1．成本預(yù)算和控制
輸入任務(wù)、工期，并把資源的使用成本、所用材料的造價、人員工資等一次性分配到各任務(wù)包，即可得到該項目的完整成本預(yù)算。在項目實施過程中，可隨時對單個資源或整個項目的實際成本及預(yù)算成本進(jìn)行分析、比較。
2．制定計劃、資源管理及排定任務(wù)日程
用戶對每項任務(wù)排定起始日期、預(yù)計工期、明確各任務(wù)的先后順序以及可使用的資源。軟件根據(jù)任務(wù)信息和資源信息排定項目日程，并隨任務(wù)和資源的修改而調(diào)整日程。
3．監(jiān)督和跟蹤項目
大多數(shù)軟件都可以跟蹤多種活動，如任務(wù)的完成情況、費用、消耗的資源、工作分配等。通常的做法是用戶定義一個基準(zhǔn)計劃，在實際執(zhí)行過程中，根據(jù)輸入當(dāng)前資源的使用狀況或工程的完成情況，自動產(chǎn)生多種報表和圖表，如“資源使用狀況”表、“任務(wù)分配狀況”表、進(jìn)度圖表等。還可以對自定義時間段進(jìn)行跟蹤。
4．報表生成
與人工相比，項目管理軟件的一個突出功能是能在許多數(shù)據(jù)資料的基礎(chǔ)上，快速、簡便地生成多種報表和圖表，如甘特圖、網(wǎng)絡(luò)圖、資源圖表、日歷等。
5．方便的資料交換手段
許多項目管理軟件允許用戶從其他應(yīng)用程序中獲取資料，這些應(yīng)用程序包括Excel、Access、Lotus或各種 ODBC兼容數(shù)據(jù)庫。一些項目管理軟件還可以通過電子郵件發(fā)送項目信息，項目人員通過電子郵件獲取信息，如最新的項目計劃、當(dāng)前任務(wù)完成情況以及各種工作報表。
6．處理多個項目和子項目
有些項目很大而且很復(fù)雜，將其作為一個大文件進(jìn)行瀏覽和操作可能難度較大。而將其分解成子項目后，可以分別查看每個子項目，更便于管理。另外，有可能項目經(jīng)理或成員同時參加多個項目的工作，需要在多個項目中分配工作時間。通常，項目管理軟件將不同的項目存放在不同的文件中，這些文件相互連接。也可以用一個大文件存儲多個項目，便于組織、查看和使用相關(guān)數(shù)據(jù)。
7．排序和篩選
大多數(shù)項目管理軟件都提供排序和篩選功能。通過排序，用戶可以按所需順序瀏覽信息，如按字母順序顯示任務(wù)和資源信息。通過篩選，用戶可以指定需要顯示的信息，而將其他信息隱藏起來。
8．安全性
一些項目管理軟件具有安全管理機(jī)制，可對項目管理文件以及文件中的基本信息設(shè)置密碼，限制對項目文件或文件中某些數(shù)據(jù)項的訪問，使得項目信息不被非法之徒盜取。
9．假設(shè)分析
“假設(shè)分析”是項目管理軟件提供的一個非常實用的功能，用戶可以利用該功能探討各種情況的結(jié)果。例如，假設(shè)某任務(wù)延長一周，則系統(tǒng)就能計算出該延時對整個項目的影響。這樣，項目經(jīng)理可以根據(jù)各種情況的不同結(jié)果進(jìn)行優(yōu)化，更好地控制項目的發(fā)展。轉(zhuǎn)自項目管