都不多。第二，我們可以推斷大部分的溝通實(shí)際上是口頭的，但是有時(shí)候輔以筆記、圖表或計(jì)算機(jī)輸出。第三，很顯然人們希望同伴在談話過程中仔細(xì)地聽，對(duì)問題做出恰當(dāng)?shù)姆磻?yīng)。第四，所有的信息系統(tǒng)專業(yè)人員必須意識(shí)到他們有時(shí)必須參加某種非正式的公開演講。第五，很顯然，信息系統(tǒng)專業(yè)人員為了在現(xiàn)在的職位上獲得成功，以及提升到更高的職位，就必須可以進(jìn)行有效的溝通。平均起來，我們的被調(diào)查者似乎在他們的信息系統(tǒng)事業(yè)中都有過從低職位向高職位提升的經(jīng)歷，他們認(rèn)為對(duì)于職位提升更重要的是口頭表達(dá)能力，而不是當(dāng)前的工作?？陬^溝通能力似乎是職位提升的關(guān)鍵因素。

本章將重點(diǎn)突出項(xiàng)目溝通管理的主要方面，為提高溝通管理提供一些建議，并介紹軟件如何輔助項(xiàng)目溝通管理。

項(xiàng)目溝通管理的目標(biāo)是確保項(xiàng)目信息能夠及時(shí)適當(dāng)?shù)厣?、收集、發(fā)送、存儲(chǔ)和部署。以下是項(xiàng)目溝通管理過程的四個(gè)方面：

● 溝通計(jì)劃（communicationsplanning）包括確定干系人的信息和溝通需求，誰需要什么信息，何時(shí)需要以及如何把信息發(fā)送給他們。這個(gè)過程的輸出是溝通管理計(jì)劃

● 信息分發(fā)（informationdistribution）包括及時(shí)向項(xiàng)目中的各干系人提供所需信息。主要輸出是更新組織過程資產(chǎn)和請(qǐng)求變更。

● 執(zhí)行報(bào)告（performancereporting）包括收集并發(fā)布有關(guān)項(xiàng)目執(zhí)行的信息，包括狀態(tài)報(bào)告、過程衡量和預(yù)測(cè)。這個(gè)過程的輸出是執(zhí)行報(bào)告、預(yù)測(cè)、請(qǐng)求變更、建議糾正措施和更新組織過程資產(chǎn)。

● 管理干系人包括管理溝通，使其滿足項(xiàng)目中各干系人的需求和期望以及解決問題。這個(gè)過程的輸出是解決的問題、批準(zhǔn)的請(qǐng)求變更和糾正措施，并且更新組織過程資產(chǎn)和項(xiàng)目管理計(jì)劃

2 溝通計(jì)劃

對(duì)于項(xiàng)目來說，溝通是如此重要，因此每個(gè)項(xiàng)目都應(yīng)該有一個(gè)溝通管理計(jì)劃（communications managementplanning）--指導(dǎo)項(xiàng)目溝通的文件。這個(gè)計(jì)劃應(yīng)該是整體項(xiàng)目管理計(jì)劃（項(xiàng)目管理計(jì)劃將在第4章項(xiàng)目綜合管理中闡述）的一部分。溝通管理計(jì)劃的類型隨項(xiàng)目的需求而變化，但是應(yīng)該準(zhǔn)備一些典型計(jì)劃的書面形式。例如，對(duì)一些小的項(xiàng)目來說，溝通管理在第3章中的企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)項(xiàng)目已描述。溝通管理計(jì)劃是項(xiàng)目合同的一部分，溝通管理計(jì)劃包括以下項(xiàng)：

·干系人溝通需求

·用于溝通的信息，包括格式、內(nèi)容和各部分細(xì)節(jié)

·誰接收信息，誰產(chǎn)生信息

·傳送信息的建議方法和技術(shù)

·溝通頻率

·增加解決問題的過程

·用于更新溝通管理計(jì)劃的修訂過程

·常用術(shù)語表

知道什么信息分發(fā)給哪些干系人是很重要的。通過分析干系人的溝通，你能避免浪費(fèi)時(shí)間和金錢去創(chuàng)建或發(fā)送一些不必要的信息。項(xiàng)目組織結(jié)構(gòu)圖是識(shí)別內(nèi)在干系人的出發(fā)點(diǎn)。此外還必須考慮項(xiàng)目組織外的關(guān)鍵干系人，如客戶、客戶的高層管理和分包商等。

提供了一個(gè)干系人溝通分析的實(shí)例，從中可以看出哪些干系人能獲得哪種書面信息。注意，這種分析包括的信息如信息的聯(lián)系人、交付信息的時(shí)間及指定的信息格式。你可以建立一個(gè)類似的表來表示哪些干系人應(yīng)出席哪些項(xiàng)目會(huì)議。在這些表中包含注釋部分常常是一個(gè)很好的想法，用來記錄與每個(gè)干系人、文件和會(huì)議等有關(guān)的特殊考慮或者細(xì)節(jié)。讓干系人評(píng)審和批準(zhǔn)所有的與干系人溝通的分析材料能確保這些信息的正確性和實(shí)用性。

許多項(xiàng)目沒有足夠的關(guān)于溝通的初始信息。項(xiàng)目經(jīng)理、高層管理和項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員設(shè)想利用現(xiàn)有的溝通渠道來傳播項(xiàng)目信息就足夠了。使用現(xiàn)有的溝通渠道的問題在于各個(gè)組（和其他干系人）都有不同的溝通需求。在項(xiàng)目早期創(chuàng)建一個(gè)