點則是「未來的知識」，所以知識庫管理必須與創(chuàng)造未來價值的活動相合。雖然企業(yè)由于不同的理由(法律規(guī)定，作業(yè)效率等)必須把「文件」管理好，但是良好的文件管理并不能保證良好的知識庫管理，知識在建立「知識庫」的時候一定要先確定下述四個條件：
1.誰是知識庫的使用者?亦即未來的知識庫價值活動為何?
2.「庫化知識」的形式與數(shù)量為何?適切性比完整性重要。
3.「庫化知識」的品質(zhì)與價值為何?評估的工作絕不能省。
4.有效的儲存與傳播媒介為何?要用什么樣的信息科技?
若欲將整個企業(yè)的外顯知識都整理進知識庫中，將是龐雜無益的(也無必要的)重大工程。另外企圖「過分結(jié)構(gòu)化」某些知識也是徒勞無益的，因為知識中所含有的重要內(nèi)隱知識本質(zhì)上是無法結(jié)構(gòu)化的，結(jié)構(gòu)性太強反而會扼殺知識的本質(zhì)，甚而引起對知識的誤解。
由于知識庫中的知識可以讓所有員工分享，因此是屬于組織的資產(chǎn)，不但可以創(chuàng)造股東價值的成長，而且「在員工下班之后，還能夠留在公司」，無怪乎許多公司把「建立知識庫」當成知識管理的核心工作。
第三個重要觀念是恰當?shù)臄?shù)字科技有助于知識庫的管理。雖然知識庫管理不一定非用到數(shù)字科技不可，但是由于網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)是聯(lián)結(jié)全世界知識寶庫的管道，可以克服知識受限于區(qū)域性以及分布失衡的缺點，信息所在位置對于搜尋效果也不再成為問題。特別是網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)中介人(internet broker)出現(xiàn)后，大幅提升了網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)成為知識工具的價值，許多公司開始利用網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)的技術(shù)來建構(gòu)「企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)」(Intranet)，儲存有關(guān)產(chǎn)品、行銷、客戶、及經(jīng)營等相關(guān)知識。網(wǎng)絡(luò)超文書(hypertext)的架構(gòu)，讓使用者悠游于各知識庫之間，但是完善的知識庫管理系統(tǒng)除了網(wǎng)絡(luò)瀏覽器(browser)之外，還需要其它復雜的工具配合，才能有效掌握與傳播知識，像lotus Notes, Grape VINE等知識庫管理工具都能有效地協(xié)助組織做好知識庫管理。
二、市場化策略--知識地圖的建立
知識地圖，或稱知識分布圖(又稱作知識黃頁簿)是知識的庫存目錄。就好像城市地圖顯示的街名、圖書館、車站、飯店、學校、機構(gòu)等各項資源的地理位置，知識地圖所以尋找的人組織有那些知識項目及其分布地點位置，以便員工按圖索驥，找到他們需要的知識來源。知識地圖所顯示的知識來源，可能是部門名稱、小組名稱、專家名字、相關(guān)人名字、文件名稱、參考書目、事件代號、專利號碼、或知識庫索引等，但卻不包含知識的內(nèi)容本身，它是指南和向?qū)В靡怨?jié)省員工追蹤知識來源的時間。有了良好的知識地圖，無論所需要的知識多么冷僻，只要有個開頭，就可以透過層層的推薦一路追蹤下去找到知識的源頭。這樣的雪球效應(yīng)，使員工在需要知識的時候，不會因為太費時間而將就于便利但不完善的知識。組織也可以利用知識地圖了解那些知識尚待補強或開發(fā)，那些知識應(yīng)當擴散及推廣等。
知識地圖所需要的信息有的已經(jīng)存在于組織中不同員工的腦袋里，但往往沒有文件的記錄，而且失之于片斷與不完整。組織可以用問卷的形式把員工已經(jīng)知道的索引搜集起來，重新整理。對于「以知識為網(wǎng)際網(wǎng)絡(luò)基礎(chǔ)」的企業(yè)而言，建構(gòu)知識地圖之前尚須做好知識的分類與整理。因為知識地圖和組織架構(gòu)圖(organizational_chart)不同。組織架構(gòu)圖以階級排列員工從屬及職位名稱，但并不能顯示具備重要知識的基層員工位置所在，所以對找尋知識助益不大。要制作一份良好的知識地圖，必須完成以下五件工作：
1.將重要知識及技能的型態(tài)加以分類。
2.將各類知識及技能的程度加