項目經(jīng)理的工作其實是很復雜。對于一個不愿意看全局的項目經(jīng)理，這些步驟全部在不知不覺中被省去。但是對于一個企業(yè)來說，由一位沒有看家本領的項目經(jīng)理來執(zhí)行重要的項目，公司的時間、名譽、獲利及質量保證，不僅僅是兒戲。項目要能順利執(zhí)行其實并不簡單，如果又渉及多個單位合作，困難程度又大增。取得PMP或IPMP認證，只是證明個人具備了項目管理的基本功夫，距離實際運用其實還有很大的一段距離。
項目經(jīng)理到底應該有那些看家本領呢?一個稱職的項目經(jīng)理應該要其備以下的能力：
1. 要易于溝通
筆者在2002年時曾經(jīng)親自問過美國的一位項目管理專家-Dr. William Wells(曾任美國阿波羅登月計劃的計劃主持人)，問他一位項目經(jīng)理最需要具備的功夫是什幺。那時他的回答是「項目管理最需具備的有三件事，第一是溝通，第二是溝通，第三還是溝通」。
請您回想一下，在執(zhí)行項目時，你花費最多時間在什么部份?跟領導報告工作進度、跟客戶介紹產品及說明工作成果、跟項目成員交待工作、跟單位內的其它人員爭取支持、跟合作廠商協(xié)調配合事項...對項目經(jīng)理來說，一天內大部份的時間幾乎都是在跟人溝通。
溝通，可以很簡單，也可以很復雜。對于部份人來說，反正溝通就是把我的意見表達出來嗎，有什么難的。可是在項目過程中有那幺多的人與項目有關，因此要考量的，不僅是把意見表達出來而已，而在于「在什么樣的時間，運用什么樣的方式，將什么樣的信息，傳達給什么樣的人」。
很多項目經(jīng)理都是屬于「被動式的項目經(jīng)理」。就是「你先說你要什么項目信息，我想辦法去弄這些信息出來給你」。因此，信息整理的工作基本上是沒有列入工作管制的，只能夠見招拆招，抱著應付的心態(tài)來面對信息的供應。
如果換個比較主動的角度來看，項目經(jīng)理先了解每個與項目有關的人想要知道什么，這些信息一定有重復的地方，然后將這些信息做個整理歸類，不等你開口要，我就先提供給你，讓你對項目沒有疑惑，化被動為主動。這些信息整理歸類的動作，直接就納入在項目經(jīng)理的工作管制之中，這樣對項目經(jīng)理而言，也沒有任何的「意外」。
講起來簡單，做起來其實也不難，二個小時就可以做好溝通計劃，幾個步驟掌握住就好：
(1) 認識項目干系人
(2) 分析項目干系人的信息需求
(3) 依照信息需求找出信息種類
(4) 將信息種類歸類
(5) 決定信息傳遞的周期
(6) 決定信息傳遞方式
(7) 搜集信息
(8) 傳遞信息
(9) 檢討信息傳遞成效
2. 要能夠預測結果
日前一個朋友赴美，飛機誤點，航空公司沒有宣布會擔誤多久時間，因此在機場枯坐了三個鐘頭。搭乘那班班機的乘客，有的人需要轉機，有的人有親友在目的地機場接機，有的人初次訪美。此時在機場看到每個人都是焦慮的眼神，焦慮的原因在于他們無法知道誤點多少時間，所以沒有辦法控制之后的行程。你的項目是不是也是如此?
計劃是「想」，執(zhí)行是「做」。真的去做的時候，碰到需求、能力、技術、管理、人力等問題，都會影響到執(zhí)行效果。雖然最后都可以完成，但是如果無法推測完成的時間、成本及產出，項目經(jīng)理就像是那些旅客一樣──彷徨無助。所以項目經(jīng)理除了要會做計劃之外，還要能綜合研判情勢，預測項目時間、成本及產出的結果。
以一個一年的項目來說，開始之后，項目經(jīng)理就負了成敗責任，所有的壓力都落在項目經(jīng)理肩上。每天項目經(jīng)理要想的，不應該只是誰的問題要怎幺解決，今天的日子要怎么過，而是一年后的今天，我是否可以將客戶