項目管理計劃工具，它能夠識別項目的關(guān)鍵路徑以及顯示任務(wù)間的相互關(guān)聯(lián)。因為PERT/CPM網(wǎng)絡(luò)圖能夠以多種方法建立，因此項目辦公室應(yīng)該建立一個標(biāo)準方法。項目辦公室通常可用的一種方法就是創(chuàng)建PERT/CPM圖表模板，以供項目工作人員在編制計劃時使用。這種模板的方法在管理具有相同結(jié)構(gòu)的工作元素方面有著特殊的效果。例如，在電信項目中開關(guān)的安裝、通過FDA的批準過程以及在一個大型房地產(chǎn)開發(fā)項目中建造房屋的地基等。
7、風(fēng)險評估程序
如果組織使用系統(tǒng)的風(fēng)險評估程序，則項目的風(fēng)險是可以識別和減輕的。項目辦公室應(yīng)該開發(fā)維護風(fēng)險檢查表，列出項目中可能發(fā)生的不利事件并且對其影響作出評估。很多現(xiàn)有的手段，如建立情景假設(shè)、蒙特卡洛仿真法等都能夠幫助進行風(fēng)險影響的分析。項目辦公室還應(yīng)提出應(yīng)對風(fēng)險的建議方法，特別是應(yīng)建立風(fēng)險規(guī)避和轉(zhuǎn)移的手段。
8、文檔標(biāo)準
項目通常是以文件的形式記錄下來的，一個項目的確立通常也是源于文件。例如，當(dāng)投標(biāo)小組對客戶的招標(biāo)書作出回應(yīng)時，這一投標(biāo)文件就預(yù)示著一個新的項目的產(chǎn)生。像預(yù)算和資源需求、范圍說明、月進度報告、變更單和其他要求都是與項目相關(guān)的文檔的一小部分。
項目辦公室經(jīng)常要為項目組成員提供指導(dǎo)，告訴他們選用何種文檔、何時使用以及如何使用等。通過履行這個角色，項目辦公室使組織內(nèi)的溝通加強，從而保證項目的參與者協(xié)調(diào)一致地工作。通常地，項目辦公室人員必須在渴望一致性又需要合理的靈活性之間進行平衡，其中一項主要任務(wù)就是要確認何種文檔應(yīng)該標(biāo)準化。下面列出的是項目辦公室應(yīng)該予以標(biāo)準化的一些文檔例子。
9、狀態(tài)報告
狀態(tài)報告要定期發(fā)布，通常是每周一次，以便項目組成員能夠及時掌握項目進展的最新情況。狀態(tài)報告通常應(yīng)包括報告期內(nèi)的成本和進度情況的數(shù)據(jù)。項目的實際進展與計劃相對照可以使項目成員明確在成本和進度方面的差異，因此是項目控制的重要工具。項目辦公室應(yīng)該負擔(dān)編制狀態(tài)報告的主要職責(zé)，使其能夠在整個組織中使用；項目辦公室還應(yīng)決定狀態(tài)報告中應(yīng)包含哪些信息以及這些信息的表述方式。
10、變更單
項目團隊需要應(yīng)對的一件事情就是需求將會發(fā)生改變，因此，項目辦公室認真制定變更請求表格是很重要的。需要用變更請求表來啟動變更管理過程。當(dāng)變更請求得到批準時，變更執(zhí)行表就會發(fā)給應(yīng)該執(zhí)行該變更的個人或團隊。變更請求處置表提供了同意或拒絕變更請求的決定信息。
11、工時表
大多數(shù)以項目為中心的組織都要求其員工填寫工時表，通常為每周一次。員工在工時表上標(biāo)明其在報告期內(nèi)在各項目上所分配的時間。理論上，對這些工時表的分析會顯示出員工是如何花費時間的。令人遺憾的是，工時表會產(chǎn)生很多不完美的信息，有些缺陷是和不誠實的報告內(nèi)容有關(guān)的。例如，員工報告時夸大時間以顯得很忙。很多錯誤的發(fā)生是因為員工在報告其時間分配時前后不一致；需要明確的還包括諸如超時和超量的工作如何報告，以及員工同時參加多個項目工作時如何進行時間的分配等。
12、軟件標(biāo)準
項目辦公室在建立用于項目管理軟件的標(biāo)準方面起著主導(dǎo)作用。當(dāng)組織采取以項目為中心的運作模式時，他們需要闡明的首要管理問題之一就是確認一個能夠用于所有項目的計劃軟件包。此外，他們還幫助選擇一個單一的標(biāo)準用于文字和表格的處理。對軟件標(biāo)準的關(guān)注之所以重要是因為：
▲單一標(biāo)準的使用加強了組織內(nèi)的交流，使得一個部門的工作人員能夠看懂另外一個部門用軟件制作的報告。如有必要，員工甚至可以通過磁盤進行項目之間數(shù)據(jù)的交換。
▲采用單一的軟件標(biāo)準能