首先，對(duì)于前期操作過程中出現(xiàn)的錯(cuò)誤，系統(tǒng)管理員應(yīng)該進(jìn)行不斷的總結(jié)，并利用書面的形式記錄下來。如果可以通過系統(tǒng)設(shè)置來避免以后犯類似的錯(cuò)誤，那么也要講這個(gè)解決措施記錄下來。我們不希望，在同一個(gè)地方摔倒兩次。這里各位不要嫌麻煩。只要在日常操作中，出現(xiàn)了異常的狀況，都要進(jìn)行一一的記錄。如在下采購(gòu)訂單時(shí)，由于某個(gè)產(chǎn)品的采購(gòu)量比較大，用戶考慮到交期問題，會(huì)將產(chǎn)品下給兩個(gè)不同的供應(yīng)商。此時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)兩個(gè)問題。一是不同的供應(yīng)商產(chǎn)品，在外觀上可能會(huì)出現(xiàn)一些色差。這些色差客戶是否能夠容忍？二是如何將兩張采購(gòu)訂單同時(shí)對(duì)應(yīng)到一個(gè)采購(gòu)計(jì)劃？如果一不小心，企業(yè)就會(huì)在這里載跟斗。只要一次出現(xiàn)了狀況，就要將相關(guān)的內(nèi)容（包括問題出現(xiàn)的背景、錯(cuò)誤的操作、導(dǎo)致的后果以及后續(xù)的預(yù)防措施）等等記錄在案。
其次，在培訓(xùn)時(shí)，這些內(nèi)容就成為了很好的反面教材。特別是對(duì)于新員工來講，每次對(duì)他們進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，都需要將這些相關(guān)的內(nèi)容過一遍。這可以很好的防止企業(yè)在同一個(gè)地方不同的交學(xué)費(fèi)。不僅在培訓(xùn)時(shí)，在后續(xù)考核時(shí)，也應(yīng)該圍繞這些問題點(diǎn)進(jìn)行展開。其實(shí)我們的目的很明確。用戶以前在ERP系統(tǒng)操作過程中所出現(xiàn)的失誤，不應(yīng)該再重新犯。而利用這些反面教材，就可以起到這種效果。
四、培訓(xùn)在點(diǎn)的基礎(chǔ)上擴(kuò)展到面
有些企業(yè)的項(xiàng)目管理員在培訓(xùn)時(shí)，視野太過于狹窄。如對(duì)采購(gòu)員進(jìn)行培訓(xùn)時(shí)，只對(duì)其培訓(xùn)采購(gòu)相關(guān)的作業(yè)。如此的話，培訓(xùn)效果不會(huì)很理想。這主要是因?yàn)镋RP系統(tǒng)中的各個(gè)作業(yè)一環(huán)套著一環(huán)。采購(gòu)作業(yè)來源于銷售與生產(chǎn)，同時(shí)又是收貨、應(yīng)付等模塊的前置作業(yè)。采購(gòu)用戶雖然不需要對(duì)系統(tǒng)的所有操作都了解，但是應(yīng)該清楚，如果自己這個(gè)環(huán)節(jié)出現(xiàn)錯(cuò)誤的話，那么會(huì)對(duì)其他用戶產(chǎn)能怎么樣的不利影響。這也是筆者建議在培訓(xùn)時(shí)要能從點(diǎn)擴(kuò)展到面的原因。
如在給一個(gè)采購(gòu)員培訓(xùn)采購(gòu)價(jià)格變更的相關(guān)作業(yè)時(shí)，要讓采購(gòu)用戶認(rèn)識(shí)到，如果采購(gòu)的價(jià)格不準(zhǔn)確，會(huì)對(duì)后續(xù)的作業(yè)產(chǎn)生多大的影響。如財(cái)務(wù)核算的基本要求是要做到三單一致：采購(gòu)訂單、發(fā)票、入庫單的價(jià)格與金額一致。如果采購(gòu)價(jià)格錯(cuò)誤，那么就可能導(dǎo)致發(fā)票錯(cuò)誤、導(dǎo)致應(yīng)付帳款錯(cuò)誤。在培訓(xùn)時(shí)，要讓用戶明白，如果其工作不到位，影響的不單單是這個(gè)點(diǎn)，而是會(huì)影響到一個(gè)面。
同時(shí)，也要讓用戶認(rèn)識(shí)到，在后續(xù)糾正這個(gè)錯(cuò)誤時(shí)，可能需要花費(fèi)成倍的工作量。如在付款時(shí)，才發(fā)現(xiàn)采購(gòu)價(jià)格有誤。此時(shí)就需要作廢應(yīng)付憑單、作廢發(fā)票，然后更改計(jì)價(jià)數(shù)量。在重新生成應(yīng)付帳款等等。而不是說只在采購(gòu)訂單上更改采購(gòu)單價(jià)即可。與采購(gòu)價(jià)格相關(guān)的后續(xù)作業(yè)，都要作廢掉并重新作一遍。如果用戶能夠認(rèn)識(shí)到自己錯(cuò)誤給他們以及自己可能增加成倍的工作量，那么用戶在系統(tǒng)操作時(shí)，就會(huì)謹(jǐn)慎許多。有不少的用戶，在操作系統(tǒng)時(shí)馬馬虎虎，有部門原因就是沒有充分認(rèn)識(shí)到這一環(huán)扣一環(huán)的問題。還以為操作錯(cuò)誤不會(huì)影響到其它人。