到需要的時(shí)候，也會(huì)主動(dòng)加班。而且有些任務(wù)，如基礎(chǔ)資料的收集等等，只要把任務(wù)布置下去，不用筆者去催促，他們都會(huì)主動(dòng)去完成。這主要是因?yàn)閱T工擔(dān)心失去工作，就會(huì)努力在規(guī)定時(shí)間內(nèi)保質(zhì)保量文完成任務(wù)，即使加班也在所不惜。所以，遇到經(jīng)濟(jì)危機(jī)員工人心渙散的情況下，筆者認(rèn)為CIO應(yīng)該跟人事部門(mén)打好招呼。在信息化項(xiàng)目實(shí)施之前，最好能夠通過(guò)一定的措施，來(lái)激勵(lì)人心。把員工的憂患意識(shí)轉(zhuǎn)化為工作的動(dòng)力。
建議二：擴(kuò)大項(xiàng)目小組成員，關(guān)鍵時(shí)有人可用。
在經(jīng)濟(jì)不景氣的情況下，適當(dāng)擴(kuò)大項(xiàng)目小組成員的規(guī)模，有助于CIO避免因?yàn)槿藛T流失給項(xiàng)目帶來(lái)的打擊。從以上的分析中，我們已經(jīng)可以知道，臨陣換人對(duì)信息化項(xiàng)目的打擊是非常大的。除了跟人事部門(mén)一起采取一些積極的措施，穩(wěn)定項(xiàng)目小組的隊(duì)伍之外，CIO還可以采取擴(kuò)大項(xiàng)目小組，多招納一些有經(jīng)驗(yàn)的員工來(lái)充實(shí)項(xiàng)目隊(duì)伍。如此的話，即使某個(gè)員工離職了，那么同部門(mén)的員工仍然可以馬上頂替上來(lái)。
由于經(jīng)濟(jì)不景氣，員工的工作可能會(huì)相對(duì)清閑一下。在這個(gè)背景下，從每個(gè)部門(mén)抽調(diào)兩到三個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的員工到項(xiàng)目小組中來(lái)，可能并不會(huì)對(duì)部門(mén)的正常運(yùn)作產(chǎn)生負(fù)面作用。而這又可以避免某個(gè)員工離職而給項(xiàng)目帶來(lái)的不利影響。所以說(shuō)，在這個(gè)大背景下，這么做是可行的。
如筆者以前在實(shí)施ERP項(xiàng)目的時(shí)候，知道生產(chǎn)經(jīng)理可能會(huì)辭職，因?yàn)槠浜贤€有三個(gè)月就到了。而且，在公司的要求下，他也沒(méi)有續(xù)簽的跡象，但是又沒(méi)有明確拒絕。為了保險(xiǎn)起見(jiàn)，在組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的時(shí)候，筆者借口生產(chǎn)部門(mén)任務(wù)比較重，要求生產(chǎn)部門(mén)除了生產(chǎn)經(jīng)理之外，在抽調(diào)一個(gè)有經(jīng)驗(yàn)的生產(chǎn)助理加入到項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中來(lái)。雖然后來(lái)這個(gè)生產(chǎn)經(jīng)理沒(méi)有離職，但是這種保險(xiǎn)措施是必要的。
故如果大家覺(jué)得項(xiàng)目小組成員穩(wěn)定性不高的話，那么筆者就建議大家，可以多叫一些人加入到項(xiàng)目小組中，作為項(xiàng)目的后備人才。俗話說(shuō)，害人之心不可有，防人之心不可無(wú)。采取一定的安全措施，有利于項(xiàng)目的順利推進(jìn)，減少項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。特別是現(xiàn)在這種大背景下，更加有必要。
建議三：做好相關(guān)的文檔記錄，以備后續(xù)查詢(xún)。
另外，為了減少項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，最好能夠在培訓(xùn)過(guò)程中，做好相關(guān)的紀(jì)錄。這在經(jīng)濟(jì)危機(jī)員工不穩(wěn)定的情況下，尤其的重要。如果有了完整的項(xiàng)目文檔，則即使有關(guān)鍵用戶(hù)離職了，那么后繼之人要掌握項(xiàng)目的內(nèi)容，也會(huì)輕松許多。如在實(shí)施ERP項(xiàng)目過(guò)程中，如果業(yè)務(wù)流程重組有完整的書(shū)面文檔。則即使在上線的時(shí)候，某個(gè)部門(mén)關(guān)鍵用戶(hù)離職了，則有書(shū)面文檔為證，原先定義的業(yè)務(wù)流程才不會(huì)被其他員工推翻。若要挑選一個(gè)員工來(lái)做這個(gè)部門(mén)的關(guān)鍵用戶(hù)，則有了這書(shū)面文檔的幫助，他也可以在最短時(shí)間內(nèi)掌握新定義的流程。
所以說(shuō)，完整的項(xiàng)目文檔可以降低信息化項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)。這個(gè)項(xiàng)目文檔有多種形式。如果有條件的企業(yè)，最好能夠外部實(shí)施顧問(wèn)的培訓(xùn)課程都能夠錄下來(lái)。如筆者企業(yè)在實(shí)施ERP項(xiàng)目的時(shí)候，我們就通過(guò)攝像機(jī)全程錄制了實(shí)施顧問(wèn)的培訓(xùn)情況。然后這個(gè)資料就成為了新員工培訓(xùn)的重要內(nèi)容。有了這份資料后，后續(xù)的軟件培訓(xùn)都可以省很多心。而且在軟件使用的過(guò)程中遇到疑問(wèn)，還可以觀看這個(gè)培訓(xùn)視頻來(lái)尋找答案。而且，這個(gè)反應(yīng)原場(chǎng)景的視頻資料，比書(shū)面資料更加的形象，效果也更加的好。
當(dāng)然，書(shū)面的項(xiàng)目文檔也不可少。如在多數(shù)項(xiàng)目過(guò)程中，都少不了編碼原則。CIO不僅應(yīng)該把編碼原則通過(guò)書(shū)面文檔定義下來(lái)。而且，最好能夠注明當(dāng)時(shí)出于什么考慮要這么編寫(xiě)。是否還有其他的不同意見(jiàn)等等。要把這些信息都記錄下來(lái)。通過(guò)一個(gè)正反對(duì)比，用戶(hù)看過(guò)映像才會(huì)更加深刻。最重要的是，人的知識(shí)可以隨著員工的離職而流失。但是項(xiàng)目文檔這些內(nèi)容則會(huì)永久的保存下來(lái)。所以，在經(jīng)濟(jì)危機(jī)下員工隊(duì)伍不穩(wěn)，流動(dòng)性比較大的情況下，若能夠做好項(xiàng)目文檔的管理，則可以在很大程度上降低由此帶來(lái)的項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)。對(duì)于保障項(xiàng)目的順利進(jìn)行、成功上線，有著不可磨滅的作用。