高質(zhì)量的項目計劃,必須能夠通過一些關(guān)鍵檢驗。檢驗只有“通過”或“不通過”之分,沒有任何中間的灰色地帶。只要有任何一項檢驗“不通過”,項目計劃就必須修改。通常先由計劃編制者自行檢驗,再請咨詢專家做獨立檢驗。
1環(huán)境協(xié)調(diào)性檢驗
必須仔細(xì)檢查項目計劃與組織內(nèi)外部的環(huán)境是否協(xié)調(diào),也就是,項目計劃是否與環(huán)境有沖突,是否合規(guī)。如果存在任何不合規(guī)的地方,就必須予以糾正。項目計劃的合規(guī),是確保整個項目合規(guī)的重要基礎(chǔ)。如果項目計劃是不合規(guī)的,那就不可能把項目做成合規(guī)的。
2歷史參照性檢驗
必須認(rèn)真檢查項目計劃是否利用了組織過程資產(chǎn),是否比以往類似項目的計劃在某個方面或某幾個方面有了明顯的改進(jìn)。如果找不出任何一個方面,是明顯優(yōu)于以往項目的計劃的,那就通不過歷史參照性檢驗。當(dāng)前項目的計劃,至少要在一個方面有明顯的改進(jìn)。
3整合一致性檢驗
必須認(rèn)真檢查一下,項目計劃的所有組成部分是否存在不一致甚至矛盾,是否形成了一個完整的系統(tǒng),是否統(tǒng)一地指向項目的大方向、大目標(biāo)。例如,項目的范圍、進(jìn)度、成本、質(zhì)量、資源、風(fēng)險等計劃都必須協(xié)調(diào)一致,共同服務(wù)于項目的大方向和大目標(biāo)。
4廣泛接受性檢驗
項目計劃編制出來了,應(yīng)該依次問以下三個問題:該征求意見的人,都征求意見了嗎?該發(fā)表意見的人,都發(fā)表意見了嗎?該對計劃簽字的人,都簽字了嗎?如果對這三個問題的回答都是肯定的,那么項目計劃就能通得過廣泛接受性檢驗。
有些人是必須發(fā)表意見的,不發(fā)表就不行。一定要注意防止虛假一致性。所謂虛假一致性,是指他沒有說話,我就誤認(rèn)為他同意了,其實他并沒有同意。有些人是必須要對計劃簽字的,沒簽字就不行。
5充足余地性檢驗
高層級成員是否為下一層級成員細(xì)化計劃和靈活執(zhí)行留出了一定的余地?我們是否為隨時間推移而逐漸細(xì)化計劃及進(jìn)行必要的主動變更留出了一定的余地?高層級成員不應(yīng)包辦全部細(xì)節(jié),在當(dāng)前時間也不應(yīng)定死以后的全部細(xì)節(jié)。
6風(fēng)險承受性檢驗
項目計劃中是否有足夠的應(yīng)急時間、應(yīng)急資金?項目計劃中是否已經(jīng)包含必要的風(fēng)險管理活動?對于嚴(yán)重且具有強烈預(yù)警信號的風(fēng)險,是否制訂了應(yīng)急預(yù)案?對于每一個已識別的風(fēng)險,是否都指定了相應(yīng)的風(fēng)險責(zé)任人去監(jiān)督和應(yīng)對?如果對這些問題的答案都是肯定的,那么計劃就能夠通得過風(fēng)險承受性檢驗。
能夠通過這六大檢驗的計劃,才是完善的項目計劃。