項(xiàng)目溝通的重要性
項(xiàng)目溝通很重要，不僅因?yàn)橐恢弊岉?xiàng)目干系人適當(dāng)?shù)亓私忭?xiàng)目的狀態(tài)、進(jìn)度和影響——這個原因大家都知道，還因?yàn)轫?xiàng)目溝通是整個項(xiàng)目成功與否的關(guān)鍵決定因素。為什么是這樣?主要原因有以下幾點(diǎn)。
管理期望 我們會在下一章更詳細(xì)地討論管理期望，不過現(xiàn)在我們要說，溝通的質(zhì)量和效率會大大地影響項(xiàng)目干系人對項(xiàng)目和你的領(lǐng)導(dǎo)角色的認(rèn)知。
管理項(xiàng)目團(tuán)隊(duì) 你的溝通能力是影響你管理和領(lǐng)導(dǎo)核心項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的主要因素。bbs.mypm.net
減少沖突 在執(zhí)行項(xiàng)目的過程中因受到慣例時(shí)間、財(cái)政因素以及資源限制的影響，要想減少一些不必要的沖突還是比較困難的。這些沖突通常由錯誤的認(rèn)知、缺乏信息或不存在的問題等因素引起，歸根結(jié)底還是溝通無效導(dǎo)致的。
可取之處 每一位可靠的項(xiàng)目經(jīng)理都知道，在幾乎所有的項(xiàng)目中，他們都會用到兩項(xiàng)技能，即組織和溝通。在這兩方面，尤其是項(xiàng)目溝通方面，如果做得很好，就能彌補(bǔ)其他所有方面的欠缺。
為什么溝通不易www.mypm.net
在學(xué)習(xí)關(guān)鍵原則和最佳技巧之前，我們一定要先理解為什么不能把溝通看作理所當(dāng)然的事情。一方面，我們本來就知道，影響溝通過程的因素有很多，主要因?yàn)槲覀儫o時(shí)無刻不在溝通。另一方面，我們當(dāng)中有很多人似乎不會根據(jù)實(shí)際情況采用不同的方式去溝通。training.mypm.net
溝通的目的在于信息接收者完全理解了信息發(fā)送者的意思，也就是說引發(fā)的認(rèn)知等同于想要傳遞的信息。聽起來很簡單，對吧?不過，要實(shí)現(xiàn)這個簡單的目標(biāo)卻要面對很多的困難。
不管要傳遞什么信息，為了達(dá)到有效溝通的結(jié)果，都要清除兩個主要障礙。首先，必須和接收者建立聯(lián)系，也就是說必須要讓他們接收到信息。能否做到這一點(diǎn)，取決于接收者的當(dāng)前狀態(tài)(身體狀態(tài)、心理狀態(tài))、溝通環(huán)境中出現(xiàn)的其他狀況(噪聲)以及接收者專心聆聽信息的能力。其次，等接收者確實(shí)接收到信息之后，他們就根據(jù)自己以往的經(jīng)驗(yàn)、假設(shè)、期望、文化影響、價(jià)值觀和信仰等在腦海里對信息進(jìn)行層層過濾。接下來，即使信息在清除了這兩個主要障礙之后還基本保持原樣，接收者解讀信息的能力也會受到他們自然的學(xué)習(xí)方式(比如聽覺的、視覺的、動覺的)的影響。要是這么想，真懷疑我們究竟有沒有清楚地傳達(dá)過什么信息。
那為什么要談到這些呢?原因有3個。
(1) 作為發(fā)送信息的人，要意識到成功地傳達(dá)信息是很重要的，不能想當(dāng)然。
(2) 作為接收信息的人，要意識到什么因素影響你準(zhǔn)確地“理解”(或者聽到)信息發(fā)送者要傳達(dá)的信息。
(3) 最重要的是，這有助于你排除主觀因素的干擾。很多很多的人在溝通過程中摻入了主觀的想法。如果第一次沒理解，也不要覺得就是自己的原因。正如我們在前面提到的，有很多挑戰(zhàn)要戰(zhàn)勝。你越能做到不先入為主、集中精力去理解，你的溝通能力就會越強(qiáng)。
7項(xiàng)有效原則
我們來看看大多數(shù)高效的項(xiàng)目溝通者都會用到的7項(xiàng)關(guān)鍵原則。
(1) 計(jì)劃好溝通 像對待項(xiàng)目管理的其他方面一樣，你要計(jì)劃好項(xiàng)目溝通過程。計(jì)劃溝通的目的在于確保參與進(jìn)來的所有項(xiàng)目干系人能在需要的時(shí)候獲取所需信息來履行他們的責(zé)任。影響溝通計(jì)劃和項(xiàng)目溝通要求的主要因素有以下這些。
項(xiàng)目發(fā)起方的組織結(jié)構(gòu)。項(xiàng)目管理培訓(xùn)
項(xiàng)目干系人分析的結(jié)果。
報(bào)告關(guān)系。
項(xiàng)目涉及的職能領(lǐng)域。training.mypm.net
參與項(xiàng)目的人數(shù)。
項(xiàng)目干系人所在的地方。
每位項(xiàng)目干系人的信息需求。
項(xiàng)目團(tuán)