充分溝通的目的，首先是確保供應商準確無誤的理解采購內(nèi)容，包括型號、色澤、數(shù)量、質量要求、供貨進度等等。怎么確保？文字記錄。
其次，充分溝通，還有起到責任區(qū)分的重要作用。
這里做個解釋，說明一下站在老板的角度是怎樣區(qū)別責任：拋開道德層面，老板通常從責任心、業(yè)務水平兩個方面評判員工。交待一個工作給下級，下級是否執(zhí)行，是責任心問題；執(zhí)行順利與否，是水平問題。
當采購出錯被老板訓的時候，會把錯誤歸為水平問題：我不是做了嗎？怎么說我沒做呢？我都說了啊，供應商自已聽錯了呀，我只是少打了個電話，供應商沒有做好而已，又不是我做我有什么辦法？我還是很負責的，我好傷心好委屈啊，我這么辛苦的加班加點，這老板真它嗎不是人。這就是老板與員工在思維上的差異。
在老板看來，沒做好就等于沒做，因為結果擺在那里。所以為什么員工有時會覺得委屈，概莫如此。
與供應商的溝通一定要充分并形成文字記錄，既然是溝通，就切忌將自已的主觀意識強加給供應商：被采購強加責任的供應商會在長時間內(nèi)記恨在心，在適當?shù)臅r候會報復，這是多年血的教訓。供應商本身的主觀意愿一定是想按時做好交貨，所以協(xié)商時，要善于引導供應商積極配合。采購本身應該不易出錯，但實際工作中卻經(jīng)常挨訓，為什么？很多時候就是被“以為”害了。與供應商打交道，最忌“以為”兩字。采購出錯，很多時就犯在“以為”上，“以為”他聽懂了、“以為”他收到了、你“以為”他知道、他“以為”你知道、“以為”沒有問題、“以為”不會出事、“以為”能按時交貨，不是嗎？一解釋起來，全是“以為”。就是沒有確認，最終不能確定，怎么講也講不清。如此一來，采購把責任往哪去推？只有往供應商那推，供應商會買賬嗎？供應商會不恨你嗎？人和人打交道，就是溝通。而充分有效的溝通，才能保證主觀上出錯的幾率最低。把能講的事講完講到位，并形成雙方確認的書面記錄，出了事，是誰犯錯一目了然，采購能出什么差錯？
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