到合同全部履行完畢、所有索賠項目解決為止。
(3) 施工進度表,包括業(yè)主代表和分包方編制的進度表。
(4) 做好監(jiān)理工程師的口頭指示記錄,及時以書面形式報告監(jiān)理工程師予以確認(rèn),將他們的書面指示按年、月、日順序編號存檔。
(5) 工程照片需專人管理,照片都應(yīng)標(biāo)明拍攝的日期,將照片按分項、分部工程和施工進度整理編排。
(6) 收集記錄每天的氣象報告和實際氣候情況。
(7) 整理保存工人和雇員的工資與薪金單據(jù)、材料物資購買單據(jù),按年、月、日編號歸檔。
(8) 完整的工程會計資料,包括考勤表、工資單、材料購買訂貨單、收訖發(fā)票、收款票據(jù)、帳目及有關(guān)圖表、財務(wù)信件、經(jīng)會計師核證的財務(wù)決算表等。
(9) 所有的合同、標(biāo)書文件、施工圖紙、修改增加圖紙、計劃工程進度表、人工日報表、材料設(shè)備進場報表及帳單(工程付款單)等需歸類保存入檔。
(10) 對于甲方供料大量存在的現(xiàn)實情況,應(yīng)注意甲供材料、設(shè)備的到貨時間、數(shù)量和質(zhì)量的記錄和簽證。
從目前索賠的實際來看,承包方在建設(shè)工程中的索賠目的主要是指工期索賠和費用索賠,但總的來說,歸根到底是費用的索賠。工期索賠形式上是對權(quán)利的要求,以避免在原定的合同竣工日不能完成時,被發(fā)包人追究延遲工期的違約責(zé)任。通過合理索賠,一旦獲得批準(zhǔn)工期順延后,承包人不僅免除了承擔(dān)工程拖延的違約金,而且可能因提前工期得到獎勵,最終仍反映在經(jīng)濟收益上。費用索賠的目的是直接要求經(jīng)濟補償,當(dāng)施工的客觀條件改變導(dǎo)致承包方增加開支時,承包方就有權(quán)要求對超出計劃成本的附加開支給予補償,以挽回不應(yīng)由承包方承擔(dān)的損失。
從索賠事件的性質(zhì)上看,主要有:工程延誤的索賠、工程變更的索賠、合同被迫終止的索賠、工程加速的索賠、意外風(fēng)險和不可預(yù)見因素的索賠及其它索賠等。值得注意的是,承包人既可以對工程量的增加提出索賠,也可以對由于工程數(shù)量的減少而帶來的預(yù)期利潤的減少提出索賠。
3 施工索賠的程序及應(yīng)注意的問題
施工中一旦索賠事件發(fā)生后,根據(jù)FIDIC條款的規(guī)定,承包人應(yīng)在索賠事件發(fā)生后的28天內(nèi),向監(jiān)理工程師遞交《索賠意向通知》,聲明將對此事件提出索賠,意向書應(yīng)根據(jù)合同要求抄送、抄報相關(guān)單位。意向書中應(yīng)包含索賠項目(分部分項名稱)、索賠事由及依據(jù)、事件發(fā)生起算日期和估算損失,無須附有詳細(xì)的計算資料和證明。這樣,使監(jiān)理工程師通過意向書就可以對整個事件的起因、地點及索賠方向有大致了解。索賠意向書遞交監(jiān)理工程師后應(yīng)經(jīng)主管監(jiān)理工程師簽字確認(rèn),同時承包方有義務(wù)做好現(xiàn)場施工的同期記錄,及時交由監(jiān)理工程師驗證,以判斷索賠事件造成的損害及是否應(yīng)予賠償。必要時施工企業(yè)負(fù)責(zé)人、現(xiàn)場負(fù)責(zé)人及現(xiàn)場監(jiān)理工程師、主管監(jiān)理工程師要一起到現(xiàn)場核對。索賠意向書送交監(jiān)理工程師簽字確認(rèn)后要及時收集證據(jù),收集的證據(jù)要確鑿,理由要充分;所有工程費用和工期索賠應(yīng)附有現(xiàn)場工程監(jiān)理工程師認(rèn)可的記錄和計算資料及相關(guān)的證明材料。承包方在《索賠意向通知》提出后的28天內(nèi)或監(jiān)理工程師可能同意的其它合理時間,遞交正式的索賠報告,索賠報告中應(yīng)包括:事件發(fā)生的原因;對其權(quán)益影響的證據(jù)資料,索賠的依據(jù),此項索賠要求補償?shù)目铐椇凸て谡寡犹鞌?shù)的詳細(xì)計算等有關(guān)材料。
如果索賠事件的影響持續(xù)存在,28天內(nèi)還不能算出索賠額和工期展延天數(shù)時,承包人應(yīng)按監(jiān)理工程師合理要求的時間間隔,定期陸續(xù)報出最終詳細(xì)報告,提出索賠論證資料和累計索賠額。我國的《建設(shè)工程合同》范本中相應(yīng)地對索賠的各階段的時限也做了明確的規(guī)定,施工單位應(yīng)按合同約定選用遵守。
在索賠的工作上,首先承包方的索賠要及時,不能超過時限。對于超過時限的索賠,發(fā)包方有權(quán)拒絕,從而使承
包方失去索賠的權(quán)力。其次,承包人在索賠的過程中,要有充分的依據(jù)。在引用證據(jù)時,要注意該證據(jù)的效力和可信程度,對重要的證據(jù)資料最好附以文字證明或確認(rèn)件、或附上發(fā)給對方要求確認(rèn)該電話記錄函件等書面證據(jù)。即使對方未給復(fù)函,亦可說明責(zé)任在對方,因為對方未復(fù)函確認(rèn)或修改,按慣例應(yīng)理解為已默認(rèn)。再次,索賠事件發(fā)生后,承包方要客觀地分析事件發(fā)生的原因和結(jié)果,根據(jù)上述索賠依據(jù),劃清責(zé)任,只有非承包方的責(zé)任,才有可能結(jié)合具體事件向發(fā)包方進行索賠。同時還應(yīng)該確定被延誤的工作是否處于施工進度計劃關(guān)鍵線路上,不在關(guān)鍵線路上的工期延誤是否對總工期有影響。在做好索賠工作的同時還應(yīng)該注意發(fā)包方的反索賠。
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