作為支持項(xiàng)目管理的信息化系統(tǒng)，從一個(gè)新系統(tǒng)的上線，到這個(gè)系統(tǒng)退出運(yùn)作，直至下一個(gè)新系統(tǒng)代替它，它本身也需要經(jīng)歷一個(gè)出生到消亡的過程，這樣一個(gè)過程，便成了一個(gè)系統(tǒng)的生命周期。與傳統(tǒng)的信息系統(tǒng)不同的是，項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)在更大程度上有些依賴于項(xiàng)目，現(xiàn)代企業(yè)的特點(diǎn)是項(xiàng)目和運(yùn)作結(jié)合使用的情況比較多見，故而很多企業(yè)將項(xiàng)目管理與運(yùn)作管理的信息化系統(tǒng)建設(shè)為一體，其本身的生命期要高于一般項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)。
如果單純考慮為項(xiàng)目制定系統(tǒng)，可能項(xiàng)目的周期結(jié)束了，系統(tǒng)本身的生命力還很旺盛，緊接著下一個(gè)項(xiàng)目繼續(xù)使用。可見傳統(tǒng)的企業(yè)或者項(xiàng)目組在建立一個(gè)項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)時(shí)，是用一個(gè)系統(tǒng)支持多個(gè)項(xiàng)目的方式來展現(xiàn)。
但我們知道，如果項(xiàng)目非常龐大，比如三峽、奧運(yùn)、航天(這些大項(xiàng)目在一定程度上完美的體現(xiàn)了一個(gè)項(xiàng)目獨(dú)特、臨時(shí)等的特點(diǎn))。這類項(xiàng)目所擁有的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)，與項(xiàng)目本身結(jié)合的程度就非常高，這樣類型系統(tǒng)的出現(xiàn)，也就是為這樣一個(gè)項(xiàng)目而準(zhǔn)備的，它不可能在繼續(xù)別的項(xiàng)目，或者參與其他常規(guī)運(yùn)作管理。所以與上一種信息系統(tǒng)相比較較，這類系統(tǒng)更能說明項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的特點(diǎn)。
無論是哪種項(xiàng)目管理系統(tǒng)，它的生命周期都是一樣的，都要經(jīng)歷因項(xiàng)目的誕生而部署，隨著項(xiàng)目的結(jié)束而結(jié)束。一般來說，項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)都會經(jīng)歷四個(gè)階段，這四個(gè)階段和項(xiàng)目的關(guān)系緊密聯(lián)系在一起(個(gè)別運(yùn)作概率高的“項(xiàng)目管理系統(tǒng)”例外)。
第一階段：項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的誕生階段。當(dāng)一個(gè)或多個(gè)項(xiàng)目誕生的時(shí)候，項(xiàng)目組就開始籌劃利用何種技術(shù)來支持這些項(xiàng)目，如何建立一套可行的解決方案。根據(jù)項(xiàng)目的特點(diǎn)，項(xiàng)目組需要在這個(gè)階段的開始經(jīng)行分析和研究，即項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的部署調(diào)研，項(xiàng)目組形成一個(gè)初步的概念。緊接著，項(xiàng)目組要根據(jù)項(xiàng)目需求的特點(diǎn)，和初步概念的建議，形成一份可行性報(bào)告文件。
這里需要注意的是，項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)作為支持項(xiàng)目的一個(gè)組成部分，其本身的建設(shè)過程也是一個(gè)項(xiàng)目。在前期的可行性分析中，從確定范圍到列出計(jì)劃，都需要詳細(xì)的體現(xiàn)出每一個(gè)環(huán)節(jié)的特點(diǎn)。當(dāng)計(jì)劃書已經(jīng)形成的時(shí)候，就意味著下一個(gè)階段的開始，可行性計(jì)劃的建立，是通過定量和定性分析后的結(jié)果來得到。一般而言，當(dāng)一個(gè)項(xiàng)目組在此項(xiàng)目的實(shí)施上比較熟練的時(shí)候，他們對信息系統(tǒng)的需求都是比較明確，通過對項(xiàng)目的分析、專家的判斷、公司內(nèi)部技術(shù)的支持等，可以得出具體需求的方案。但也有項(xiàng)目組對此并不是很熟悉，到底建立一個(gè)什么樣的系統(tǒng)才符合自身項(xiàng)目的要求，他們往往選擇了外部咨詢的方式，有外部的專業(yè)機(jī)構(gòu)來幫助他們提出解決方案。
第二階段：項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的開發(fā)階段。項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的開發(fā)和部署，是一項(xiàng)比較難的過程。很多企業(yè)自身都是無法完成這樣一項(xiàng)任務(wù)，所以也就出現(xiàn)了市場上專門提供這些軟件的供應(yīng)商，像微軟等一些機(jī)構(gòu)。但也有個(gè)別企業(yè)可以開發(fā)，因?yàn)槠浔旧淼捻?xiàng)目復(fù)雜程度不高，或者這個(gè)機(jī)構(gòu)自己就是開發(fā)此類軟件的?！ ?/span>
項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)開發(fā)的過程本身就是一個(gè)典型的項(xiàng)目。而這個(gè)過程在項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)的生命周期中占著重要的位置。它也需要經(jīng)歷幾個(gè)過程來實(shí)現(xiàn)。
1，開發(fā)規(guī)劃階段。項(xiàng)目的特點(diǎn)決定了其不可以有“重來”的現(xiàn)象，所以開發(fā)系統(tǒng)，其本身的規(guī)劃就成了一項(xiàng)重任。你需要考慮開發(fā)此系統(tǒng)在整個(gè)項(xiàng)目過程中的作用;如何指導(dǎo)系統(tǒng)開發(fā);如何優(yōu)化配置，借調(diào)各類資源;以及此系統(tǒng)如何與其他輔助工具配合等。一個(gè)完整的項(xiàng)目管理信息系統(tǒng)規(guī)劃，應(yīng)當(dāng)包括此系統(tǒng)的開發(fā)目標(biāo)、總體架構(gòu)、組織結(jié)構(gòu)、管理流程、系統(tǒng)的實(shí)施計(jì)劃、信息系統(tǒng)的技術(shù)規(guī)范、系統(tǒng)的開發(fā)負(fù)責(zé)、開發(fā)結(jié)構(gòu)或組織等信息。