解掌握情況，做到心中有數(shù)。為開好工地工程會議，總監(jiān)理工程師(或總監(jiān)代表)和各專業(yè)監(jiān)理工程師應當十分熟悉工程建設施工要求，全面掌握工地各方面工作情況。為此，必須做到“四個充分”：
1)充分熟悉工程合同條款，了解施工進度要求、質(zhì)量要求、技術規(guī)范和技術要求、安全要求以及施工技術方案和各項工作接口;明確業(yè)主、承包商和監(jiān)理三方各自的責任和義務。這是開展監(jiān)理工作，召開工地工程會議，進行施工組織協(xié)調(diào)、解決施工問題的依據(jù)。
2)充分了解工程施工現(xiàn)場情況，做到現(xiàn)場巡視不漏項。各專業(yè)監(jiān)理工程師應按照自己的職責，深入了解，逐項巡查，包括曰進度、施工質(zhì)量、施工組織、施工方法、施工機具、材料供應，以及上次現(xiàn)場會議決定執(zhí)行情況和整改通知書發(fā)出后的整改情況等等，并且在每次巡視之后都要認真做好巡視記錄。記錄要完整、真實。同時，在現(xiàn)場巡視中若發(fā)現(xiàn)需要立即整改的問題，監(jiān)理應及時就地給予指出，避免造成不必要的返工和損失，并事后補發(fā)整改通知書。
3)充分做好與各方的會前溝通。
①首先，要制定會議程序;
②其次，要明確與會各方必須向會議匯報的內(nèi)容，包括資料準備、工程進展情況、存在問題、需要監(jiān)理協(xié)調(diào)的事項及下步將采取的具體措施等。由于工程施工分為土建施工、設備安裝、試車與投料運行、竣工驗收等階段，各個階段工作特點不同，內(nèi)容也不同，因此要根據(jù)不同施工階段的不同要求明確不同的匯報內(nèi)容;
③再次，要掌握各方面的信息，了解業(yè)主、承包商(包括分包商)各方對工程施工進度、質(zhì)量、資源投入和安全等方面的要求或打算。第①②項應由監(jiān)理方草擬，經(jīng)與會各方一起討論同意后，形成文件，共同予以實施。
4)充分思考，認真分析，理清和確定召開每次工地會議的總體思路。因為隨著工程建設的深入，時間、空間、環(huán)境和工作內(nèi)容都發(fā)生了變化，施工現(xiàn)場每天都有新的進展，施工組織、現(xiàn)場工作都有新的不同，涉及的工作內(nèi)容、出現(xiàn)的實際問題也不同于以往，所以每次工地會議都會有新的內(nèi)容和議題，召開會議的思路和方法不能千篇一律。為開好每次工地會議，會議之前應在總監(jiān)理工程師(或總監(jiān)代表)的主持下召開現(xiàn)場監(jiān)理內(nèi)部會議。各專業(yè)監(jiān)理工程師應詳細交流自己了解和掌握的信息，并在認真思考分析的基礎上就如何開好工地會議提出意見和建議。然后，由會議主持者歸納匯總，明確提出召開工地會議的總體思路和將要解決的實際問題，以及解決問題的措施或設想。
由于準備充分，監(jiān)理可以在召開工地會議時就可以占據(jù)主動地位，發(fā)揮主導作用，工地工程會議就可能達到預期的目的，取得滿意的效果。
4.按時開會，檢查講評，發(fā)現(xiàn)問題，統(tǒng)一協(xié)調(diào)。在做好充分準備的基礎上，駐地監(jiān)理工程師要按照上次會議確定的時間召開工地會議。會議要按程序逐項進行，避免漏項，防止內(nèi)容前后顛倒，混淆不清。同時，主持者要靈活機動，力戒呆板乏味。會議的重點是：
(1)對上次會議紀要明確要辦的事項予以確認并進行講評，好的給予肯定，差的提出批評;
(2)檢查監(jiān)理已發(fā)整改通知書的實施是否到位，和資料提供是否齊全;
(3)按照匯報內(nèi)容的要求，認真聽取與會各方的工作匯報及信息交流，并對自上次會議以來的工作進行檢查，肯定成功的做法和已取得的成績，對承包商存在的差距和不足應開誠布公地予以指出，涉及業(yè)主方面的問題也不能回避;
(4)針對現(xiàn)場存在的實際問題，協(xié)商確定解決辦法和具體措施，做到任務清楚，工作具體，責任明確，措施切合實際，按照“5w1h”法，把任務和措施落到實處;
(5)指定專人認真做好會議記錄。記錄應符合“真實、準確”的原則和要求。會后，監(jiān)理人員應根據(jù)會議記錄，將與會人員形成的共識及在重大問題上各方的不同意見進行