人們常聽到的有關(guān)項(xiàng)目經(jīng)理的評論，就是他們?nèi)绾巫寛F(tuán)隊(duì)成員感到不堪重負(fù)，這種現(xiàn)象其實(shí)是溝通失敗造成的。許多項(xiàng)目經(jīng)理不敢對項(xiàng)目截止日期說不，相反，他們選擇去犧牲自己的團(tuán)隊(duì)。這樣做的結(jié)果就是團(tuán)隊(duì)工作氣氛壓抑，團(tuán)隊(duì)成員心懷不滿。一個(gè)項(xiàng)目最重要的部分往往是由團(tuán)隊(duì)共同來完成，在這樣的氣氛下和這樣的心態(tài)下，他們怎么能完成好呢?
通常情況下，團(tuán)隊(duì)成員之前就曾經(jīng)一起工作過。項(xiàng)目經(jīng)理要確認(rèn)的就是以前的老問題已經(jīng)被解決了，現(xiàn)在大家都能把目標(biāo)集中到團(tuán)隊(duì)建設(shè)中來。很多項(xiàng)目經(jīng)理在參加了正式的培訓(xùn)或者研討會之后，都對團(tuán)隊(duì)建設(shè)被提到這樣的高度感到驚訝。要在一個(gè)緊湊的時(shí)間框架內(nèi)交付出高質(zhì)量的產(chǎn)品，團(tuán)隊(duì)建設(shè)必不可少。但是，糟糕的項(xiàng)目管理習(xí)慣以及培訓(xùn)的缺乏又在另一方面阻礙著團(tuán)隊(duì)建設(shè)的完成。這使得團(tuán)隊(duì)中對管理者包括項(xiàng)目經(jīng)理的負(fù)面情緒暗暗滋生。
別忘了，項(xiàng)目經(jīng)理的職責(zé)是建立和保護(hù)團(tuán)隊(duì)，并且確保團(tuán)隊(duì)成員和顧客都有滿足感。團(tuán)隊(duì)成員的忠誠度、滿意度以及完成工作的能力對于項(xiàng)目管理的最終成功至關(guān)重要。然而，很多項(xiàng)目經(jīng)理卻把團(tuán)隊(duì)建設(shè)排在了后面。
“項(xiàng)目”往往意味著超長的工作時(shí)間和嚴(yán)峻的形勢。大多數(shù)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)接手的是一大堆工作、一個(gè)時(shí)間表、一個(gè)嚴(yán)苛的預(yù)算以及要完成的任務(wù)清單。但是他們沒有機(jī)會弄明白影響項(xiàng)目的各種因素，并且沒有人問他們對于目前的工作計(jì)劃有什么意見。這可能導(dǎo)致團(tuán)隊(duì)成員的工作熱情受到打擊，并且對項(xiàng)目成敗變得漠不關(guān)心。一個(gè)成功的項(xiàng)目經(jīng)理不僅能意識到團(tuán)隊(duì)的價(jià)值，而且會和團(tuán)隊(duì)成員就此進(jìn)行溝通，讓他們明白組織認(rèn)可他們的價(jià)值，并且尊重他們。
建立團(tuán)隊(duì)關(guān)系的第一步，是立即去聽取團(tuán)隊(duì)成員的意見。不管項(xiàng)目經(jīng)理一開始得到的是怎樣的信息，他的第一個(gè)行動應(yīng)該是聽取團(tuán)隊(duì)成員的反饋和建議，以確保項(xiàng)目計(jì)劃的可行性。計(jì)劃應(yīng)該圍繞團(tuán)隊(duì)成員的理解能力和完成工作的能力來制定。
得到了團(tuán)隊(duì)的建議后，下一步就是持續(xù)鼓勵他們作出反饋。項(xiàng)目經(jīng)理百分之九十的工作職責(zé)與溝通有關(guān)，這意味著你要經(jīng)常檢查團(tuán)隊(duì)的工作，知道他們進(jìn)行到哪里了以及將要完成哪些工作，并且在他們有需要時(shí)提供幫助。經(jīng)常問團(tuán)隊(duì)成員問題，并且從他們那尋求真實(shí)的答案非常關(guān)鍵。問工作進(jìn)度問題能幫助你了解項(xiàng)目的最新進(jìn)展，發(fā)現(xiàn)隱藏的問題，或者界定風(fēng)險(xiǎn)。一般是這樣問，“你已經(jīng)在這個(gè)任務(wù)上花了多少時(shí)間了?你還需要多少時(shí)間來把它完成?”
這些問題有助于項(xiàng)目經(jīng)理發(fā)現(xiàn)一些有價(jià)值的信息。借助其答案，項(xiàng)目經(jīng)理不僅能夠清楚工作進(jìn)度，而且能夠確定項(xiàng)目成員對工作的投入達(dá)到了何種程度。我們先看一個(gè)反面的例子：如果項(xiàng)目經(jīng)理問團(tuán)隊(duì)成員工作完成了多少，而得到的回答是“百分之五十”，那么他可能假定這是一個(gè)十小時(shí)的工作，而五個(gè)小時(shí)的活計(jì)已經(jīng)被完成了——這正是一種失敗的溝通。反之，如果換一種問法，問對方已經(jīng)投入了多少時(shí)間，還需要多少時(shí)間，那么，即使項(xiàng)目經(jīng)理得到的是同樣的信息，這些信息也比前一種問法所得到的要準(zhǔn)確和可靠得多。
在任何時(shí)候，對方給出的答案都有可能有謊話的成分。然而在一個(gè)關(guān)于工作被完成了百分之多少的問題上撒謊容易，在一個(gè)關(guān)于自己對于工作有多么投入的問題上撒謊卻不那么簡單。問了第一個(gè)問題之后，根據(jù)對方的回答，項(xiàng)目經(jīng)理可以接著問下面幾個(gè)問題：
·我們有點(diǎn)落后了，有什么我可以幫你的?
·有哪些困難讓你完成不了工作嗎?
·在界定任務(wù)時(shí)，我們是否忘了什么?
根據(jù)回答，你可以進(jìn)一步深挖下去，從團(tuán)隊(duì)成員那里得到更多的關(guān)于他們遇到的問題和風(fēng)險(xiǎn)的信息。
無一例外，能使團(tuán)隊(duì)成員更多地投入到談話當(dāng)中的問題就
是有建設(shè)意義的問題。這樣的提問技巧有助于項(xiàng)目經(jīng)理建立一個(gè)相互合作且鼓勵提意見的環(huán)境。類似的這些正面的行為不僅能加強(qiáng)團(tuán)隊(duì)的工作效率，還能使他們更加專注于自己的任務(wù)。這些問題使他們對于更新和改善項(xiàng)目計(jì)劃更有熱情。這也是很好的向團(tuán)隊(duì)成員表達(dá)對其辛勤工作的感激之情的機(jī)會。這不僅使得團(tuán)隊(duì)成員意識到自己是集體中的一員，并且有助于建立互信的關(guān)系。