開(kāi)展一個(gè)電話(huà)會(huì)議就猶如開(kāi)展任何其他會(huì)議一樣，除非你不能看到有人準(zhǔn)備發(fā)言。你不能分辨會(huì)議是否開(kāi)展順利。你不能依賴(lài)于肢體語(yǔ)言來(lái)溝通投入方式，也不能夠閱讀其他人的肢體語(yǔ)言。你實(shí)際需要的是你日常的領(lǐng)導(dǎo)模式，略微帶一點(diǎn)額外的注意。
如果你平時(shí)比較隨心所欲，請(qǐng)比平時(shí)多一些專(zhuān)注。如果你平時(shí)陽(yáng)光開(kāi)朗，請(qǐng)多一些沉穩(wěn)冷靜。如果你通常傾向于詢(xún)問(wèn)每位在場(chǎng)的人周末過(guò)得怎么樣，或許試著不做這些。事實(shí)上，你最好再也不做這個(gè)。為了整個(gè)電話(huà)會(huì)議的順利進(jìn)行，務(wù)必嚴(yán)格按照規(guī)定。
既然你需要嚴(yán)格按照規(guī)定，那么你就需要要求準(zhǔn)時(shí)。電話(huà)會(huì)議的第一條準(zhǔn)則就是準(zhǔn)時(shí)，特別是你是召集者時(shí)。例如，你需要在恰當(dāng)?shù)臅r(shí)間接入。如果電話(huà)會(huì)議在2:30，你需要在2:29:52時(shí)在線。8秒的肖邦樂(lè)曲或者伊帕內(nèi)瑪?shù)墓媚飿?lè)曲之后，其他人將會(huì)加入的同時(shí)你將會(huì)離線。電話(huà)會(huì)議中總會(huì)有某些人遲到。如果你遲到了，你必須打消對(duì)開(kāi)始時(shí)間的可變性的肯定態(tài)度。你必須要保證準(zhǔn)時(shí)。
提前做一些準(zhǔn)備好的筆記將會(huì)有很大的幫助。當(dāng)然，不要照著你的筆記念。你很容易能夠辨別電話(huà)那頭是否在照著預(yù)備好的稿件念。照著念的話(huà)，語(yǔ)調(diào)不會(huì)跟上說(shuō)話(huà)內(nèi)容的節(jié)奏。緊張的電臺(tái)呼叫員才會(huì)這樣做，CEO發(fā)布財(cái)務(wù)結(jié)果時(shí)才會(huì)這樣做，我六年級(jí)的女朋友跟我提分手時(shí)才會(huì)這樣做（她對(duì)此否認(rèn)，但我十分確定當(dāng)時(shí)確實(shí)如此）。你的筆記應(yīng)當(dāng)僅僅包含一些關(guān)鍵字和短語(yǔ)，應(yīng)當(dāng)類(lèi)似于一份線路圖一樣，把你要說(shuō)的話(huà)穿起來(lái)。
下一項(xiàng)你需要做的只是一件小事，不是什么大事。你需要做的是融入一個(gè)全新的人物角色。比如，一位新聞節(jié)目主播和該領(lǐng)域的記者們開(kāi)一個(gè)圓桌會(huì)議。如果你不是召開(kāi)會(huì)議的人，你必須融入一位通過(guò)衛(wèi)星連線和主播連線的記者的角色。同時(shí)還有其他記者加入。當(dāng)輪到你發(fā)表意見(jiàn)時(shí)，你必須要及時(shí)的接入和下線。
另一個(gè)重要的部分就是你必須要保持嚴(yán)肅。面對(duì)面的會(huì)議可以開(kāi)很多玩笑，但是對(duì)于電話(huà)會(huì)議而言，玩笑卻開(kāi)不得。由于電話(huà)會(huì)議的內(nèi)在形式，玩笑時(shí)間自然而然的要被禁止，因?yàn)殡娫?huà)會(huì)議缺少面對(duì)面的會(huì)議能夠帶來(lái)的視覺(jué)和情感的感觸。沒(méi)有人能夠在電話(huà)會(huì)議中讀懂你的肢體語(yǔ)言，而肢體語(yǔ)言是幽默的很重要的一部分。每個(gè)與會(huì)者只是想完成已知的內(nèi)容。所以，不要開(kāi)玩笑。
然后……絕對(duì)保持專(zhuān)注。當(dāng)我們參會(huì)時(shí)，我們要保證雙眼睜開(kāi)，不要摳指甲，不要打哈欠，不要在桌子上用兩個(gè)指頭模仿Rockettes風(fēng)格的抬腿。（最后一個(gè)是在說(shuō)我嗎？可能也就只有我會(huì)這樣做。）在電話(huà)會(huì)議時(shí)，這一切都是允許的，因?yàn)樗腥硕荚陔娫?huà)那頭。但是這樣的自由會(huì)讓我們沾沾自喜，讓人們跟不上會(huì)議的進(jìn)程，讓人們問(wèn)一些沒(méi)有預(yù)備好答案的問(wèn)題，使得舉辦者十分丟人，也不禮貌。注意要在電話(huà)會(huì)議中保持像一般的會(huì)議那樣的注意力。
盡力不要笑。我知道這聽(tīng)上去像是一個(gè)很冷的建議，但是笑聲在電話(huà)會(huì)議中會(huì)聽(tīng)著像是來(lái)自地獄的咆哮一般。偷偷笑一下無(wú)傷大雅，小聲笑一下也沒(méi)有問(wèn)題，但是不要咯咯地大笑。
開(kāi)對(duì)方玩笑同樣也不要出現(xiàn)在電話(huà)會(huì)議中，特別是超過(guò)三個(gè)人同時(shí)在線時(shí)。四種意見(jiàn)、但是毫無(wú)眼神交流的情況下，會(huì)議會(huì)顯得十分復(fù)雜，思維錯(cuò)亂。
不要隨意結(jié)束話(huà)題。當(dāng)你把話(huà)題帶入了一條死胡同，說(shuō)出完結(jié)的話(huà)后，整個(gè)會(huì)議就將變?yōu)橐黄讌^(qū)。任何話(huà)都將讓會(huì)議停頓下來(lái)。電話(huà)會(huì)議需要發(fā)表意見(jiàn)、報(bào)告進(jìn)展、修改問(wèn)題和游說(shuō)他人，而不需要頭腦風(fēng)暴或者無(wú)事閑聊。所以，發(fā)表一些長(zhǎng)的話(huà)題。當(dāng)其他人發(fā)表意見(jiàn)時(shí)，讓他/她擁有比你更長(zhǎng)的準(zhǔn)備時(shí)間。不要打斷別人的發(fā)言。除非對(duì)方已經(jīng)說(shuō)了太長(zhǎng)時(shí)間，盡量讓他們暢抒己見(jiàn)。
電話(huà)會(huì)議應(yīng)當(dāng)是唯一能夠包含信息傳遞的方式。對(duì)于細(xì)節(jié)、玩笑、幽默和旁白多一些理解，否則它