為什么范圍蔓延經(jīng)常發(fā)生？該做些什么事情才能管理好范圍？ 

你是否曾在邊界擴(kuò)大了的項目里工作過？

或者更為重要是，你是否曾在范圍沒有擴(kuò)大的項目里工作過？

范圍蔓延通常被定義為：計劃之外的項目規(guī)模擴(kuò)大。我們?nèi)绾伪苊馑?？是否可以既有效率又有效果地控制和管理我們的業(yè)務(wù)流程改進(jìn)項目？答案是，完全可以！幾乎每個參與過項目工作中的人都遇到過項目范圍蔓延的問題。這就像壓縮海綿，當(dāng)它掉入水中時會發(fā)生膨脹，變成原來尺寸的10-20倍，這是因為它的邊界（塑料膠囊）被溶解了。同樣，項目邊界的消失也會導(dǎo)致項目范圍蔓延。為了防止范圍蔓延，我們有必要正確地去定義問題根源。

如果我們分析范圍蔓延的根本原因，可以發(fā)現(xiàn)以下主要問題：

錯誤地定義了流程以及沒有認(rèn)識到所有流程都是相互連接的。 

錯誤的人在定義范圍。 

與項目相關(guān)的術(shù)語沒有被定義。 

沒有定義流程之間的高層次界面。 

忽略了對這些分界面的“體檢”工作。 

 沒有意識到這樣一個問題：項目的某些方面會使項目規(guī)模變得很大以至于無法管理。 

1、 錯誤地定義了流程以及沒有認(rèn)識到所有流程都是相互連接的。

這些問題不是與我們做過的工作有關(guān)，而是與沒做過的有關(guān)。所有問題皆始于組織如何定義業(yè)務(wù)流程。當(dāng)問及業(yè)務(wù)流程如何定義時，我經(jīng)常得到這樣一些回答：它是使輸入變成生產(chǎn)結(jié)果的一組業(yè)務(wù)活動。流程有兩個特點(diǎn)很少被提到：第一，幾乎所有的流程都是跨職能的。第二，幾乎所有流程都是相互連接的。如果你項目中的一個“流程”只包含了一個職能部門，那么極有可能是：你原始的項目范圍只包含了流程的一部分，到最后，項目范圍將包含整個流程。

比如一個公司希望改進(jìn)應(yīng)付賬款“流程”，這做得到么？應(yīng)付賬款確實是使輸入變成生產(chǎn)結(jié)果的一組業(yè)務(wù)活動。但是，我們必須要問：為什么非要一個輸入？當(dāng)每月信用卡賬單寄來的時候，我也不得不問同樣的問題。我有賬單，因為購買了物品。因此，在一個公司里，如果我們想改進(jìn)應(yīng)付賬款，就必須檢查在采購這個環(huán)節(jié)上發(fā)生了什么。然后，如果我們購買了物品，接下來發(fā)生了什么？我們接收了這項物品?，F(xiàn)在，我們也應(yīng)該把接收包含在內(nèi)，因為我們不愿意為那些沒有接收到的物品付錢。當(dāng)我們接收到物品后，如不直接使用的話，它們就會入庫。那么我們就要同庫存人員溝通，以確保不出現(xiàn)庫存問題。在使應(yīng)付賬款“流程”確實有效之前，我們必須確保充分利用了所有協(xié)商好的折扣條款。這些條款是通過合法協(xié)商而得到的，這樣的話，就需要法務(wù)部參與到項目中。最后一個問題：誰來選擇供應(yīng)商？有供應(yīng)商篩選流程么？我們可以暫且認(rèn)為篩選流程發(fā)生在市場部。我們還可以列出更多的情況，但在這里只是舉個簡單的例子。項目的范圍變化了多少？從一個職能部門內(nèi)的應(yīng)付賬款開始，拓展到采購、接收、庫存控制、法務(wù)、市場?，F(xiàn)在，我們的項目與一開始相比大了5倍。

另一方面，我們可以僅僅改進(jìn)應(yīng)付賬款，畢竟包含其他類別的話會讓項目更加復(fù)雜，那意味著有人不得不去協(xié)調(diào)跨職能所需的資源。在這種情況下，我們要對應(yīng)付賬款“流程”進(jìn)行重新設(shè)計以便產(chǎn)生更有效率的付帳單。然而，我們從來沒有充分利用折扣，我們從十個供應(yīng)商那里購買辦公用品，為我們從來沒有接收到的物品付款，或者為我們接收了但漏到了不合適的組織部門里的物品付款。有人會產(chǎn)生疑問：為什么沒有從應(yīng)付賬款改進(jìn)項目中獲得商業(yè)利益？

2、錯誤的人在定義范圍。

引起流程改進(jìn)項目范圍蔓延的第