數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的過程概括為以下幾個(gè)方面。
（1）建立數(shù)據(jù)準(zhǔn)備有關(guān)組織。ERP實(shí)施要建立相應(yīng)的項(xiàng)目組織。在具體的實(shí)施過程中，一般還要在項(xiàng)目組內(nèi)進(jìn)行相應(yīng)的分工。為了更好地完成數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作，建議在項(xiàng)目組內(nèi)專設(shè)數(shù)據(jù)組，從組織上保證數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的順利進(jìn)行。數(shù)據(jù)組的主要工作是分析數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的范圍，建立數(shù)據(jù)搜集模板，組織必要的培訓(xùn)，監(jiān)督數(shù)據(jù)質(zhì)量，并負(fù)責(zé)數(shù)據(jù)的最終導(dǎo)入和使用。
（2）明確數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的要求和范圍。一般經(jīng)過初期的項(xiàng)目調(diào)研和培訓(xùn)后，項(xiàng)目組會(huì)確定基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的范圍和要求。數(shù)據(jù)組在此基礎(chǔ)上要分析基礎(chǔ)數(shù)據(jù)從哪些部門搜集，明確數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的難點(diǎn)和重點(diǎn)，從而確定數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的分工和進(jìn)度安排。
（3）準(zhǔn)備基礎(chǔ)數(shù)據(jù)模板。一旦明確了數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的要求和范圍，數(shù)據(jù)組要分別為各種類型的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備相應(yīng)的搜集模板，并與業(yè)務(wù)部門進(jìn)行溝通，解釋基本資料中的重要字段，勾選必要字段。同時(shí)與該部門確認(rèn)數(shù)據(jù)資料整理的進(jìn)度并取得相關(guān)責(zé)任人的承諾。比如說，要準(zhǔn)備供應(yīng)商資料，我們把CRM軟件中的供應(yīng)商資料導(dǎo)出到Excel表格，針對表格中需要填寫的項(xiàng)目提供一個(gè)詳細(xì)的說明，讓業(yè)務(wù)部門填寫。但必須明確表格中哪些數(shù)據(jù)是必須填寫的。這樣每個(gè)準(zhǔn)備供應(yīng)商信息的人，就會(huì)知道供應(yīng)商資料應(yīng)該包括供應(yīng)商名稱、編號、地址、稅號/賬號、聯(lián)系人等等。
（4）對數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)和核對。在數(shù)據(jù)的搜集整理過程中，數(shù)據(jù)組要不斷對整理的數(shù)據(jù)進(jìn)行校驗(yàn)和核對，以保證數(shù)據(jù)的質(zhì)量。發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤和遺漏要及時(shí)與具體負(fù)責(zé)部門和人員進(jìn)行溝通，不要等大量數(shù)據(jù)積壓后再解決。對于不影響整體上線效果的部分資料，如果其本身過于龐大，可就其中一部分先行整理，其余在上線后慢慢補(bǔ)充。
（5）數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換和導(dǎo)入?；A(chǔ)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備到一定程度時(shí)，可以考慮進(jìn)行部分?jǐn)?shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換和導(dǎo)入。如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量不大，導(dǎo)入可以采用組織專門錄入員直接輸入的方式，如果基礎(chǔ)數(shù)據(jù)量很大，一般就需要采用通用的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序或開發(fā)專門的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序，比如易飛系統(tǒng)的數(shù)據(jù)導(dǎo)入就可以通過SQL Server的數(shù)據(jù)導(dǎo)入導(dǎo)出工具來進(jìn)行。因此如果數(shù)據(jù)量大，在數(shù)據(jù)準(zhǔn)備時(shí)就更需要按一定格式準(zhǔn)備數(shù)據(jù)，否則，數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換程序不能正常工作。
4、數(shù)據(jù)準(zhǔn)備應(yīng)注意的問題
總的來說，數(shù)據(jù)準(zhǔn)備工作應(yīng)該在意識上、方法上、操作上注意以下幾個(gè)方面的問題。
?。?/span>1）企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)要對數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的重要性達(dá)成共識并進(jìn)行有力推動(dòng)
“輸入是垃圾，輸出的必然是垃圾”。為確保信息的準(zhǔn)確性，企業(yè)必須投入大量人力物力進(jìn)行漫長的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備。企業(yè)的原有管理多是概念型的東西，一旦具體量化就會(huì)出現(xiàn)很多困難。更何況初期的數(shù)據(jù)準(zhǔn)備沒有任何成效，枯燥而乏味，還要不時(shí)接受來自各方面的有形及無形的壓力，這時(shí)領(lǐng)導(dǎo)的支持與鼓勵(lì)就顯得尤為重要，因此負(fù)責(zé)項(xiàng)目的老總和領(lǐng)導(dǎo)在任何階段都不能忽視對項(xiàng)目的支持與鼓勵(lì)。同時(shí)，由于數(shù)據(jù)準(zhǔn)備牽涉到企業(yè)多個(gè)部門，因此也離不開各部門員工的積極配合與支持。
?。?/span>2）數(shù)據(jù)準(zhǔn)備要兼顧科學(xué)性和實(shí)用性
以BOM數(shù)據(jù)為例，筆者曾在一家客戶的實(shí)施過程中發(fā)現(xiàn)，由于企業(yè)多年來實(shí)行的是較為粗放的生產(chǎn)管理方式，因此對于系統(tǒng)要求的一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)，企業(yè)沒有完整的記錄，企業(yè)的BOM數(shù)據(jù)往往是七八年甚至是十幾年前的消耗定額。這期間生產(chǎn)部門早已對其進(jìn)行了更新和改動(dòng)。但由于缺乏精細(xì)的管理方式，這些改動(dòng)沒能以有效的文件形式保留下來，造成技術(shù)部門與生產(chǎn)部門的嚴(yán)重脫節(jié)。實(shí)施中由于我們一開始在BOM資料準(zhǔn)