項(xiàng)目是一個(gè)特殊的將被完成的有限任務(wù)，它是在一定時(shí)間內(nèi)，滿足一系列特定目標(biāo)的多項(xiàng)工作的總稱。由此可見，任何項(xiàng)目都必定有一個(gè)范圍。項(xiàng)目范圍即為使客戶滿意而必須做的所有工作，它包括項(xiàng)目的最終產(chǎn)品或服務(wù)以及實(shí)現(xiàn)該產(chǎn)品或服務(wù)所需要做的各項(xiàng)具體工作。范圍管理就是為了成功地實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目的目標(biāo)，規(guī)定或控制哪些是項(xiàng)目應(yīng)該做的，哪些是不應(yīng)該做的。簡(jiǎn)單地說，就是“做什么、怎么做、做到什么程度”。
企業(yè)的活力和核心競(jìng)爭(zhēng)力最終需要通過產(chǎn)品(項(xiàng)目的可交付物)來體現(xiàn)，因此，項(xiàng)目對(duì)任何組織(企業(yè))的成功都是至關(guān)重要的。范圍管理是項(xiàng)目成功的基礎(chǔ)和重要因素。如果不能科學(xué)地、合理地界定項(xiàng)目的范圍，那么項(xiàng)目就無法啟動(dòng)，無法按項(xiàng)目進(jìn)行管理，意外的變更將會(huì)隨時(shí)發(fā)生，項(xiàng)目也會(huì)因此而受影響，造成窩工、返工、費(fèi)用上升甚至不能完成等一系列的問題。
項(xiàng)目范圍管理的核心任務(wù)就是控制項(xiàng)目范圍的變更。目前，項(xiàng)目在實(shí)施過程中由于受到內(nèi)外多種因素的影響，使得項(xiàng)目范圍的變更已經(jīng)不可避免，也無法避免。所以，控制變更的關(guān)鍵在于如何規(guī)范變更的標(biāo)準(zhǔn)、程序，把范圍變更對(duì)項(xiàng)目造成的影響降到最低。降低范圍變更，可以從三個(gè)方面努力：一是準(zhǔn)確定位項(xiàng)目需求，找到足夠多的需要做的工作;二是科學(xué)定義項(xiàng)目范圍，把不必要做的工作刪掉;三是有效控制范圍變更，保證所做的工作都是為了實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。
一、準(zhǔn)確定位項(xiàng)目需求
不論什么項(xiàng)目，最重要的階段都是進(jìn)行需求分析，搞明白真正的需求是什么。項(xiàng)目的需求指的是用戶真正需要什么，而不是供應(yīng)商假設(shè)用戶需要什么和供應(yīng)商能夠供應(yīng)什么。所以，對(duì)需求的準(zhǔn)確定位就是要按照用戶的要求，對(duì)目標(biāo)系統(tǒng)提出完整、準(zhǔn)確、清晰、具體的要求。
準(zhǔn)確定位需求對(duì)于一個(gè)項(xiàng)目的成功來說非常重要，如果需求分析做得不好，沒有一個(gè)好的定位，那么就會(huì)造成需求不斷變更，從而影響進(jìn)度、費(fèi)用控制，嚴(yán)重時(shí)會(huì)導(dǎo)致項(xiàng)目失敗。但我們往往由于對(duì)需求階段的重要性認(rèn)識(shí)不足，從而使得需求調(diào)研不細(xì)致、需求分析不到位、控制變更能力弱，主要表現(xiàn)為：
1、項(xiàng)目定位不準(zhǔn)。
項(xiàng)目一般都是由于一個(gè)或多個(gè)需要才啟動(dòng)的，但是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在大多數(shù)情況下對(duì)于項(xiàng)目了解和理解得太少，對(duì)項(xiàng)目的背景在廣度和深度兩方面的“發(fā)掘”不夠，對(duì)于“企業(yè)或發(fā)起人”需要的認(rèn)識(shí)不足、把握不準(zhǔn)，從而導(dǎo)致了項(xiàng)目的定位不準(zhǔn)。
2、需求基線不合理。
用戶無法提出完整、詳細(xì)的需求，或者用戶認(rèn)為已經(jīng)很明確地表達(dá)了自己的要求，但實(shí)際上項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員并不能按照用戶所想象的那樣去理解他們的需求，從而導(dǎo)致需求不足;用戶或組織對(duì)于項(xiàng)目的期望值過高，或希望在短時(shí)間內(nèi)看到效果，但由于技術(shù)或資源的限制卻常常滿足不了要求，進(jìn)而導(dǎo)致需求過度。
二、科學(xué)定義項(xiàng)目范圍
科學(xué)定義項(xiàng)目范圍，就是說要對(duì)項(xiàng)目的范圍進(jìn)行“百分之百”(下一層次的分解必須能夠百分之百地表示上一層分解元所包含的工作)的描述，也即是要把項(xiàng)目做什么、怎么做、做到什么程度都“百分之百”地搞清楚。
定義項(xiàng)目工作范圍的方法主要有三種，即工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)、產(chǎn)品分解結(jié)構(gòu)(PBS)和工作關(guān)系表。工作分解結(jié)構(gòu)是最常用的方法和工具，也是最有價(jià)值的工具之一，在利用WBS進(jìn)行分解時(shí)應(yīng)當(dāng)注意以下三點(diǎn)：
1、牢固樹立四種觀念
樹立“可計(jì)劃量”概念。能夠作為WBS分解元、進(jìn)入項(xiàng)目計(jì)劃圖的信息即為“可計(jì)劃量”，它是項(xiàng)目的精華和“龍骨”。項(xiàng)目進(jìn)行過程中，團(tuán)隊(duì)運(yùn)轉(zhuǎn)、人際關(guān)系、協(xié)調(diào)方式、溝通技巧和風(fēng)險(xiǎn)管理等方面是不可能計(jì)劃的，是無法放進(jìn)WBS的，是“非計(jì)劃量”，對(duì)這部分也不能置之不管。
重視“邊界問題”。明確范圍是WBS、實(shí)施計(jì)劃(共同認(rèn)可的“基線計(jì)劃”)和對(duì)各種邊界(組織邊界、技