要的東西按時交付、公司的項目盈余目標可以達成、今天無法達成的，剩下的時間里我應該怎么處理才能達成。所以總的來看，項目經理不僅要做Micro Management(細節(jié)管理)，同時還要做到Macro Management(總體管理)。而要做到Macro Management最基本的作法就是從全面預測項目結果，并且采取各種因應作法。
要如何預測結果?今天工作延誤，明天也會延誤，后天也照樣會延誤，以后到底要如何補回來呢?傳統的項目經理在現在這個時點是沒有概念的，結果是到項目要結束前才在趕工，到那時候才發(fā)現所要花的錢早就把利潤吃光了。
比較好的作法是今天發(fā)生問題了，找出原因，評估這個問題如何解決。如果一定得增加時間及人力，那幺假設今天這個工作得延長二周，照著時程表推下去，所有相關工作，包含對人力資源、合同商、成本的影響為何都要找出來;再往下看，推到項目完成期限，是否會延誤(不是所有工作的延誤都對項目完成時間有影響的!);如果有影響，就要思考后續(xù)的工作要如何先期調整，以適度的調配資源。要做這些評估，較簡單的方式，可能仍得借助項目管理軟件。目前項目管理軟件，不論是國內或國外的，都能做到計劃功能，也能夠經由計劃的調整，去分析對整體的影響。
3. 要想的周全
項目經理有點像魔術師。事前先考慮要表演那些魔術，然后將道具準備好，跟助手、燈光及舞臺配合，先仿真演練幾遍，指示每個人互動方法，并且事先想到如果發(fā)生問題時如何處置;確認都沒有問題后，開始表演;表演時要掌控會場氣氛，使整個場子有高潮迭起的感覺;如果環(huán)節(jié)出了問題，要馬上能夠應變，使節(jié)目能夠繼續(xù)下去，而不是就此停頓;節(jié)目結束后，感謝每個人的合作，同時檢討整個表演的過程需要改進的地方，如此一段表演才算正式收尾。
項目經理的責任就是掌控全場，把這段表演完美無缺的呈現出來。不過太難了，執(zhí)行過的項目的人都知道，首先客戶的需求不容易了解，其次計劃時間不夠，再來執(zhí)行時問題重重，等到收尾時只能草草了事。
表演魔術可以事先演練，找出問題先解決，執(zhí)行項目可沒辦法先來一遍。因此項目經理能不能夠將未來半年、一年或二年如何執(zhí)行及因應先「演」過一遍，就對項目的成功有很大影響了。而這就靠項目經理做「計劃」的功夫。做計劃其實是很煩人的事，相信每個人都有經驗。必須考量有多少時間、要怎幺做、有誰可以做、技術上是否可以支持、關鍵技術是否可以掌握等，做到這個地步，恐怕早已是滿身大汗。
做個小練習：取一張白紙，在紙的上緣首先將要交給客戶的產品以樹狀方式畫出來。然后在紙的中間，將如何做出這項產品的主要工作步驟(5-6個即可)，以流程圖的方式由左至右用箭頭連起來;需要供貨商供貨或其它單位配合的部份，以分支的方式指向各主要步驟。
上述步驟，就是整個計劃的基礎了。由上圖，可以發(fā)展出細部的工作步驟及時間、所需的人力資源及預算需求、采購品項及合同商要求等。如何發(fā)展出這些細節(jié)，限于篇幅，爾后再論。
這樣還不夠的。再取一張白紙，將執(zhí)行這些工作步驟所可能產生的問題列出來。這個是很關鍵的步驟，列的愈多，將來臨機處理的狀況愈少(試想如果項目執(zhí)行過程中可能發(fā)生100個問題，你能事先考量到99個，你只要去擔心那突然出現的1個;但如果你只事先考量到1個，那結果可就不得了了)。這些問題，就是你要先期處理，以減少處理意外狀況的時間。
二張紙，一個計劃的框架就成形了。這樣其實還不足以執(zhí)行項目，但是最起碼項目經理先將整個項目執(zhí)行過程大概想了一遍(就有如魔術師先行彩排一樣)，同時也建立一個以后細部計劃的基礎。由以上的練習來看，做計劃并不難，重點在于去不去想，去不去做。