2008年初，筆者參與了公司開發(fā)測試系統(tǒng)集成項目的建設,并擔任該項目的項目經(jīng)理。本項目的建設是為了妥善處理好公司業(yè)務創(chuàng)新、技術進步與可靠技術保障之間的關系,通過采購一批新的設備,建立獨立的開發(fā)與測試環(huán)境,并將其與生產(chǎn)環(huán)境物理隔離,以實現(xiàn)減少發(fā)生技術故障隱患的目的。本次項目采購數(shù)額較大,且涉及的設備種類包括網(wǎng)絡、主機、存儲等多種類型和型號。因此為了保證采購的設備滿足開發(fā)測試系統(tǒng)需求,盡量降低采購成本,保質保量按時完成系統(tǒng)集成項目,就必須合理運用項目管理中的采購管理理論知識,以確保項目采購的順利成功進行。
采購在企業(yè)中占據(jù)著非常重要的地位，因為購進的零部件和輔助材料一般要占到最終產(chǎn)品銷售價值的40%~60%。這意味著，在獲得物料方面所做的點滴成本節(jié)約對利潤產(chǎn)生的影響，要大于企業(yè)其它成本—銷售領域內相同數(shù)量的節(jié)約給利潤帶來的影響。所謂采購管理（Procurement Management），是計劃下達、采購單生成、采購單執(zhí)行、到貨接收、檢驗入庫、采購發(fā)票的收集到采購結算的采購活動的全過程，對采購過程中物流運動的各個環(huán)節(jié)狀態(tài)進行嚴密的跟蹤、監(jiān)督，實現(xiàn)對企業(yè)采購活動執(zhí)行過程的科學管理。采購管理包括采購計劃、訂單管理及發(fā)票校驗三個組件?！?/span>
一、制定采購計劃
根據(jù)采購管理理論,在采購前必須制定詳盡和實施性強的采購計劃,這樣才能保證采購工作能按計劃順利實施。而在制定采購計劃時,又可以按照以下三個步驟具體實施。
1、采購分析
在采購分析中,主要對采購可能發(fā)生的直接成本、間接成本、自行制造能力、采購評標能力等進行分析比較,并決定是否從單一的供應商或從多個供應商采購所需的全部或部分貨物和服務。采購分析在項目管理節(jié)點上,應該是項目規(guī)劃和項目方案已經(jīng)產(chǎn)出,采購需要根據(jù)方案做充分采購預算、步驟及順序。
其過程是,分解方案,分解方案任務,列舉采購元素。在這個過程中,分解要細,估算要準,否則采購就會出問題;采購不足,或者采購過量,都會帶來麻煩。
在本文項目建設中,筆者首先完成了開發(fā)測試系統(tǒng)的詳細設計方案。在設計方案中,我給出了開發(fā)測試系統(tǒng)的網(wǎng)絡拓撲結構圖和主機存儲架構圖,明確了系統(tǒng)架構建設的需求。另外,還在設計方案中寫明了結構圖中每一個網(wǎng)絡、主機及存儲設備的詳細配置、性能和功能要求。
事后證明,如果不是當時方案細節(jié)分析到位,采購到的產(chǎn)品很可能無法滿足開發(fā)測試環(huán)境的需要。因此充分的采購分析,是大型項目建設必不可少的,需要做得全面和具體。
2、合同類型的選擇
當決定需要采購時,合同類型的選擇成為買賣雙方關注的焦點,因為不同的合同類型決定了風險在買方和賣方之間分配。買方的目標是把最大的實施風險放在賣方,同時維護對項目經(jīng)濟、高效執(zhí)行的獎勵;賣方的目標是把風險降到最低,同時使利潤最大化。
常見的合同可分為以下5種。不同合同類型適用于不同的情形,買方可根據(jù)具體情況進行選擇。一般來說,其適用情況如下:
①成本加成本百分比(CPPC)合同:由于不利于控制成本,目前很少采用;
②成本加固定費用