效的解決辦法是高層的決定或項(xiàng)目經(jīng)理依靠本身的管理及協(xié)調(diào)能力。
很多時(shí)候,資源的沖突主要是項(xiàng)目基線的建設(shè)缺乏規(guī)范,組員的工作在開(kāi)始時(shí)不明確,項(xiàng)目經(jīng)理未能有效管理項(xiàng)目的進(jìn)度,項(xiàng)目中任何工作上的延誤直接影響其他項(xiàng)目的啟動(dòng)和進(jìn)度。所以要解決項(xiàng)目經(jīng)理與部門(mén)經(jīng)理間對(duì)資源調(diào)配及管理的問(wèn)題,企業(yè)必須建立項(xiàng)目基線的建設(shè)機(jī)制,鞏固項(xiàng)目經(jīng)理本身對(duì)項(xiàng)目實(shí)施的進(jìn)度管理方法。所謂項(xiàng)目基線的建設(shè)機(jī)制包括明確的項(xiàng)目生命周期和合適的開(kāi)發(fā)體系應(yīng)用,在開(kāi)發(fā)過(guò)程中各階段的工作量及資源需求(技術(shù)、工作范圍、責(zé)任等)必須明確及合理,這些都應(yīng)該是立項(xiàng)的先決條件。
企業(yè)高層在確認(rèn)項(xiàng)目的工作量,時(shí)間線,資源需求后,必須按實(shí)際的情況在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間段提供項(xiàng)目經(jīng)理所需的資源,但往往我們?cè)趯?shí)施過(guò)程中,調(diào)派到項(xiàng)目組中的資源多未能符合項(xiàng)目立項(xiàng)時(shí)所要求的數(shù)量和技術(shù)能力,所以項(xiàng)目經(jīng)理必須在獲得資源后,重新調(diào)整項(xiàng)目計(jì)劃及工作分派計(jì)劃,盡量利用已分派的資源考慮項(xiàng)目如何才能夠完成交付。建立項(xiàng)目的第一份風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估和應(yīng)變方案。重建后的項(xiàng)目計(jì)劃必須讓企業(yè)高層確認(rèn),有關(guān)風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及應(yīng)變方案必須向企業(yè)高層匯報(bào)??v然企業(yè)高層否決重建的項(xiàng)目計(jì)劃,仍然要求項(xiàng)目經(jīng)理按原計(jì)劃完成交付,但風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估將可以保障項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目真的受到延誤時(shí),讓企業(yè)高層知道:“我已經(jīng)告訴了你結(jié)果會(huì)如何”的一個(gè)引子。
但這個(gè)機(jī)制并不說(shuō)明項(xiàng)目經(jīng)理便可以讓項(xiàng)目延誤,當(dāng)發(fā)現(xiàn)某組員的工作可能受到延誤,不能如期在指定時(shí)間釋放該組員時(shí),應(yīng)盡快與該組員的部門(mén)經(jīng)理及等待接收該組員的項(xiàng)目經(jīng)理進(jìn)行溝通,提出有關(guān)風(fēng)險(xiǎn),讓其他項(xiàng)目組能夠盡早建立應(yīng)變措施,調(diào)整工作計(jì)劃,或另找其他資源代替。盡量降低項(xiàng)目組與部門(mén)間,或項(xiàng)目組與項(xiàng)目組間的爭(zhēng)議。
項(xiàng)目經(jīng)理在項(xiàng)目過(guò)程中必須讓企業(yè)高層明白當(dāng)問(wèn)題發(fā)生時(shí),項(xiàng)目經(jīng)理所采用的措施如何降低企業(yè)的損失。這個(gè)管理環(huán)境的建設(shè)可以讓企業(yè)高層明確理解項(xiàng)目管理的真正價(jià)值,慢慢鞏固項(xiàng)目經(jīng)理的職權(quán)和提升項(xiàng)目經(jīng)理的能力。項(xiàng)目經(jīng)理及部門(mén)經(jīng)理本身職權(quán)在企業(yè)中有一定的約束,很多時(shí)候不一定能夠面對(duì)上司的壓力,同時(shí)應(yīng)付交付的壓力,所以企業(yè)必須為項(xiàng)目管理提供一個(gè)適合的環(huán)境,建立有關(guān)的機(jī)制及流程。
在實(shí)施過(guò)程中,項(xiàng)目經(jīng)理必須不斷對(duì)計(jì)劃及工作進(jìn)行評(píng)估,盡量利用項(xiàng)目管理五大變數(shù)(范圍,質(zhì)量,成本,時(shí)間,資源)的調(diào)整方法對(duì)項(xiàng)目進(jìn)度定期監(jiān)控,定期進(jìn)行調(diào)整,定期修改風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估及應(yīng)變方案,記錄調(diào)整后的結(jié)果對(duì)企業(yè)高層進(jìn)行匯報(bào),保證資源在指定的時(shí)間內(nèi)完成所交付的工作,在指定的使用期到達(dá)時(shí)解散資源,讓資源投入其他項(xiàng)目,盡量讓項(xiàng)目能夠如期完成。