也許你曾聽說過一位名叫大衛(wèi)·艾倫的規(guī)劃大師。多年來，艾倫幫助了許許多多人規(guī)劃了他們自己的時間和任務(wù)——也許，最重要的是用他命名的“井然有條”方法來歸整他們的郵件收信箱，簡稱GTD。
GTD的眾多追捧者十分狂熱。他們一絲不茍地制作了文件夾和標(biāo)簽——實物和數(shù)碼的都有——有很多分類，然后他們把文件準(zhǔn)確歸檔。艾倫的著作《井然有條》已經(jīng)賣出了成百上千冊，人們還花幾百美元去聽他的講座。
但是很多規(guī)劃系統(tǒng)都存在的問題就是用人們的一種焦慮（“我的資料沒能歸檔?！保┐媪肆硪环N焦慮（“由于這種特定的系統(tǒng)，我的資料沒能歸檔?！保?/p>
這點上不用太迷信，不過也許最好的系統(tǒng)就是不用系統(tǒng)。或者，換種方法，最好的系統(tǒng)需要的是最低限度的行為修正。一些小小的習(xí)慣可能不得不被接受，但是沒有什么能像GTD一樣縝密了。事實上理由相當(dāng)簡單。科技能通過使某些任務(wù)規(guī)劃自動化而完成大部分工作。我有一種簡易的五步系統(tǒng)，由于在有了名稱縮寫前它還稱不上系統(tǒng)，所以我決定稱自己的為LTG：任其自然。下面是怎樣做的步驟。
1.停止歸類，開始搜索
我看到我這一代最聰明的頭腦都被電子郵件的文件夾和標(biāo)簽折騰傻了。這些工具所承載的希望太重：它們是將你的郵件劃分稱邏輯巨塊的理性方法。
不過對它們的維護也可能成為對其的毀滅。如果一封郵件沒有存放在正確的文件夾會怎樣？如果一封郵件沒有被準(zhǔn)確歸檔并消失在日常的郵箱數(shù)據(jù)清理過程中會怎樣？維持標(biāo)簽或文件夾管理規(guī)則需要長期與極強的警惕性。所幸科技能夠恢復(fù)文件夾與標(biāo)簽，如果不是沒用的話，大大削弱了其重要性與承諾性。
你在找某樣?xùn)|西的時候，你往往只盯著一件找：一個航班確認(rèn)號、一份晚宴邀請函、一張銀行報表。幾乎現(xiàn)在所有的郵件程序和操縱系統(tǒng)都有強大的搜索特點，能找出任何包含你要的單詞、數(shù)字或者詞組的郵件。Win7的通用搜索將能找到任何你存在電腦中的郵件；Mac Os的探照燈也一樣。所有主流的網(wǎng)頁郵件服務(wù)也能讓你通過發(fā)件人、主題和正文來搜索郵件。
需要搜索超過一封以上郵件的時候，當(dāng)你有類似家庭旅游或者裝修等具體長期項目的相關(guān)郵件時，存?zhèn)€文件夾是不錯的辦法，多數(shù)郵件可以隨意放置在收信箱里。
附注：牢記一點，對于智能手機上存的郵件，搜索方法就不那么管用了。如果你用的是iPhone，蘋果的郵件應(yīng)用只能在“收件人”、“發(fā)件人”和“主題”這幾塊地方進行搜索。郵件的正文部分依然不得所知。如果你用的是Gmail這樣的網(wǎng)頁郵件服務(wù)商，你可以通過谷歌應(yīng)用軟件或者手機網(wǎng)頁導(dǎo)航來搜索正文的詞匯。
2.不要吝嗇屏蔽功能
如果你一開始就減少不需要的郵件數(shù)量，那你就能大大提升郵件歸納的速度。為此，考慮在這場持久戰(zhàn)里“屏蔽”那些你又愛又憎的發(fā)件人。
顯然，垃圾郵件發(fā)件人應(yīng)該被無情地屏蔽，但是為什么不繼續(xù)下一步？甚至連合情合理的個人和機構(gòu)也是可以屏蔽的——而且有這個必要。目錄商？屏蔽掉。大選/公決后還在發(fā)郵件的政治團體？屏蔽吧?？死锼埂ぐ驳律驗橛幸淮螌⒆约浩帘蔚男麄魅藛T郵箱地址公開而聞名，因為這些人漫無目的地發(fā)郵件給他。這是一連串相當(dāng)長的公關(guān)人員名單，他們可能對《Wired》雜志編輯已經(jīng)幾年沒看他們發(fā)的郵件了而感到失望。飽受收信箱堵塞困擾的人們應(yīng)該在顯示器旁邊掛一幅安德森的照片。
取消對各類郵件的訂閱或者更改某些網(wǎng)頁的設(shè)定會不會更加仁慈些？可能會，不過要花更多時間，而且為什么要為某些對你投擲垃圾的網(wǎng)站或個人考慮？
另一種想法：用正確的收信箱收取恰當(dāng)?shù)男畔ⅰ，F(xiàn)在我們通常不止用一個收信箱——不光是工作和私人郵箱賬號。Facebook有收信箱，Twitter、LinkedIn、Google