項(xiàng)目是個(gè)獨(dú)特的、臨時(shí)的任務(wù)，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)也是一個(gè)開(kāi)放的、動(dòng)態(tài)的組織。隨著工作的推進(jìn)，一些成員將加入團(tuán)隊(duì)，一些成員會(huì)離開(kāi)。項(xiàng)目經(jīng)理應(yīng)該隨時(shí)關(guān)注團(tuán)隊(duì)狀態(tài)，及時(shí)修訂團(tuán)隊(duì)成員的構(gòu)成，合理安排工作，及時(shí)釋放資源。
1、找正確的人
很多項(xiàng)目經(jīng)理可能都有類似的體會(huì)：在實(shí)施項(xiàng)目的過(guò)程中，分派工作任務(wù)經(jīng)常是一件令人頭疼的事。原本應(yīng)該某人/某部門承擔(dān)的工作，找到他們時(shí)， 卻總遭到各種推辭、拒絕。比如“我實(shí)在忙不過(guò)來(lái)了”“其他工作更緊張，現(xiàn)在顧不上這個(gè)”等。面對(duì)這些或硬或軟的“釘子”，項(xiàng)目經(jīng)理總會(huì)有一種“求人辦事”的尷尬!
既然是求人辦事，為了達(dá)到目的，提出要求時(shí)就得說(shuō)好話、賠笑臉，可心里卻又往往憤憤不平：“本來(lái)就應(yīng)該是你做的事兒，還得我求著你干!”而被要求的人也會(huì)左右為難：如果答應(yīng)，自己已經(jīng)忙得不可開(kāi)交了;如果不答應(yīng)，且不說(shuō)項(xiàng)目經(jīng)理的態(tài)度誠(chéng)懇，主要是這事兒跟自己脫不了干系。在這種情況下，工作被執(zhí)行的效果可想而知!
為什么會(huì)出現(xiàn)這種令人尷尬的情況呢?從表面看，無(wú)外乎兩個(gè)原因：一是資源不足，二是項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)力不夠。試想，如果組織、團(tuán)隊(duì)的資源充足，每個(gè)人都能有條不紊地做自己該做的事，或者項(xiàng)目經(jīng)理的權(quán)力夠大，分配任務(wù)時(shí)說(shuō)一不二，項(xiàng)目工作的推進(jìn)自然會(huì)流暢很多。
然而問(wèn)題在于，這兩個(gè)原因與其說(shuō)是“問(wèn)題”，不如說(shuō)是“制約”條件。一方面，一個(gè)團(tuán)隊(duì)可用的資源是有限的，多數(shù)團(tuán)隊(duì)成員可能都要同時(shí)承擔(dān)若干個(gè)項(xiàng)目的工作。因此，大多數(shù)項(xiàng)目都要在這種資源有限，甚至資源不足的情況下實(shí)施。另一方面，由于項(xiàng)目經(jīng)理一般不具有更高的行政職務(wù)，從而缺乏更充分的實(shí)際權(quán)力!有了這兩個(gè)“無(wú)解”的問(wèn)題，難道項(xiàng)目經(jīng)理只能靠“求人辦事”的方式，靠“個(gè)人魅力”才能讓工作推進(jìn)嗎?
其實(shí)，問(wèn)題的真正癥結(jié)就在于沒(méi)有做到“先人后事”。被組建的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)中，沒(méi)有將全部成員納入團(tuán)隊(duì)的范疇。項(xiàng)目經(jīng)理在組建團(tuán)隊(duì)的時(shí)候，首先想到的往往是那些相對(duì)少數(shù)的，“最重要”“最核心”的團(tuán)隊(duì)成員。他們可能得到了更正式的邀請(qǐng)加入團(tuán)隊(duì)，是名正言順的項(xiàng)目骨干。他們接受并完成項(xiàng)目經(jīng)理分派的任務(wù)，支持項(xiàng)目經(jīng)理的工作，是項(xiàng)目經(jīng)理的左膀右臂和“智囊團(tuán)”，承擔(dān)著項(xiàng)目活動(dòng)中最重要、最核心的任務(wù)，為項(xiàng)目目標(biāo)的達(dá)成做出了重要的貢獻(xiàn)。
但是，這些核心團(tuán)隊(duì)成員并不是項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的整體和全部，因?yàn)樵趯?shí)現(xiàn)目標(biāo)的過(guò)程中，還有相當(dāng)數(shù)量的工作需要其他人，也許是更多的人來(lái)協(xié)助完成。這些工作在難度上也許不算大，卻是項(xiàng)目范圍不可或缺的一部分。由于項(xiàng)目經(jīng)理事前并沒(méi)有將這部分工作的承擔(dān)者納入自己的團(tuán)隊(duì)，這些人自然也不會(huì)認(rèn)為自己對(duì)這些工作負(fù)有更多的責(zé)任。
當(dāng)項(xiàng)目經(jīng)理需要他們完成相應(yīng)任務(wù)的時(shí)候，自然就少了幾分給自己的核心團(tuán)隊(duì)成員分派工作時(shí)的理直氣壯。而這些所謂“編外”人員在面對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理提出的要求時(shí)，不但不會(huì)有太多的責(zé)任感，反而會(huì)把這些原本應(yīng)該承擔(dān)的工作看作“額外的”麻煩、干擾。雖經(jīng)項(xiàng)目經(jīng)理反復(fù)催促，甚至“哀求”，工作執(zhí)行的效果也難免大打折扣。
2、做正確的事
找到了問(wèn)題的根源，就要從根本上解決。首先，我們要搞清楚“團(tuán)隊(duì)”的概念。在《PMBOK 指南》中，項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)被定義為“包括項(xiàng)目經(jīng)理，以及為實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)而一起工作的一群人”。這樣的一個(gè)群體中，不僅有項(xiàng)目經(jīng)理及其身邊的若干骨干成員，還包括開(kāi)展項(xiàng)目管理活動(dòng)的團(tuán)隊(duì)成員，執(zhí)行工作以創(chuàng)造項(xiàng)目可交付成果的團(tuán)隊(duì)成員，為項(xiàng)目管理計(jì)劃的制定或執(zhí)行提供支持的專家，將要接受項(xiàng)目可交付成果或產(chǎn)品的、組織派出的、協(xié)調(diào)工作、提出需求建議的用戶/客戶代