在缺乏訓(xùn)練有素的項(xiàng)目經(jīng)理和項(xiàng)目數(shù)目增加時(shí)，情況進(jìn)一步惡化。Y2K問(wèn)題已經(jīng)導(dǎo)致了包括IT支持在內(nèi)的項(xiàng)目的延期。在許多機(jī)構(gòu)內(nèi)的業(yè)務(wù)部門(mén)已經(jīng)對(duì)IT部門(mén)失去了耐心和信心。他們不會(huì)去尋找項(xiàng)目無(wú)法成功的原因而只關(guān)心結(jié)果。大多項(xiàng)目經(jīng)理聲稱(chēng)缺乏足夠的及時(shí)的資源以及急需的技術(shù)時(shí)項(xiàng)目失敗的主要原因。
但是在大多數(shù)的項(xiàng)目中，主要的支出在與人員的投入，而人員的投入又導(dǎo)致了人員危機(jī)。在Information Week上刊登的研究表明，IT項(xiàng)目75%的預(yù)算花費(fèi)在人員上面。雖然人員花費(fèi)不象建筑或者飛機(jī)制造那樣高，但是這并不意味著它是不重要的且不需要更好的控制。矩陣管理已經(jīng)被提出來(lái)作為治療人力資源匱乏的藥方，但是它存在嚴(yán)重的缺點(diǎn)。在多項(xiàng)目環(huán)境中，如果沒(méi)有集中的人力資源控制，矩陣管理很難實(shí)施。而Cutter Group最近研究發(fā)現(xiàn)40%的IT部門(mén)所進(jìn)行的項(xiàng)目羽企業(yè)的業(yè)務(wù)目標(biāo)毫無(wú)聯(lián)系，這無(wú)疑使問(wèn)題變得更加復(fù)雜。
總之，許多組織人力資源缺乏，然而他們所擁有的人力資源的相當(dāng)一部分正在從事不會(huì)給組織帶來(lái)價(jià)值的項(xiàng)目。這些事實(shí)表明，需要更好的控制人力資源。在多項(xiàng)目環(huán)境中，這個(gè)問(wèn)題更加嚴(yán)重。由于人力資源匱乏而進(jìn)行的競(jìng)爭(zhēng)可能變得十分尖銳?？赡艽嬖谶@樣的例子，有些項(xiàng)目經(jīng)理雪藏了一些資源而另外一些項(xiàng)目經(jīng)理焦頭爛額的尋找合適的熟練人手或者干脆勉強(qiáng)湊合著。項(xiàng)目辦公室在這方面可以發(fā)揮巨大的幫助作用，它可以隊(duì)可為項(xiàng)目所使用的人力資源的集中管理和控制。
在某些組織中，對(duì)項(xiàng)目可使用的所有資源進(jìn)行控制是一項(xiàng)具有挑戰(zhàn)性的任務(wù)。企業(yè)政治經(jīng)常會(huì)擾亂實(shí)際問(wèn)題且會(huì)引發(fā)圈地戰(zhàn)爭(zhēng)。項(xiàng)目辦公室必須具有準(zhǔn)確的、可信的實(shí)事來(lái)說(shuō)服高級(jí)管理層：集中控制的項(xiàng)目資源池是一個(gè)英明的決策。
6．資源控制
·可供使用的人力資源目錄
·確定目前誰(shuí)在管理著人力資源
·確定如何管理人力資源
·建立一個(gè)簡(jiǎn)單的人力資源管理過(guò)程
·向所有的用戶(hù)傳播管理過(guò)程
·熟悉必需的資源管理軟件
·根據(jù)優(yōu)先級(jí)為各項(xiàng)目分配資源
·提供資源利用報(bào)告
以上列舉的各項(xiàng)說(shuō)明了一旦達(dá)成建立一個(gè)集中控制的資源數(shù)據(jù)庫(kù)的決定后，項(xiàng)目辦公室應(yīng)該采取的步驟。沒(méi)有對(duì)現(xiàn)有可用的人力資源進(jìn)行分析就選擇并贊成開(kāi)始一個(gè)新項(xiàng)目的做法是愚蠢的。
7．改進(jìn)項(xiàng)目管理環(huán)境
項(xiàng)目辦公室推行的有效過(guò)程為組織提供穩(wěn)定的項(xiàng)目管理環(huán)境。這個(gè)過(guò)程包括項(xiàng)目選擇、項(xiàng)目啟動(dòng)、項(xiàng)目策劃、項(xiàng)目執(zhí)行和項(xiàng)目終結(jié)。這個(gè)過(guò)程是培訓(xùn)課程和指導(dǎo)計(jì)劃的基礎(chǔ)，它對(duì)組織的發(fā)展至關(guān)重要。這個(gè)簡(jiǎn)單有效的過(guò)程包括了項(xiàng)目控制和未決問(wèn)題預(yù)警的必備因素。項(xiàng)目經(jīng)理不需要一個(gè)400多頁(yè)的過(guò)程指南。大多的項(xiàng)目管理工具和技術(shù)都是簡(jiǎn)單的，因此把這個(gè)過(guò)程弄得太復(fù)雜會(huì)導(dǎo)致它不被接受。這些是為復(fù)雜的人提供的簡(jiǎn)單工具。建立一個(gè)項(xiàng)目管理過(guò)程只是萬(wàn)里長(zhǎng)征的第一步，更難的是如何執(zhí)行這個(gè)過(guò)程。它需要高級(jí)管理層的支持來(lái)創(chuàng)造一個(gè)項(xiàng)目管理環(huán)境，要所有的項(xiàng)目經(jīng)理與項(xiàng)目辦公室在項(xiàng)目上通力合作并在執(zhí)行過(guò)程中向項(xiàng)目辦公室提供報(bào)告。
項(xiàng)目辦公室必須不斷強(qiáng)調(diào)，這個(gè)過(guò)程的循環(huán)最終會(huì)獲得更好的項(xiàng)目成果。它還必須確保所有的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)擁有完成項(xiàng)目所必需的軟硬件。當(dāng)項(xiàng)目辦公室負(fù)責(zé)為多個(gè)項(xiàng)目提供支持的時(shí)候，這一點(diǎn)更顯重要。項(xiàng)目辦公室還必須發(fā)起正面積極的溝通計(jì)劃，單單建立一個(gè)包含項(xiàng)目辦公室信息的項(xiàng)目辦公室Web網(wǎng)頁(yè)是不走的。溝通計(jì)劃必須強(qiáng)調(diào)一致過(guò)程和經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)的價(jià)值。項(xiàng)目辦公室必須建立一個(gè)面向所所有項(xiàng)目經(jīng)理的廣播網(wǎng)絡(luò)，向他們告知新的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)、摸板和工具。
項(xiàng)目辦公室必須堅(jiān)持以改善過(guò)程的敏銳視覺(jué)來(lái)使用過(guò)程。它不是為