人，較大級別的長官。這些人比較忙，一般系統(tǒng)只有運行不下去才會直接找資訊部主管反映問題，因此正好利用項目準備期，和這些領導們進行溝通，了解在日常工作中有哪些系統(tǒng)可改進的地方，或是他們自己覺得可以簡化的操作。一來可以提高系統(tǒng)的使用度，另外可以加強系統(tǒng)的推廣度。
如果做得比較道位的，可以在項目前準備一些針對此次項目開發(fā)的滿意度調查表，使得系統(tǒng)開發(fā)更有的放矢?；蚴且部梢詫σ恍┑诙踊虻谌龑拥牟糠纸?jīng)常打電話來騷擾的人員特殊溝通，咨詢他們的意見。我個人認為很多的反饋不好或是報怨，是因為溝通不好或是誤會所造成的。越是不好溝通越是要當面多次溝通，才能把敵化友，納為已用。
我們識別了項目的干系人，明確了項目的目標，知道了如何溝通，這些都是基本對外的，對內我們要做的是整理項目所要做的主要內容。我們做的項目都和流程有關，因此在項目開始前我會先將此次涉及的流程先用Visio的方式整理好，流程都是有一段適用期的，用戶只會管流程在當時的時候可以用，決對不會管你現(xiàn)在系統(tǒng)上這樣的流程的合理性。所以作為一個項目經(jīng)理，不僅是要考慮項目的管理、技術上的可行性、系統(tǒng)的設計，更主要的是要考慮系統(tǒng)是要給用戶使用，在貼近用戶業(yè)務的情況下，盡量得使它不要產(chǎn)生冗余。
所以一位好的IT項目經(jīng)理是了解各部門大致業(yè)務，如申請單位的一般物料、資產(chǎn)類、工程類的處理、采購員詢報議核或是統(tǒng)購的工作方式，再者會計做帳生成會計憑證的方法，能評估流程的合理性。系統(tǒng)永遠是為用戶服務的，用戶決對不希望來適應系統(tǒng)。所以永遠不要認為以前就是這樣，現(xiàn)在依然這樣是正確的，永遠要帶個疑問去分析現(xiàn)有的狀況。
有好的想法，可以先和組員或是關鍵用戶、流程所有者討論，得到認可后一來可提升系統(tǒng)的運行效率，二來也可增長自己的業(yè)務知識。永不滿足，海綿才能吸得更多。
當然整理出來的條條框框只是為了梳理清現(xiàn)系統(tǒng)中可優(yōu)化補充的地方，可以這么說，沒有一套系統(tǒng)是單獨存在的，在現(xiàn)在這個社會中，都講究集成。因此在考慮自己系統(tǒng)的同時，別忘記把其它相關的外圍系統(tǒng)考慮進去。在項目開始之前也必須考慮到他們的配合時間，盡早通知也可讓他們盡早安排，不至于項目結束后留下遺憾。
在外圍系統(tǒng)的整理中主要也分兩個層次，一是需要改進的接口，為了提高系統(tǒng)效率，用戶一直希望及時，但有些大范圍的數(shù)據(jù)，做到數(shù)據(jù)及時在時間效率上是不合算的。一來影響了服務器的資源，二來不及時對業(yè)務營運也不會造成影響。所以我會建議此類的接口，可采用服務器定時的方式處理，五分鐘至十五分鐘不等，數(shù)據(jù)量較大的，可按小時頻率處理，這樣即可達到原有的效果，又可以專用一臺服務器來處理這些定時代理，而不浪費用戶的應用資源。這只是一個方面，其它的改進接口還包括一些單條處理改為批次處理的等等，這些需要列一個清單，在項目前需要提前準備好，并提交告之相關所屬部門整理的大致情況。另一個層次是不需要改進的接口，也需要整理。做一個項目其實就是為了讓文檔更全面，系統(tǒng)功能合理，提升系統(tǒng)性能，增加系統(tǒng)功能。
如果這個項目是升級案，那還有新舊系統(tǒng)差異表是必不可少的，而且需要準備兩份。一份是對外的，作為用戶需要改進的內容。作為IT項目經(jīng)理，大多是技術出生，很容易寫一些開發(fā)方面的內容，比如會出現(xiàn)一些增加一個字段，服務器之類的字眼，這些用戶是不會懂的，什么叫字段？什么叫服務器？對他們而言是能看到什么，能做什么。不能用語言表達，可以用圖片輔助。
比如說界面上有不同，先用文字概述一下，增加哪些功能，然后用個例子再往下貼圖，用新舊圖片對比來展示功能，一目了然，非常直觀。對內的話就比較詳細些，也就是對應的對外的詳細寫出要做到哪些，增加哪些字段，列出表格以便追查項目中的各階段是否這些要求已經(jīng)達到。
項目準備階段既不是單純的需求調研，也不是單純的準備一些項目啟動會的資料，還有一些很多深層次的工作需要輔助處理。當然對于項目開發(fā)的成員如果技術、業(yè)務水平不達標的話，在這項目準備時期還需要不斷的用各種方式提高成員技能，以便項目正常運作。一定要使大家，包括項目成員和用戶都在目標統(tǒng)一的情況下，才能使項目有個好的開始。
不打無準備之仗，個人認為項目準備階段是項目成功的第一步，如果這個階段處理得好，那后面做事溝通都會比較方便，而且還會有人大力支持，會省心不少。