次項(xiàng)目犯的第三個(gè)失誤，就是沒有制定規(guī)范化的收尾制度。
(3)失誤三：沒有重視階段性成果收尾
雖然說是項(xiàng)目收尾，但收的全是以前的活。所以，項(xiàng)目收尾工作本身的技巧也很重要。我在本次項(xiàng)目實(shí)施過程中犯的一個(gè)失誤是：沒有重視階段性成果收尾。由于收尾工作的特點(diǎn)是復(fù)雜和千頭萬緒，當(dāng)沒有重視階段性成果收尾時(shí)，就會不能及時(shí)的把項(xiàng)目文檔整理、驗(yàn)收和歸檔。原因是一個(gè)項(xiàng)目階段的工作剛完成時(shí),項(xiàng)目組成員都保留著最新的階段記錄,如階段文檔或最新的文檔版本,這個(gè)時(shí)候收集起來是非常容易的。時(shí)間久了,隨著人員的變動(dòng)或者項(xiàng)目的需求變更，有些項(xiàng)目成員可能離開了項(xiàng)目組，那時(shí)再去收集他們保存的文檔資料就非常困難了,甚至有些記錄永遠(yuǎn)也找不到了。例如，本次客戶方項(xiàng)目經(jīng)理就換了幾任。
事實(shí)上，只有階段性成果收尾提供的數(shù)據(jù)信息越真實(shí)、越準(zhǔn)確,才能保證在項(xiàng)目最終收尾時(shí)客觀評定項(xiàng)目的績效，總結(jié)的經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)和文檔資料才有真正的價(jià)值。因此，作為一個(gè)好的項(xiàng)目經(jīng)理，一定要學(xué)會收集、整理和保存階段性項(xiàng)目記錄。千萬不要把它當(dāng)作可有可無的事情，或假手于人希望別人會收集和保管好資料。
簡單的說，作為一個(gè)好的項(xiàng)目經(jīng)理，一定要重視進(jìn)度中的階段性里程碑成果，提前做好項(xiàng)目階段性工作的收尾工作。階段性收尾工作是保證項(xiàng)目成功的重要管理手段，它和項(xiàng)目的其他工作一樣，應(yīng)該要納入項(xiàng)目計(jì)劃中并認(rèn)真執(zhí)行、落實(shí)。
三、高效ERP項(xiàng)目收尾的策略
ERP項(xiàng)目的實(shí)施一般包括六個(gè)階段，即項(xiàng)目選型、培訓(xùn)、業(yè)務(wù)流程重組、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理、試點(diǎn)運(yùn)行和上線切換等。但在ERP系統(tǒng)上線切換后，緊接著還有一項(xiàng)重要的工作，就是項(xiàng)目的收尾驗(yàn)收。因此，項(xiàng)目負(fù)責(zé)人在項(xiàng)目快結(jié)束的時(shí)候，必須把目光轉(zhuǎn)向重點(diǎn)關(guān)注項(xiàng)目收尾工作。在這里，與大家分享我在本次ERP項(xiàng)目的收尾經(jīng)驗(yàn)和總結(jié)：
(1)領(lǐng)導(dǎo)大力支持能為順利收尾保駕護(hù)航
ERP項(xiàng)目驗(yàn)收看似簡單，事實(shí)上卻是一項(xiàng)非常復(fù)雜的工作，必須要引起雙方"一把手"領(lǐng)導(dǎo)和項(xiàng)目組成員的高度重視，千萬不能敷衍了事。因?yàn)槌晒Φ腅RP項(xiàng)目收尾能保證項(xiàng)目順利通過驗(yàn)收、項(xiàng)目結(jié)算款順利收到、并和客戶保持良好的關(guān)系。所以，項(xiàng)目收尾的成功要求項(xiàng)目經(jīng)理機(jī)智地協(xié)調(diào)收尾工作中的人物關(guān)系，但因?yàn)閷?shí)施活動(dòng)只是整個(gè)項(xiàng)目生態(tài)范圍環(huán)境中的一部分，許多對項(xiàng)目的影響因素不是為項(xiàng)目經(jīng)理所控制的。因此，在收尾工作如客戶款項(xiàng)收取、合同結(jié)束會談、客戶關(guān)系出現(xiàn)危機(jī)等許多場合下都需要雙方公司高層領(lǐng)導(dǎo)的支持和參與，只有在一個(gè)雙方公司領(lǐng)導(dǎo)很重視的環(huán)境下，ERP項(xiàng)目收尾工作才會是更為出色和順利的完成。
(2)明確收尾階段需求變更的處理方法
當(dāng)ERP項(xiàng)目要收尾驗(yàn)收了，但客戶的需求還在變化該怎么辦呢?如果任由客戶需求老是在變，ERP項(xiàng)目驗(yàn)收就會遙遙無期。因此，實(shí)施顧問要主動(dòng)取得客戶的理解，對其不甚合理的需求變更作出解釋，爭取驗(yàn)收談判和開發(fā)上的主動(dòng)性。不能一味的答應(yīng)客戶無理的需求，否則很可能會陷入反復(fù)變更的泥潭而不得脫身。例如，可以盡量與客戶溝通，爭取把某些功能放在下一個(gè)版本中去實(shí)現(xiàn)，先把本次項(xiàng)目進(jìn)行驗(yàn)收和收尾是關(guān)鍵所在。
(3)整理和收集好詳細(xì)的實(shí)施活動(dòng)文檔
管理資料收尾是項(xiàng)目經(jīng)理經(jīng)常忽略的過程。把項(xiàng)目實(shí)施文檔整理歸檔，對于項(xiàng)目的延續(xù)性是有很重要的意義的。因?yàn)樵贓RP項(xiàng)目實(shí)施過程中，企業(yè)會根據(jù)企業(yè)自身情況結(jié)合ERP軟件流程建立標(biāo)準(zhǔn)流程與標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)規(guī)范，并對系統(tǒng)進(jìn)行參數(shù)設(shè)置，這些文件都是日后企業(yè)進(jìn)行ERP系統(tǒng)運(yùn)維