今天的話題是項(xiàng)目準(zhǔn)備階段需要做些什么，我現(xiàn)在自己也正好在項(xiàng)目的準(zhǔn)備階段，正好寫(xiě)寫(xiě)自己的感受，希望對(duì)大家有幫助。
每個(gè)項(xiàng)目的開(kāi)始之前都有很多的準(zhǔn)備工作，而且這些準(zhǔn)備工作都是必不可少的，這就好比編程，必須要有思路和想法，整理好以后再下手處理。做一個(gè)項(xiàng)目之前先要把項(xiàng)目進(jìn)行分類(lèi)：
1、這個(gè)項(xiàng)目是產(chǎn)品類(lèi)還是項(xiàng)目類(lèi)，產(chǎn)品類(lèi)是指平臺(tái)底層，考慮通用性、適用性、對(duì)這個(gè)產(chǎn)品要進(jìn)行生命周期的評(píng)估，這個(gè)產(chǎn)品希望能支撐多少時(shí)間，用戶可以使用多長(zhǎng)。一般企業(yè)都不會(huì)經(jīng)常換平臺(tái)，因此此類(lèi)的項(xiàng)目開(kāi)發(fā)較少，每家公司都會(huì)有一個(gè)成熟在用的系統(tǒng)平臺(tái)。
2、對(duì)于項(xiàng)目類(lèi)也分為一次性還是多次的。一次性比如像一些企業(yè)特有的功能模塊，安全許可證、銷(xiāo)售系統(tǒng)等。此類(lèi)都會(huì)根據(jù)公司性質(zhì)不同而改變的，此類(lèi)項(xiàng)目的準(zhǔn)備也只是人力資源、項(xiàng)目的目標(biāo)之類(lèi)的定義。
3、類(lèi)似項(xiàng)目的開(kāi)發(fā)，如我們公司有請(qǐng)購(gòu)、采購(gòu)、驗(yàn)收、付款的流程。不管是什么樣的公司都逃不了這樣的業(yè)務(wù)處理，如果是這樣的項(xiàng)目，前期的準(zhǔn)備就會(huì)比較復(fù)雜些。
我拿我自己做項(xiàng)目的經(jīng)驗(yàn)來(lái)舉例吧。
背景：我們是一家集團(tuán)公司，本公司是負(fù)責(zé)集團(tuán)內(nèi)部的流程管理，第一次做這樣的項(xiàng)目要規(guī)劃需要提前兩三個(gè)月，主要制定項(xiàng)目目標(biāo)，識(shí)別干系人，預(yù)先對(duì)一些關(guān)鍵用戶進(jìn)行電話郵件溝通，以確保系統(tǒng)上線后每個(gè)關(guān)鍵用戶能清楚今后的系統(tǒng)大致的開(kāi)發(fā)方向和如何完成現(xiàn)有的業(yè)務(wù)處理。首先來(lái)講一些干系人的定義，項(xiàng)目干系人又稱(chēng)為項(xiàng)目相關(guān)利益者，是指積極參與項(xiàng)目、或其利益會(huì)受到項(xiàng)目執(zhí)行或完成情況影響的個(gè)人或組織。作為我們把干系人分為幾個(gè)層次，第一層次為底層用戶，我們稱(chēng)之為EndUser，對(duì)于這些用戶集來(lái)說(shuō)，是個(gè)龐大的團(tuán)體，因此不可能召集所有的用戶都來(lái)參加培訓(xùn)和測(cè)試，必須通過(guò)關(guān)鍵用戶的協(xié)助處理EndUser的簡(jiǎn)單操作問(wèn)題。
因此引入了第二層關(guān)鍵用戶，我們稱(chēng)之為KeyUser，所謂的關(guān)鍵用戶是項(xiàng)目實(shí)施業(yè)務(wù)組成員，是一些企業(yè)內(nèi)部精通各自業(yè)務(wù)流程的人員。對(duì)于這些用戶需要特殊培訓(xùn)，特定溝通，以確保系統(tǒng)的適用性，是系統(tǒng)上線的穩(wěn)定因素。第三層次為流程所有者，我們稱(chēng)之為ProcessOwner，利用這部分支柱力量不斷發(fā)展、完善、優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，從而保持企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)策略，系統(tǒng)生命周期延長(zhǎng)，這類(lèi)人是系統(tǒng)持續(xù)發(fā)展的基礎(chǔ)。第四層次為領(lǐng)導(dǎo)者，是項(xiàng)目上線成功的保障。能盡早讓總經(jīng)理級(jí)別了解項(xiàng)目上線會(huì)帶來(lái)的收益，就能盡快促進(jìn)項(xiàng)目的發(fā)展。
識(shí)別干系人是為了讓項(xiàng)目能順利開(kāi)始和謝幕，而定義項(xiàng)目的整體目標(biāo)，是為了讓對(duì)內(nèi)團(tuán)隊(duì)成員齊心合力，對(duì)外用戶明確配合方向。整體目標(biāo)分為大目標(biāo)和小目標(biāo)兩類(lèi)。大目標(biāo)稱(chēng)為總體目標(biāo)，如本次項(xiàng)目開(kāi)發(fā)是為了系統(tǒng)升級(jí)，整理各公司業(yè)務(wù)系統(tǒng)；或是流程引擎優(yōu)化，提升項(xiàng)目開(kāi)發(fā)速度等。而小目標(biāo)我定義為概要目標(biāo)，是指此次項(xiàng)目必須在達(dá)到的吸引人眼球的那幾個(gè)點(diǎn)，如圖形化流程設(shè)計(jì)、用戶自定義表單開(kāi)發(fā)等。
對(duì)每個(gè)干系人都需要不同對(duì)待，溝通是貫穿項(xiàng)目始終的一個(gè)很重要的手段，在整個(gè)項(xiàng)目中是必不可少的。溝通的方式多種多樣，在項(xiàng)目準(zhǔn)備前可使用郵件、電話、面對(duì)面溝通三種方式。郵件作為一種成文的公告，通知大范圍人員的項(xiàng)目進(jìn)展，如一些重大會(huì)議的通知，項(xiàng)目進(jìn)度的公告，用戶之間交流的確認(rèn)信息的存檔記錄。這類(lèi)操作一般可面向于所有干系人。而電話是輔助工具，對(duì)一些重要的、特殊的會(huì)議通知、說(shuō)明進(jìn)行提醒，以加深對(duì)方的記憶。這類(lèi)溝通方式我們一般用于第二層和第三層，主導(dǎo)項(xiàng)目成敗的關(guān)鍵因素。面對(duì)面溝通是針對(duì)第四層次的干系