人各方參與的項(xiàng)目例會(huì)、可視的績效報(bào)告、需求問題協(xié)調(diào)等都是溝通的有效手段。編制項(xiàng)目溝通計(jì)劃時(shí)必須要考慮項(xiàng)目干系人的需求和項(xiàng)目組織架構(gòu), 根據(jù)實(shí)際項(xiàng)目組各成員在工作中的需要, 時(shí)時(shí)協(xié)調(diào)溝通, 使需求情況在溝通計(jì)劃中體現(xiàn)出來, 這樣才有可能構(gòu)建一個(gè)有效的溝通體系。在實(shí)施溝通中, 開發(fā)組與上司、客戶、分包組、項(xiàng)目組內(nèi)部、與上下游環(huán)節(jié)崗位人員都需要良好的溝通。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該主動(dòng)進(jìn)行溝通, 了解管理層的情況和意圖, 提出管理層關(guān)心的進(jìn)度、績效、資源需求方面的報(bào)告。項(xiàng)目經(jīng)理和公司管理層往往不存在技術(shù)方面的溝通障礙, 而在于溝通的內(nèi)容和頻率。項(xiàng)目經(jīng)理通過溝通理解管理層意圖, 進(jìn)而能夠及時(shí)應(yīng)對(duì)、修改計(jì)劃。對(duì)于嚴(yán)重影響項(xiàng)目執(zhí)行的因素, 應(yīng)及時(shí)提出變通和補(bǔ)救的方法。
五、結(jié)語
IT項(xiàng)目管理的成功, 就是實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目干系人的需求和愿望。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該奉行"以人為本"的思想, 切實(shí)站在各項(xiàng)目干系人的角度觀察和思考項(xiàng)目, 與項(xiàng)目干系人及時(shí)溝通, 使項(xiàng)目順利完成。作為項(xiàng)目經(jīng)理需要努力學(xué)習(xí)項(xiàng)目管理知識(shí)和技能, 在實(shí)踐中解決各種問題, 提高項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)付各種變化的能力, 使項(xiàng)目管理工作越做越好。