項(xiàng)目站點(diǎn)。
營(yíng)銷性的：這種類型的交流是為了增強(qiáng)大家對(duì)項(xiàng)目的熱情。比如，出版項(xiàng)目成功經(jīng)驗(yàn)、樹立正面形象、分發(fā)管理推薦信以及使用項(xiàng)目標(biāo)識(shí)。
項(xiàng)目經(jīng)理必須主動(dòng)掌控交流活動(dòng)，必須有意識(shí)的計(jì)劃并且執(zhí)行交流活動(dòng)。如果你的交流行為既有效又主動(dòng)，那么你會(huì)發(fā)現(xiàn)整個(gè)項(xiàng)目運(yùn)作將更平穩(wěn)，并且遇到的沖突及障礙會(huì)更少一些。
8. 文檔管理
許多項(xiàng)目經(jīng)理認(rèn)為只有當(dāng)項(xiàng)目中有幾百份文檔時(shí)才需要進(jìn)行文檔管理。實(shí)際上，更好的方法是預(yù)先估計(jì)一下你認(rèn)為項(xiàng)目本身以及項(xiàng)目管理可能產(chǎn)生的文檔資料的數(shù)量，建立一套適當(dāng)?shù)倪^程和規(guī)則來組織文檔，并且在項(xiàng)目進(jìn)行期間進(jìn)行文檔管理以確保文檔不會(huì)失去控制。
小型項(xiàng)目的項(xiàng)目經(jīng)理不需要太多考慮文檔管理的問題。隨著項(xiàng)目的規(guī)模逐漸變大，項(xiàng)目經(jīng)理就必須要主動(dòng)管理項(xiàng)目中的文檔資料了。管理文檔時(shí)可能遇到的最普遍的問題就是文檔丟失了或難以找到，以至于在項(xiàng)目結(jié)束時(shí)要重新書寫。最壞的一種情況是文檔的版本失去了控制，文檔的更新日期過期了、丟失了、混亂了或是無法確定了。
文檔管理是項(xiàng)目管理的一個(gè)方面，可以使用像文檔庫這樣的工具。然而，如果存儲(chǔ)文檔時(shí)沒有使用適當(dāng)?shù)募夹g(shù)，以至于不能方便地存取文檔，那么使用工具只能讓問題更復(fù)雜。
文檔管理既簡(jiǎn)單又復(fù)雜。簡(jiǎn)單的任務(wù)比如說文檔命名約定。如果你的團(tuán)隊(duì)中有10個(gè)人，每個(gè)人每周提交一份狀態(tài)報(bào)告，那么很快你就會(huì)有成百份的文檔資料了。如果每個(gè)人都使用通用的命名規(guī)范，就很容易組織文檔。那么，文檔的名稱應(yīng)該以每個(gè)人的名字開頭嗎？如果這么做
，每個(gè)人的歷史狀態(tài)報(bào)告會(huì)排在一起，很容易找到。
可能你想找到某個(gè)特定時(shí)點(diǎn)的狀態(tài)報(bào)告。這時(shí)，狀態(tài)報(bào)告就應(yīng)該以時(shí)間開頭。這樣所有的狀態(tài)報(bào)告就按報(bào)告周期排在一起。
文檔管理的另一個(gè)方面是規(guī)定項(xiàng)目使用的文檔管理工具。比如，你可能將Microsoft Word作為標(biāo)準(zhǔn)的文檔編輯器。如果你的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)是跨職能的，包括客戶、廠商、供應(yīng)商，那么文檔管理規(guī)則就更重要了。
要想使文檔管理取得成功，有些其它的因素也必須考慮。比如，文檔存儲(chǔ)的位置、文檔的組織方法、訪問及安全規(guī)則、關(guān)鍵詞或索引、命名標(biāo)準(zhǔn)、版本控制、完成狀態(tài)、保留或銷毀狀態(tài)、備份以及標(biāo)準(zhǔn)模板。
9. 質(zhì)量管理
項(xiàng)目及可交付物符合客戶需求和期望的程度體現(xiàn)了質(zhì)量的好壞。換句話說，質(zhì)量的好壞最終要由客戶來評(píng)判。
項(xiàng)目組應(yīng)該努力滿足甚至超過客戶的需求和期望。有時(shí)候，大家可能會(huì)認(rèn)為高質(zhì)量就意味著最好的材料和設(shè)備，并且零缺陷。然而，大多數(shù)情況下，客戶不會(huì)期望而且也負(fù)擔(dān)不起這樣的完美解決方案。如果項(xiàng)目只是有一些缺陷的話，客戶還是會(huì)認(rèn)為交付的項(xiàng)目是具有高質(zhì)量的。
換句話說，一個(gè)解決方案設(shè)計(jì)完美、毫無缺陷，但是并不符合客戶的需要，那么這個(gè)方案也不是高質(zhì)量的方案。從質(zhì)量的觀點(diǎn)看來，質(zhì)量管理的目的首先是理解客戶的期望。然后，制定計(jì)劃及管理過程用以滿足甚至超出客戶的期望。
由于質(zhì)量的高低是由客戶來判定的，因此判定的標(biāo)準(zhǔn)看起來是相當(dāng)?shù)闹饔^的。然而，對(duì)質(zhì)量的評(píng)判也可以很客觀。我們首先需要把“質(zhì)量”這個(gè)一般術(shù)語分解成一些可定義質(zhì)量特征。
比如，你可能認(rèn)為計(jì)算機(jī)軟件的質(zhì)量應(yīng)該按照響應(yīng)時(shí)間、用戶體驗(yàn)、易用性、幫助文檔以及缺陷的多少來衡量。你一旦定義了可以量化的質(zhì)量特征，你就可以判斷它們是否可以客觀的衡量質(zhì)量。
質(zhì)量管理不是一個(gè)單一事件：它是一個(gè)過程，一種思維模式。一貫高質(zhì)量的產(chǎn)品不可能出自有缺陷的過程。你需要建立一個(gè)先衡量質(zhì)量，而后改進(jìn)過程的可重