作為一名項(xiàng)目經(jīng)理，經(jīng)常會(huì)遇到很多意想不到的情況。有些情況本不應(yīng)該出現(xiàn)問題，可是突發(fā)情況下卻出現(xiàn)了問題。比如，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)成員因突然感冒無法來上班;客戶對(duì)項(xiàng)目設(shè)計(jì)審批后，還需要變動(dòng)技術(shù)設(shè)計(jì)要求;項(xiàng)目使用的實(shí)驗(yàn)設(shè)備突然出現(xiàn)故障;等等很多意外的情況發(fā)生。我們把這種情況歸結(jié)為“救火”問題。雖然“救火”問題不應(yīng)該是經(jīng)常性的問題，但是項(xiàng)目經(jīng)理必須要有“救火”隊(duì)員的素質(zhì)和從容處理“救火”問題的能力。
對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理來說，要處理好緊急情況，首先要具有項(xiàng)目經(jīng)理的責(zé)任和擔(dān)當(dāng)。嚴(yán)格意義來說，項(xiàng)目經(jīng)理對(duì)項(xiàng)目負(fù)責(zé)，其職責(zé)范圍涉及項(xiàng)目合同在執(zhí)行的各個(gè)階段，包括技術(shù)設(shè)計(jì)，生產(chǎn)和檢驗(yàn)，安裝和調(diào)試，驗(yàn)收和質(zhì)保等，同時(shí)并負(fù)責(zé)這些階段中的各個(gè)環(huán)節(jié)的狀態(tài)跟蹤和問題處理。試想，如果各階段中發(fā)生的問題得不到解決，必然最終影響項(xiàng)目的交貨延遲，進(jìn)而影響項(xiàng)目的回款，最終還影響客戶的滿意度。
項(xiàng)目經(jīng)理如何實(shí)施“救火”問題解決呢?在項(xiàng)目管理中，出現(xiàn)問題是很正常的一件事情。但是項(xiàng)目經(jīng)理在接到需要“救火”處理時(shí)，需要遵循如下一些原則和方法。
1)、項(xiàng)目經(jīng)理需要第一時(shí)間到達(dá)“救火”現(xiàn)場(chǎng)，負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和溝通工作，以最快的方式解決問題。本人曾在負(fù)責(zé)的項(xiàng)目管理中，出現(xiàn)了這么一個(gè)緊急的問題，項(xiàng)目設(shè)備經(jīng)貨運(yùn)公司到達(dá)現(xiàn)場(chǎng)后，因道路狹窄和司機(jī)對(duì)進(jìn)門的支架估計(jì)不夠，貨車把整個(gè)進(jìn)門的架子給頂起并變形。雖然這件事與項(xiàng)目沒有多大的關(guān)系，但是作為自己公司的送貨車，因這件事被卡在這里。經(jīng)過2個(gè)多小時(shí)的協(xié)商處理，最后多方達(dá)成最終處理方案，解決了此問題。
2)、項(xiàng)目經(jīng)理需要協(xié)調(diào)一切可以使用的資源來解決 “救火”問題。任何突發(fā)事件之所以稱為“救火”問題，說明這個(gè)問題具有突發(fā)性，嚴(yán)重性，重要性，困難性等特點(diǎn)。這些問題有可能是發(fā)生客戶現(xiàn)場(chǎng)，有可能發(fā)生在生產(chǎn)中，也有可能發(fā)生在項(xiàng)目隊(duì)員自己身上。當(dāng)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)隊(duì)員無法自己解決時(shí)，才想到請(qǐng)項(xiàng)目經(jīng)理來幫助協(xié)調(diào)。當(dāng)然，如果項(xiàng)目經(jīng)理也解決不了時(shí)，項(xiàng)目經(jīng)理需要向上司匯報(bào)，以獲得支持。
比如，當(dāng)工程師在偶然情況下，發(fā)現(xiàn)該項(xiàng)目的某個(gè)產(chǎn)品的訂貨在采購申請(qǐng)時(shí)，出現(xiàn)了錯(cuò)誤，這時(shí)項(xiàng)目經(jīng)理將會(huì)與采購團(tuán)隊(duì)一起，盡全力與供應(yīng)商商量并換上正確的產(chǎn)品型號(hào)，這種情況下，有時(shí)甚至?xí)Ц额~外的費(fèi)用。
3)、項(xiàng)目經(jīng)理需要敢于根據(jù)問題承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。在項(xiàng)目執(zhí)行過程中，任何一個(gè)環(huán)節(jié)在出現(xiàn)問題時(shí)，經(jīng)過大家交流時(shí)，如果判斷是項(xiàng)目經(jīng)理管理的問題，項(xiàng)目經(jīng)理必須干脆果斷的做出承擔(dān)屬于自己部分的責(zé)任。比如，當(dāng)項(xiàng)目為了滿足客戶的變更要求時(shí)，客戶并不同意改變交貨期時(shí)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的加班趕工出現(xiàn)的問題，或許是因?yàn)榧影鄬?dǎo)致的，或許是由于溝通不暢通引起的。這些問題的根源都來至于項(xiàng)目經(jīng)理的承諾，但也是團(tuán)隊(duì)付出的一種隱形的代價(jià)。
4)、項(xiàng)目經(jīng)理需要在處理完成“救火”問題后，總結(jié)如何處理和解決“救火”問題的整個(gè)過程，并匯報(bào)給領(lǐng)導(dǎo)和分享給項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)。因?yàn)椤熬然稹眴栴}雖然暫時(shí)解決了當(dāng)前的問題，但如何避免將來團(tuán)隊(duì)再次出現(xiàn)同樣的問題，項(xiàng)目經(jīng)理需要與團(tuán)隊(duì)共同總結(jié)和分享“救火”過程。有的時(shí)候，在生產(chǎn)制造的各個(gè)不同崗位上，大家會(huì)看見很多圖文并茂的歷史問題警醒提示時(shí)，企業(yè)正在通過這種提示在警示：這個(gè)環(huán)節(jié)中，生產(chǎn)員工一定要避免這個(gè)提示的問題!
總之，作為項(xiàng)目負(fù)責(zé)人的項(xiàng)目經(jīng)理，不能靠“救火”式的工作方式來工作。因?yàn)椤熬然稹笔降墓ぷ鞣绞剑环矫嬲f明項(xiàng)目管理的工作還未做到位，以及項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)控制未做不好。如果項(xiàng)目經(jīng)理的50%以上的時(shí)間，都被“救火”問題所占有，項(xiàng)目經(jīng)理一定不是一個(gè)合格的項(xiàng)目管理者。