爭議的5個項目款項(下稱結算函)。同日，承包人項目部致函發(fā)包人工程部要求盡快解決三期結算、四期房屋鑰匙交付等5個事項(下稱進度函)。同日，發(fā)包人工程部回函稱：“原則同意你部按相關施工合同提出的五點要求”，同時也請做好三期結算、四期車庫配合驗收、四期房屋鑰匙交付等相關工作。之后，因發(fā)包人一直未完成工程結算，承包人向法院提起訴訟。訴訟中，雙方就發(fā)包人回函同意的是承包人結算函還是進度函發(fā)生了爭議。(選自《索倍網》判例5A0124)
【典型觀點】第一種意見認為：發(fā)包人回函同意的是進度函;第二種意見認為：發(fā)包人回函同意的是結算函及進度函。
【法律分析】我認同第一種意見，理由是：首先，從回函主體來看，哪個部門收函，哪個部門回函。發(fā)給發(fā)包人的結算函，由發(fā)包人工程部回函，不符合常理;而發(fā)給發(fā)包人工程部的進度函由發(fā)包人工程部回復合常理。其次，從函件內容上來看，結算函的回復顯然不在發(fā)包人工程部的職責范圍之內;回函明確表示要求承包人盡快辦理工程交付等事宜，系針對進度函提及的辦理工程交付等事宜的答復。最后，回函中沒有涉及工程結算中的問題，如果僅憑發(fā)包人工程部回函中同意承包人5點要求，就可以作為確認雙方存在爭議的5項款項的意思表示，那么發(fā)包人之前特地另行出具工程結算書審核意見扣除款項就毫無意義了。判例中，上海一中院認定發(fā)包人工程部回函針對的是進度函，而不是結算函。
【索賠支招】其一，文件上應有按類別按順序的編號，避免混淆;其二，文件標題應概括文件主要內容，回復亦然，想混淆的除外;其三，文件內容要重點突出、簡潔明了，比如停工索賠函，要說清楚停工期間、停工人數(shù)、機械臺班、模板腳手架等，至于依據及計算過程，可以作為附件，一旦工程師或甲方代表在其上簽“情況屬實”，即可據該內容計算出停工損失。
拒收文件——發(fā)包人拒收文件怎么辦
【索賠困惑】施工過程中，在承包人提交或發(fā)送文件后，發(fā)包人為逃避責任，往往不簽收或者拒收，該如何應對呢?如何證明曾發(fā)出過該文件，甚至根據合同要求或法律要求證明發(fā)包人收到了文件?
【索賠依據】《標準施工招標文件(2007版)》通用條款第1.7條規(guī)定：“與合同有關的通知、批準、證明、證書、指示、要求……等均應采用書面形式……均應在合同約定的期限內送達指定地點和接收人，并辦理簽收手續(xù)”。如何理解，可看如下案件：
【典型判例】承包人申江四建與發(fā)包人三滬建設簽訂承包合同后進場施工，后因發(fā)包人未按約支付工程款，致使工程停工。雙方達成的補充協(xié)議約定：除了已付款外，發(fā)包人還應在7日內支付800000元工程款。但發(fā)包人僅支付了130000元。兩年后，承包人向法院提起訴訟，請求判令發(fā)包人支付拖欠的工程款及利息。在這兩年內，承包人曾兩次以掛號信方式發(fā)函通知發(fā)包人支付工程款，但這兩份信函均因發(fā)包人地址查無此人而被退回。但發(fā)包人認為承包人訴訟請求已過訴訟時效。(選自《索倍網》判例5A0126)
【典型觀點】第一種意見認為：承包人催款函沒有發(fā)包人簽收，已過訴訟時效。第二種意見認為：承包人已發(fā)催款函，沒有過訴訟時效。
【法律分析】我認同第二種意見，理由是：承包人向發(fā)包人追討工程款受法院保護的期限即訴訟時效為兩年，從約定應支付的最后日期的次日算起。如果承包人曾追討過，則訴訟時效重新計算;如果承包人未在該訴訟時效內追討工程款，人民法院不再保護。承包人發(fā)催款函即是向發(fā)包人追討，發(fā)包人是否實際收到該催款函不影響承包人追討事實的確立。判例中，上海一中院認為雖然兩份掛號信由于發(fā)包人遷移新址不明而被退
回，但該行為已表明其在訴訟時效內以適當?shù)姆绞郊皶r主張了自己的權利，故判決駁回了發(fā)包人訴訟請求已過訴訟時效的主張。
【索賠支招】其一，掛號信寄送，要查詢并保留寄出憑證及對方簽收記錄，掛號信寄送費用較低，但不能證明所寄文件;其二，賓館發(fā)傳真，要保留傳真報告、發(fā)票并請賓館蓋章;其三，EMS寄送，在快遞單上寫清楚郵寄的文件的名稱和份數(shù)，保留加蓋郵戳的快遞單，在EMS網站上打印郵件跟蹤查詢記錄，同時可以向郵局要快遞的簽收復印件并加蓋郵局證明章，重要文件通過該方式較好;其四，掛號信加公證，保留掛號信憑證和公證書。
總的來說，要遵守索賠時效和簽證時效，甚至利用索賠時效和簽證時效促成索賠，正確收發(fā)索賠文件、有效撰寫索賠文件就成了重要工作，而這些工作的關鍵都在細節(jié)里。承包人只有重視這些細節(jié)、扎實管理，才有可能打好索賠與反索賠的筆墨官司。