并行的，并且是從項(xiàng)目開始到項(xiàng)目結(jié)束一直都在進(jìn)行的。例如，如果項(xiàng)目出現(xiàn)了一個(gè)重要的問題，你就必須忽略掉問題出現(xiàn)之前、出現(xiàn)期間或是出現(xiàn)之后你使用的項(xiàng)目管理的其它過程，而馬上使用問題管理過程。讓我們來仔細(xì)看看每一個(gè)管理過程吧。
1. 定義項(xiàng)目范圍
做 為一個(gè)項(xiàng)目經(jīng)理，你必須在項(xiàng)目開始前確定項(xiàng)目的各項(xiàng)工作是容易被大家理解的，并且已經(jīng)得到了項(xiàng)目發(fā)起人以及關(guān)鍵的項(xiàng)目利益相關(guān)者們的同意。你需要和發(fā)起人、項(xiàng)目利益相關(guān)人一起討論這些工作，以確保項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)和客戶對(duì)于項(xiàng)目的交付物、項(xiàng)目完成的時(shí)間、項(xiàng)目的成本、項(xiàng)目執(zhí)行團(tuán)隊(duì)、項(xiàng)目的完成方式以及最終獲得的 利益達(dá)成一致的認(rèn)識(shí)。
從項(xiàng)目管理的高層看來，定義項(xiàng)目工作的目的包括：
——理解項(xiàng)目目標(biāo)、可交付物、范圍、風(fēng)險(xiǎn)、成本、方法并且達(dá)成一致。這是定義項(xiàng)目工作中最重要的部分，并且大部分的時(shí)間都會(huì)花在達(dá)成一致上。
——判斷初始的業(yè)務(wù)案例是否仍然是正確的。例如，一個(gè)需要花費(fèi)1萬工時(shí)的項(xiàng)目可能具有商業(yè)意義。但是，如果定義工作的過程過于詳細(xì)，就會(huì)導(dǎo)致超過2萬小時(shí)的精確估算時(shí)間，這樣這個(gè)項(xiàng)目可能就不再可行了。
——確保那些你需要的資源在你需要的時(shí)候是可用的。
——制定一個(gè)高層次的項(xiàng)目基線。依靠這個(gè)基線，項(xiàng)目相關(guān)人員可以比較各個(gè)過程的執(zhí)行情況，也可以控制項(xiàng)目的范圍。
——與客戶在這個(gè)項(xiàng)目所使用的管理過程上達(dá)成一致。
需要花費(fèi)在定義項(xiàng)目工作上的精力取決于需要讓項(xiàng)目相關(guān)人員理解和文檔化的信息量的多少。需要花費(fèi)在定義項(xiàng)目工作上的時(shí)間取決于了解和文檔化這些信息所必需的時(shí)間長(zhǎng)短，也取決于需要花費(fèi)在獲得客戶的同意和認(rèn)可上的時(shí)間長(zhǎng)短。
對(duì)于大型復(fù)雜的項(xiàng)目來說，準(zhǔn)確的定義出最終的可交付物可能是非常困難的；估計(jì)出項(xiàng)目總成本和最終的交付日期也是很困難的。如果你管理的是大型復(fù)雜的項(xiàng)目，你可以把整個(gè)項(xiàng)目分成幾個(gè)小型項(xiàng)目。在這些小項(xiàng)目中，需要先做的小項(xiàng)目應(yīng)該更容易定義出它們的各項(xiàng)工作。那些在未來需要完成的小項(xiàng)目可以在快執(zhí)行的時(shí)候再詳 細(xì)定義出各項(xiàng)工作。
在定義項(xiàng)目范圍結(jié)束的時(shí)候，你應(yīng)該制定出一份《項(xiàng)目定義》。這份文檔從項(xiàng)目的目標(biāo)、可交付物、范圍、風(fēng)險(xiǎn)、交付日期和項(xiàng)目人員角色等各方面定義了項(xiàng)目的所有期望。這份文檔應(yīng)該在項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)開始執(zhí)行項(xiàng)目之前獲得項(xiàng)目發(fā)起人和其他關(guān)鍵的項(xiàng)目干系人的正式批準(zhǔn)。
2. 制定工作計(jì)劃
在你定義項(xiàng)目的時(shí)候，你要確保和項(xiàng)目發(fā)起人在項(xiàng)目應(yīng)該完成的所有工作內(nèi)容上達(dá)成一致意見。在制定工作計(jì)劃這一階段，你將確定完成這些工作的方式。這就需要制定《項(xiàng)目計(jì)劃》。根據(jù)項(xiàng)目的規(guī)模，你要采取不同的方法。例如，制定小型項(xiàng)目的工作計(jì)劃可以使用像Microsoft Project這樣的項(xiàng)目管理工具包、電子制表軟件，甚至一張紙。
如果在你開始做計(jì)劃的時(shí)候，你還沒有可用的工作計(jì)劃模板，你可以使用工作分解結(jié)構(gòu)（WBS）。WBS是一種技術(shù)，它從項(xiàng)目的高層次將工作分解成越來越小的部分，直到項(xiàng)目管理者獲得項(xiàng)目工作的完整視圖。整個(gè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)在此基礎(chǔ)上一起工作。我建議將工作分解到較低級(jí)別，分解到完成每個(gè)不再分解的活動(dòng)所需的時(shí)間不多于80小時(shí)，并且完成這個(gè)活動(dòng)所需要的資源也是十分清晰的。
一旦你把所有的工作都分解成活動(dòng)，你就可以將這些活動(dòng)排個(gè)順序并且確定它們之間的依賴關(guān)系。這時(shí)，WBS就轉(zhuǎn)變?yōu)榫W(wǎng)絡(luò)圖（Network Diagram）。
然后，你需要給每個(gè)活動(dòng)添加資源（即工作人員）。如果你知道某些資源的確切的名字，你可以以名字添加他們。如果你不知道