施的重要工具, 項目辦公室首先應針對項目管理活動建立一套工作標準, 以便對具體項目管理提供指導。這些標準一般有程序標準、技術( 方法) 標準和其他標準。程序標準主要指工作開展、項目實施的程序方面的標準。一般而言, 企業(yè)都注重程序標準的建立和維護。技術( 方法) 標準主要是指項目管理知識表達和工具應用方面的標準。由于項目管理在我國的應用并不普及,因此技術( 方法) 標準是企業(yè)的弱項, 項目辦公室應加強技術( 方法) 標準的建立、維護和推行, 以充分發(fā)揮項目管理的作用。其他標準主要有溝通、激勵、信息渠道、行政管理等方面的工作標準, 這些標準在某種程度上可能比前兩者更重要。
工作標準的建立是為了使工作程序明確以便增強工作的目的性。當然, 工作標準應根據(jù)企業(yè)的具體情況進行動態(tài)調整, 標準適應工作, 不能工作適應標準。
(2)整體推進
整體推進就是項目戰(zhàn)略實施的整體、協(xié)調進行, 反映了戰(zhàn)略實施的綜合性、平衡性, 既重點突出又協(xié)調推進。整體推進并不強調單個項目的重要性, 因為項目戰(zhàn)略規(guī)定了多項目選擇都是為戰(zhàn)略目標服務的, 項目辦公室應把多項目看作一個有機整體。加強多項目之間的聯(lián)系和溝通, 為企業(yè)決策層提供項目進展階段性成果報告和情況分析是項目辦公室的重要工作。項目辦公室主要為項目團隊提供指導和服務, 不能試圖解決項目管理的所有具體問題。
(3)系統(tǒng)解決
項目實施會出現(xiàn)很多問題, 雜亂無章的解決問題勢必造成麻煩。同質性的問題要制定系統(tǒng)解決的計劃?？梢哉f, 項目辦公室就是為解決問題存在的。各項目組織要主動提出和報送問題, 項目辦公室也要主動提出并匯總問題, 更重要的是分析問題, 提出解決問題的思路和方法, 建立系統(tǒng)解決問題的框架, 使問題解決有章可循。具體性和突發(fā)性的問題由項目團隊解決, 整體性和系統(tǒng)性的問題由項目辦公室考察并提出意見或建議。系統(tǒng)解決使問題處于受控狀態(tài), 可以節(jié)省資源、提高效率。
2、項目辦公室的作用
(1)多項目選擇及其優(yōu)先級
多項目選擇及其優(yōu)先級確定是企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略的關鍵。對于企業(yè)來說, 合適的多項目選擇是非常困難的。項目辦公室的特征決定了其組成人員必須是項目管理專家和管理通才, 可以為決策提供支持,在多項目選擇及其優(yōu)先級確定中發(fā)揮重要作用。企業(yè)有必要建立一種項目選擇機制, 作為制度固定下來, 并對項目辦公室適當授權, 以便項目辦公室可以根據(jù)項目選擇機制建立一套有效的項目選擇程序。項目選擇程序要充分考慮這樣幾個方面的因素: 緊密圍繞企業(yè)發(fā)展戰(zhàn)略目標, 遠離目標的項目, 再好也要慎重; 識別機會、規(guī)避風險; 充分發(fā)揮自身優(yōu)勢; 主業(yè)突出、產(chǎn)業(yè)互補; 與企業(yè)管理的協(xié)調性; 關注企業(yè)文化; 滿足項目關鍵干系人的要求或期望。
(2)業(yè)務模板
項目管理業(yè)務運作和工作程序是項目執(zhí)行所遵循的基礎。幾乎所有的項目都包含了這些程序中的各種活動或過程。這些活動或過程對大多數(shù)項目來說具有同質性和相通性, 應該建立項目管理業(yè)務模板用于每一個項目的計劃、執(zhí)行、控制和檢查過程。作為項目管理工具, 這樣一套項目管理業(yè)務模板, 對多項目實施可以起到很大的作用。項目辦公室在開展工作的初期,應致力于業(yè)務模板的制定并逐步規(guī)范, 以便向決策層顯示項目辦公室的作用和成果, 獲得決策層的支持, 但最終目的是對項目實施提供業(yè)務指導。業(yè)務模板的制定在注重通用性的同時, 也要關注具體項目的獨特性, 不能一概而論更不能以偏概全。
(3)資源配置
項目辦公室通過確定項目優(yōu)先級, 初步規(guī)劃企業(yè)資源的流向。根據(jù)項目實施的進展情況對資源流向進行優(yōu)化和調整。企業(yè)資源的有限性和時限性決定了項目安排和實施的次序和強度。項目辦公室要正確評價企