的同時(shí),還要對(duì)登記在冊(cè)的工程項(xiàng)目進(jìn)行清查、摸底、分析研究,積極探索。特別是對(duì)一些影響大、意義深遠(yuǎn)的工程,不但深入現(xiàn)場進(jìn)行業(yè)務(wù)指導(dǎo),而且還要與建設(shè)單位就工程的有關(guān)特殊事項(xiàng)進(jìn)行現(xiàn)場勘查,了解工程的實(shí)際情況。在思想認(rèn)識(shí)上達(dá)成一致,再制定檔案整編方案,做好項(xiàng)目檔案的示范樣本,現(xiàn)場指導(dǎo)、實(shí)地操作、及時(shí)解決疑難性問題,并做好該工程的跟蹤服務(wù)工作,開創(chuàng)一條為工程服務(wù)的新路子。
2.重視檔案管理,提高檔案管理水平。建筑工程檔案涉及工程方方面面的工作,貫穿于工程全過程,工程的管理、設(shè)計(jì)、技術(shù)人員和施工人員對(duì)工程項(xiàng)目的情況最了解,大量的檔案產(chǎn)生于他們手中,他們也是今后利用檔案的主體,一組完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的檔案,必須發(fā)揮全體參戰(zhàn)人員的檔案意識(shí),一起參與檔案收集,特別是在項(xiàng)目建設(shè)初期,遵循項(xiàng)目建設(shè)和檔案形成的艦律,對(duì)項(xiàng)目檔案工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃,早抓早收集。
有些建筑公司,對(duì)工程建設(shè)中的檔案管理不太重視,到工程完工后,即將交工驗(yàn)收,才開始慌忙整理,有的施工單位甚至人也難以找到,給檔案整理帶來很大難度。而且,一般施工單位沒有專職檔案管理人員,業(yè)內(nèi)資料分散于工程技術(shù)科、試驗(yàn)室、合同管理等部門,工程后期人員相繼撤離后,有些施工單位留下的人員對(duì)資料不熟悉,加之有些資料簽字手續(xù)不完備,需要施工單位或監(jiān)理人員簽字,人員很難召來,拖延了資料管理時(shí)間。
3.加強(qiáng)檔案管理,提高檔案管理人員的素質(zhì)。現(xiàn)代化的城市建設(shè)離不開現(xiàn)代化的人才,高水平的工程檔案管理也離不開具有綜合素質(zhì)的管理人員。最好每年對(duì)各專職或兼職檔案管理人員進(jìn)行集中培訓(xùn),使學(xué)員了解建筑工程建設(shè)過程中會(huì)形成哪些類型的文件材料,哪些是屬于有保存價(jià)值的檔案需歸檔、講解具體的歸檔范圍。使工程檔案管理人員有理論、懂技術(shù)、會(huì)管理、業(yè)務(wù)精,并取得相應(yīng)的管理資質(zhì)、持證上崗。實(shí)踐證明,集中業(yè)務(wù)培訓(xùn)是做好工程檔案管理工作的重要途徑和有效措施,它時(shí)間短、見效快、針對(duì)性強(qiáng)、覆蓋面廣,能大大提高建設(shè)單位和施工技術(shù)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)和對(duì)工程檔案的管理能力,對(duì)工程檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化起到積極的促進(jìn)作用,使培訓(xùn)檔案管理工作和工程同步進(jìn)行,為今后建檔工作奠定了基礎(chǔ),這是檔案的標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化切實(shí)的保障。
4.建立集中統(tǒng)一的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。成立檔案工作領(lǐng)導(dǎo)小組、統(tǒng)一協(xié)調(diào)檔案管理工作。由總工程師主管檔案情報(bào)工作,成立檔案情報(bào)室、設(shè)立專職檔案員,在各業(yè)務(wù)部門及二級(jí)公司指定專業(yè)技術(shù)人員擔(dān)任兼職或?qū)B殭n案員,形成全公司的檔案管理網(wǎng)絡(luò)。同時(shí),完善制度建設(shè),修訂崗位責(zé)任制及檔案管理制度,做到職責(zé)分明,層層把關(guān)。無論是在工程各階段還是單位內(nèi)的各個(gè)部門、都能從組織上保證文件材料不疏漏、不散失、使檔案管理工作達(dá)到系統(tǒng)化、規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化。此外,還要加強(qiáng)檔案人員與工程技術(shù)人員的聯(lián)系,積極提供有效服務(wù),通力合作,使重點(diǎn)項(xiàng)目檔案工作呈現(xiàn)出新面貌。
5.建立檔案管理規(guī)章制度,規(guī)范檔案管理。施工企業(yè)一般流動(dòng)性大,施工地點(diǎn)和人員分布廣。實(shí)行項(xiàng)目法人施工,一個(gè)工程施工完成,項(xiàng)目部隨機(jī)取消,人員也即解散。這些情況給施工企業(yè)檔案的收集、整理和歸檔工作帶來了一定的難度。因此,施工企業(yè)應(yīng)按照修訂后的《中華人民共和國檔案法》及其實(shí)施辦法,有關(guān)的檔案規(guī)章,并結(jié)合本行業(yè)的特點(diǎn),制定適合本企業(yè)實(shí)際的檔案管理規(guī)章制度。
現(xiàn)在仍存在工程技術(shù)資料裝訂組卷混亂的現(xiàn)象,不能嚴(yán)格按《規(guī)程》組卷,再加上現(xiàn)在部分建筑工程施工現(xiàn)場未配備電腦設(shè)備,無條件打印資料。而現(xiàn)行的《規(guī)程》明確規(guī)定:施工技術(shù)資料應(yīng)以打印或印刷為主,紙質(zhì)載體幅面為 A4,若手工書寫必須用藍(lán)黑或碳素墨水。而且有多數(shù)工程技術(shù)資料簽字不嚴(yán)肅,應(yīng)當(dāng)分別簽字的,全由一個(gè)人
代筆簽字,甚至有的施工單位還仿照筆跡代建設(shè)單位、監(jiān)理單位人員簽字,使工程技術(shù)資料失去了真實(shí)性。為督促完成好這一工作,檔案館收集資料時(shí)應(yīng)嚴(yán)格把關(guān),發(fā)現(xiàn)有復(fù)寫資料的不準(zhǔn)存檔,并及時(shí)提出有關(guān)要求予以重新修正,仍不合格的不得頒發(fā)《工程檔案合格證》。
6.工程檔案與工程竣工驗(yàn)收備案結(jié)合管理。工程竣工驗(yàn)收備案工作是工程建設(shè)項(xiàng)目管理的最后一道程序,其形成的備案文件材料是工程檔案的重要組成部分,并且工程備案和工程檔案管理的性質(zhì)和目的有很大程度上是一致的,因此將工程竣工驗(yàn)收備案工作要與工程檔案管理工作結(jié)合起來,委托各級(jí)城建檔案管理機(jī)構(gòu)管理,對(duì)深化建設(shè)工程管理體制,規(guī)范檔案收集、整理、歸檔、保管,建立健全工程建設(shè)長期有效的監(jiān)督機(jī)制是十分必要的。
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