沒有什么項目不經(jīng)過一段時間的實施就完成的，過程是項目成功的一個重要因素，而過程文檔是這方面必不可少的一個組成部分。很多時候，一個項目已經(jīng)在啟動了，但是由于龐大的項目章程還在圍繞著不同的利益相關(guān)者尋找一個最終能拍板定稿的人。但是當(dāng)這種日益增長的文書工作超過一個臨界點會發(fā)生什么：開始對項目的實際交付產(chǎn)生嚴重的影響。
所以，作為項目經(jīng)理或項目發(fā)起人，可以看看下面這三個簡單的方法，可以幫助你減少項目中的過程文檔，避免出現(xiàn)讓你頭疼的麻煩事。
1、 選擇正確的流程
每個項目都是不同的，因此，沒有哪個流程能夠適合所有的項目，不論項目大小都使用同一個流程也沒有意義。對于較小的項目，你應(yīng)該用一個簡單的過程，特別是你委托一個小項目給沒有經(jīng)驗的項目經(jīng)理，簡單的流程需要更少的過程文檔，而這也讓新項目經(jīng)理更容易遵循，也可以讓經(jīng)驗豐富的項目經(jīng)理減少他們桌子上的文檔。
一個小項目(最低標準要求的項目)可能只需要：
一個項目啟動文件：這(再次作為最低標準要求)將涵蓋項目的目的和目標，要有關(guān)于范圍、時間和成本的關(guān)鍵的要求，有主要的里程碑(如果在這個階段已知的)和項目組成員的名單;
利益相關(guān)者要求的文檔：這應(yīng)該只包括利益相關(guān)者和他們的要求的文檔列表。
一個項目范圍：明確交付明確的成果，而不是創(chuàng)建一個單獨的工作分解結(jié)構(gòu)，這樣你可以更加簡單方便的對項目成果進行確認;
日程：給出任務(wù)列表中的完工日期，比如多長時間他們將要達到的重要里程碑和結(jié)束日期，采用甘特圖可以顯得更直觀一點;
回顧性報告：當(dāng)然，這不是必須需要的，但如果是你的領(lǐng)導(dǎo)或者其利益相關(guān)者，可能會問，這個項目進展順利嗎，有什么可以做的更好的地方可以讓你今后的項目運作的更加流暢和平穩(wěn)，而這類項目通常會要求減少相關(guān)的文檔工作;
當(dāng)然，這一切都要取決于你特定項目的情況，你最初可能認為你的項目特殊只需要一個或兩個其他部分的文檔，但每次做出這個決定的時候，你需要仔細的想想，對于這種規(guī)模的項目，這真的是必要的嗎?
2、不要過度的報告
項目利益相關(guān)者需要在報告不足和過度報告之間取得一定的平衡，太多的話，他們根本不會去關(guān)注，太少，他們弄不清楚項目到底在做什么，他們可能會逐步尋求比最初的報告上提供的越來越多的信息，不論是哪種方式，你都會形成比你真正需要的多得多的文檔。
要報告項目狀態(tài)，可以嘗試使用紅色、黃色和綠色體系來表示，這能夠滿足大多數(shù)利益相關(guān)者的要求：
紅色：你需要幫助處理這種情況;
黃色：項目中出現(xiàn)一些狀態(tài)需要你關(guān)注，但我們正在處理中;
綠色：項目中一切正常，無異常情況;
3、優(yōu)化會議次數(shù)
會議是在項目中無法避免的，有討論戰(zhàn)略的會議，項目范圍的會議，項目的規(guī)劃會議，項目啟動會，項目進展會議，和各個利益相關(guān)者的討論會議， 識別會議，變更控制會議，問題回溯會議等等，這會讓你花費上十幾分鐘到幾個小時不等完成會議紀要。
相反的，為什么不嘗試削減會議的次數(shù)，對于較小的項目，你只需要參加下面四種會議：
和利益相關(guān)者的討論會議、項目范圍討論會議、項目進展討論會議、項目問題回溯會議
毫無疑問，可能還有很多其它的方法幫助你減少項目中的文檔工作，這可能基于每個人的心態(tài)和常識來進行。如果你在一個小的項目上的時候，當(dāng)每次重新對文檔工作進行規(guī)劃和實施的時候，應(yīng)該試著
問問自己：到底什么才是我真正需要記錄的。如果你在一個相當(dāng)大規(guī)模的項目上工作的時候，那么依照既定的流程，你的文檔會逐步增加。
通過減少不必要的會議不僅從會議本身來節(jié)省你的時間，還讓你不必要去花費時間進行艱苦的準備每個細節(jié)的會議紀要，你應(yīng)該只關(guān)注指出需要采取的行動以及你需要同意做什么，其它的一切都應(yīng)該是不必要的。