溝通管理計劃的編制非一日之功，不能希望與畢其功于一役。項目隨著進展干系人可能會有變化。比如項目前期，機場各使用單位，地服、安檢等，他們需要提出期望和需求，是重要的項目干系人。而項目后期，機場的信息中心需要對本系統(tǒng)進行日常維護，是重要的項目干系人，這就需要不斷更新項目溝通管理計劃，做好PDCA。
我利用項目范圍說明書，項目管理計劃等，結(jié)合項目干系人分析制定了項目溝通計劃。
二、做好項目干系人管理
項目干系人管理是指滿足項目干系人的需求并解決項目干系人間的問題。由于航顯系統(tǒng)項目干系人眾多，各干系人出于自身利益的考慮，均會對項目施加壓力和影響，企圖使項目向自己有利的方向發(fā)展，由此產(chǎn)生了許多矛盾和沖突。項目前期機場干系人對航顯系統(tǒng)三豎屏要的顯示內(nèi)容存在分歧。值機人員希望三聯(lián)屏強調(diào)值機信息，方便旅客辦理值機手續(xù);而安檢人員更關(guān)注于飛機的起飛時間，以提醒旅客及時通過安檢。邀請干系人進行面對面的會議對于解決此類沖突很有幫助。會議上我通過軟件模擬了各干系人的頁面顯示方案，通過不斷討論，使項目干系人對三聯(lián)屏的顯示內(nèi)容達成共識，解決了問題。
項目變更是難免的，根據(jù)以往項目經(jīng)驗，項目越到后期，變更的成本和時間代價越大。航顯系統(tǒng)在研發(fā)后期，客戶方曾提出在OPS主機中加入離港航班聲控提醒功能，此功能需要額外采購聲控設(shè)備，并修改大段代碼。我向本機場展示了其他機場由于變更造成了項目周期延誤的案例，以及項目范圍蔓延的危害，和機場協(xié)商將此功能作為系統(tǒng)上線后的二期研發(fā)變更，讓變更不會導(dǎo)致項目進度的失控。航顯系統(tǒng)如期順利交付，兩周試運行正常，在新候機樓投運后全面推廣。至今，系統(tǒng)運行正常，受到客戶有關(guān)部門的一致好評。
項目的圓滿成功離不開項目的溝通管理。加強全員溝通技巧的培訓(xùn)，特別是沖突處理方面的培訓(xùn);加強和客戶方溝通，確保和每個對接人對接獲得的情報都一致。在本項目開發(fā)過程中也遇到一些問題，比如少數(shù)人員不重視沖突的處理;機場接人較多且有的對項目參與不足，溝通上存在一定障礙。因此，筆者從中得到的經(jīng)驗便是細(xì)致的溝通管理是項目成功的重要保障，尤其是大型項目。
三、及時全面的信息分發(fā)
按照溝通計劃，我通過工作會議、郵件、電話等方式為項目干系人及時提供航顯系統(tǒng)的相關(guān)信息。對于內(nèi)部的項目團隊成員，我利用公司內(nèi)部的網(wǎng)絡(luò)交流平臺作為輔助溝通手段，每周也通過周例會的方式進行溝通。向項目干系人進行信息分發(fā)的時候，我充分注重溝通的技巧。和機場集成系統(tǒng)的對接，接口的調(diào)試，既是關(guān)鍵活動又是項目的薄弱環(huán)節(jié)。此類復(fù)雜重要的活動，容易造成溝通困難，過多使用專業(yè)術(shù)語等問題，形成與部分項目干系人的溝通障礙。為此我和機場干系人分享了其他機場航顯系統(tǒng)的案例;同時讓機場干系人安排集成系統(tǒng)有關(guān)知識的培訓(xùn)，以這些方式來掃除溝通的障礙。
作為項目經(jīng)理，我深知“只報喜不報憂”對系統(tǒng)研發(fā)的危害極大。項目前期我根據(jù)進度情況進行趨勢分析時，意識到要按工期完成項目有可能人力不足，我向公司領(lǐng)導(dǎo)和機場提交了系統(tǒng)各項參數(shù)，反映了這一情況，最后成功說服公司增派了經(jīng)驗豐富的人員，保障項目繼續(xù)順利執(zhí)行。
四、制定項目的績效報告
制定績效報告主要是為了定時進行工作的匯報。每周五我要求項目組成員通過公司OA提交本周工作匯報，內(nèi)容包括本周完成的工作和下周任務(wù)計劃。每個小組成員都要對自己的總結(jié)報告負(fù)責(zé)。這些信息都會匯總成每周《工作匯報》在OA上給予展示，并將電子版發(fā)給機場對接人查閱，聽取其反饋意見。我結(jié)合《工作匯報》召開評審會議，檢查進展情況、用掙值管理EMV分析偏差并制定糾偏措施，以此制作項目的績效報告。通過績效報告，項目干系人可以獲得項目在特定時間的進展、資源的使用情況等信息。
制定績效報告的時候，我還使用了微軟PROJECT 2010軟件。Project 2010為制定績效報告提供了很多模板。比如“總覽報表”為管理高層提供了他們希望看到的航顯系統(tǒng)每周概況信息。而“成本報表”提供了項目現(xiàn)金流等信息。我通過及時完成和提交績效報告，使項目團隊成員和項目關(guān)系人隨時掌握項目情況，保證項目順利實施。