IT成本因IT服務(wù)的具體領(lǐng)域不同而呈現(xiàn)出明顯的多樣性，可以被劃分為單個(gè)的類別，而且在某些領(lǐng)域內(nèi)，IT服務(wù)的成本在不斷增長。CIO們越來越關(guān)注如何把開銷計(jì)劃與業(yè)務(wù)需求結(jié)合起來，一個(gè)詳細(xì)的對于IT開銷所涉及的全部范圍以及績效的了解是進(jìn)行預(yù)算和表述業(yè)務(wù)需求的關(guān)鍵。
一、公司現(xiàn)狀
我公司目前尚無專門的IT部門，主要是在業(yè)務(wù)部門歸屬管理，但在今年的戰(zhàn)略規(guī)劃中，準(zhǔn)備建立一個(gè)專門的IT服務(wù)管理部門，并進(jìn)行單獨(dú)的成本管理。以下是我對建立IT部門在成本管理方面的一些考慮，與大家探討。
二、問題分析
(一)IT成本管理的重要性
有效的成本管理的基礎(chǔ)是理解成本結(jié)構(gòu)和分析結(jié)構(gòu)流程中的各項(xiàng)成本，那么如何有效實(shí)施成本管理呢?兩個(gè)因素決定了成本管理，首先是功能成本，這使得成本與IT的商業(yè)功能聯(lián)系起來。其次是傳統(tǒng)意義上的分類成本，各種項(xiàng)目的標(biāo)價(jià)成本包括人力和非人力的開銷。這兩點(diǎn)對于理解、監(jiān)督、管理你公司的商業(yè)成本都是至關(guān)重要的。
(二)關(guān)于IT成本分類
1、功能成本：功能分析的價(jià)值體現(xiàn)在兩個(gè)方面。首先，它為分析商業(yè)成本提供了一個(gè)基礎(chǔ)，這樣你就可以明白應(yīng)該如何有效地分配資源，應(yīng)該如何分析各個(gè)功能可能帶來的商業(yè)影響。第二，它為你和你的商業(yè)伙伴們交流提供了一個(gè)邏輯銜接，在你和商業(yè)伙伴進(jìn)行資源分配、商業(yè)目標(biāo)合作以及對未來的成本花費(fèi)的估計(jì)方面提供必要的幫助。這些都對IT的成本管理起到了關(guān)鍵性的作用。
2、分類成本：對IT成本的第二種分析是對各個(gè)成本類別明確開支并計(jì)算類別的數(shù)量。這也是傳統(tǒng)的金融預(yù)算報(bào)告，是每個(gè)公司的管理者必須要做的。管理者們對于那些常見的分類成本是相當(dāng)熟悉了，比如：員工的工資、他們的福利支出、公司所用場地的租金以及公司人員的差旅費(fèi)等。但是這些管理者們大多數(shù)情況下不可能關(guān)注所有的分類成本。你可以下載一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)的IT預(yù)算圖表。如果這個(gè)圖表包括特別為IT而設(shè)計(jì)的類別，那么在此基礎(chǔ)上做的報(bào)告對IT而言其價(jià)值就相當(dāng)有限了。標(biāo)準(zhǔn)的成本類別太普通以至于無法為公司提供任何有價(jià)值的IT成本管理信息??IT公司必須擴(kuò)大標(biāo)準(zhǔn)圖表的范圍以適應(yīng)于公司的需要。一個(gè)公司選擇哪些成本種類添加到標(biāo)準(zhǔn)圖表中可以因公司的具體情況而異，但圖表的標(biāo)準(zhǔn)擴(kuò)大功能一般可以滿足絕大多數(shù)IT公司的需要。
三、階段實(shí)施計(jì)劃(針對本公司計(jì)算機(jī)中心)
(一)避免臺式機(jī)操作系統(tǒng)和辦公室設(shè)備的多樣性
在計(jì)算機(jī)結(jié)構(gòu)中，這一點(diǎn)是與單一性相對的。當(dāng)一個(gè)企業(yè)的計(jì)算機(jī)設(shè)備所使用的操作系統(tǒng)已經(jīng)有3個(gè)～5個(gè)不同的版本的時(shí)候，該企業(yè)用于勞動(dòng)力和連接的資金成本就會快速地增長。當(dāng)一個(gè)企業(yè)——包括臺式機(jī)和局域網(wǎng)服務(wù)器在內(nèi)的全部設(shè)備——所使用的操作系統(tǒng)超過了5種的時(shí)候，用于支持和連接的資金成本就會大大超出實(shí)際所需，這一比例可以達(dá)到20%～50%。簡化計(jì)算機(jī)環(huán)境可以使需要的資金大幅度減少。
(二)盡量避免由于人員調(diào)動(dòng)所帶來的機(jī)器的移動(dòng)
將計(jì)算機(jī)從一個(gè)地方轉(zhuǎn)移到另一個(gè)地方并不僅僅是將它從一個(gè)辦公室轉(zhuǎn)移到另一個(gè)辦公室這么簡單。服務(wù)器的重新配置、所需電纜的接入以及其他一些因素都會導(dǎo)致資金投入的增加。這是任何機(jī)器移動(dòng)都無法避免的。因此，當(dāng)一個(gè)企業(yè)要雇傭新員工的時(shí)候，應(yīng)該先考慮一下他們的工作會不會經(jīng)常發(fā)生調(diào)動(dòng)。
(三)避免經(jīng)常對主要軟件進(jìn)行更新(重要的技術(shù)升級除外)
總能夠跟上技術(shù)發(fā)展的潮流，使用最新開發(fā)出的軟件，對于各個(gè)公司企業(yè)來說當(dāng)然是一件好事，但是，經(jīng)常對操作系統(tǒng)及應(yīng)用程序進(jìn)行更新將會大大增加資金的消耗。如果要考慮到為了熟悉新的系統(tǒng)而造成的工作效率的下降，這種損失就更大了。因此，在選擇操作系統(tǒng)、軟件及應(yīng)用程序的時(shí)候，各個(gè)
公司企業(yè)應(yīng)該始終把系統(tǒng)的穩(wěn)定性放在首位。
(四)服務(wù)水平的多樣性
服務(wù)水平的多樣性是維持系統(tǒng)操作運(yùn)行的員工數(shù)量增加的重要原因之一，并將最終導(dǎo)致資金投入的增加。要想減少結(jié)構(gòu)的復(fù)雜性，需要IT資源管理者們長期不懈的努力，始終對計(jì)算機(jī)環(huán)境及其變化保持密切的關(guān)注。如果上述4種因素中的兩種能夠被充分的考慮，每一個(gè)企業(yè)用在一個(gè)用戶身上的資金就能夠減少幾百美元，整個(gè)企業(yè)能夠節(jié)省的資金就會相當(dāng)可觀了。
所以，綜上所述，本公司的IT成本管理工作應(yīng)配合IT部門組織同時(shí)考慮進(jìn)來，即在初期打下成本管理基礎(chǔ)，做好IT服務(wù)。