很多人會忽視跨部門溝通會，其實這塊如果處理不好會影響整個公司的運營?？绮块T溝通會從前期目標的明確到溝通效率到后期的執(zhí)行力，都很重要。
在開會前，要做好充分的準備，這種準備甚至比見客戶更要充分。因為每一次的跨部門會議要講的東西和要解決的問題都是不一樣的。這種情況下，首先要有明確的目標，將待解決的問題全部列好。在開會之前將這些問題發(fā)出，讓大家準備好解決預(yù)案，然后拿到會上討論，就會比較有效率。
問題有兩種：一種是開放式問題，比如這是什么、該怎么辦等等；另一種是封閉式問題，即拋出問題后給出幾個選項，看各個部門之間對這幾個選項的態(tài)度，然后選出最優(yōu)方案。或者根據(jù)這幾個選項引出另外一個解決問題的方式。我更傾向于拋出封閉式問題，讓大家在會前事先準備好預(yù)案，就不會在會上扯得太遠。
在會議末尾，會議組織者再強調(diào)一下今天講了什么，下一步的計劃是什么，還需要解決什么問題，做哪些溝通的準備等等。每次會議之后做一個會議簡報， 用電子郵件的方式發(fā)給參會的人。
專案會議怎么開
第一，開會之前，要明確開會的目的。這次大秀，我們從三個月前就已經(jīng)開始策劃準備，每一次的會議都有不同的目的，通過每次的會議來推進專案的進程。
第二，需要對會議流程、參會人員有足夠清晰的了解，并且準備會議所需道具、檔案等一系列東西。自開始策劃大秀以來，專案會議可能每周都需要開， 會議流程如下：
1)回顧上周的會議記錄；
2)確定當周的進度；
3)確定各部門、協(xié)力廠商工作現(xiàn)狀；
4)確定需要各部門協(xié)調(diào)事宜；
5)討論決定下一步需要做的事情，并且分工落實到人。
第三，為了保證會議高質(zhì)高效地完成，需要注意以下幾點：
1)事先說明預(yù)期產(chǎn)出，做好流程及時間分配并嚴格執(zhí)行；
2)確定每個伙伴都會到達現(xiàn)場；
3)確定所有與會需要的素材都完整出現(xiàn)；
4)確定下一目標及未來的日程表安排。
第四，會議結(jié)束后，需要檢查會議記錄，隨時確定下一步安排好的工作正常進行。
第五，一般情況下，開會如果超過9 0分鐘，人心其實已經(jīng)渙散了，會議品質(zhì)就極差，因此，控制會議的時間也是會議召集者需要注意的一個問題。
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