風險因素。一個SAP項目,須對這些風險因素進行量化分析,有針對影響度大的各種風險提出控制對策,在上述化工企業(yè)的SAP系統(tǒng)建設中,
我們提出下面的關鍵措施和控制方法:
(1)如何使最終用戶積極參與。最終用戶的積極參與是項目實施成功的重要條件,因為他們是項目的使用者和受益者。但是在實施過程中,他們將面臨業(yè)務流程改變、新老系統(tǒng)并行、業(yè)務技能更新、工作量和工作壓力增加等挑戰(zhàn),積極引導和幫助他們克服暫時的困難,看到新系統(tǒng)將給他們帶來的好處。
例如:
①通過企業(yè)宣傳欄、內(nèi)部報刊、各種會議等方式,大力宣傳實施本項目給企業(yè)將會帶來的好處;
②選擇適當?shù)拿嫦蜃罱K用戶的培訓以增強信心;
③鼓勵最終用戶對項目的關心和參與,在討論各種業(yè)務解決方案時注意和征求最終用戶的需求和看法;
④在大量整理和錄入校對財務數(shù)據(jù)時,適當增加臨時人員幫助工作;
⑤制定獎罰措施,包括競爭上崗,培訓證書,榮譽和獎金等。
(2)如何得到領導層的全力支持。領導層的全力支持是必不可少的。我們必須盡一切可能爭取他們的關心和支持。例如我們要求客戶方項目經(jīng)理最好由公司付總專任或兼任;定期或不定期,口頭或書面向領導層匯報;
在考慮解決方案時要兼顧信息共享和數(shù)據(jù)的安全保密性,既要保證上級機關及時準確地得到需要的數(shù)據(jù),又要兼顧企業(yè)業(yè)務活動的相對獨立性等。
(3)如何處理好業(yè)務流程和崗位整。隨著新系統(tǒng)的實施,必然會對現(xiàn)行業(yè)務流程加以調(diào)整。這些調(diào)整將會導致一些部門和崗位業(yè)務內(nèi)容的變化。有些崗位甚至會撤銷或合并,同時將會產(chǎn)生一些新的工作崗位。
例如:制作應收應付會計分錄將主要由財務崗位改為銷售或采購崗位,在進行銷售公司處理的同時由應用系統(tǒng)自動形成。這樣原先的分錄制單,復核崗位工作量就大大減少,月末財務和銷售部門間的對賬也不再需要等;
另一方面利用新系統(tǒng),財務部門可以加強預算管理和預算控制,加強現(xiàn)金流量管理和預測,可以細化各類經(jīng)營業(yè)務的成本和獲利分析,從而指導業(yè)務活動的良性運作。
(4)如何避免實施人員變更影響項目進度。實施人員的變更是不可避免的,對所有實施人員所做的工作都應有文檔記錄,經(jīng)客戶方確認的文檔應交由專人保管,包括紙張和電子介質(zhì)。所有的需求,承諾和解決方案等均以書面簽字為準。不得隨便更改其中的內(nèi)容。除非通過同樣的審批程序進行。
這樣新的實施人員可以通過閱讀上述文檔,很快進入工作狀態(tài)。對前任工作成果的修改控制可避免一些不必要的返工。
(5)關于新老系統(tǒng)數(shù)據(jù)轉換的風險。數(shù)據(jù)轉換將影響項目系統(tǒng)功能的實現(xiàn),提出下列風險防范措施:
①盡早確定數(shù)據(jù)轉換方案和新老數(shù)據(jù)對照表;
②調(diào)整系統(tǒng)解決方案,尋找可替換的數(shù)據(jù)來源;③找到無法提供數(shù)據(jù)的原因并設法解決;④在數(shù)據(jù)轉換前先進行原有數(shù)據(jù)的審核。
(6)SAP項目合同內(nèi)容的風險。
3 SAP實施后的風險
企業(yè)在成功實施SAP項目后,也將面對與實施前一樣的風險。在未來的五到十年中,是否有一個扎實的SAP風險管理機制將決定了企業(yè)是否能在最初的SAP投資中真正獲益。
在SAP系統(tǒng)的維護階段,其主要的工作內(nèi)容包括:實施后投資審計,業(yè)務的繼續(xù)提高,技術的改進和提高,最終用戶的繼續(xù)培訓。而企業(yè)也將往往遇到以下問題:沒有流程化的評價系統(tǒng)輸出;由于企業(yè)停止繼續(xù)系統(tǒng)升級,今天的企業(yè)系統(tǒng)成了明天的被取代系統(tǒng);對系統(tǒng)設置的理由沒有做足夠的文檔;SAP關鍵員工的流失,對企業(yè)系統(tǒng)缺乏總體上的組織學習能力;對企業(yè)系統(tǒng)的正常輸出缺乏管理能力等。俗話說得好:“磨刀不誤砍柴工”。
在項目開發(fā)過程中,一個成功的風險管理可以防止和減少項目中潛在問題的影響,它是處理危機的有效處方。在項目生命周期內(nèi),一個優(yōu)秀的項目管理人員應在風險反應和風險預防之間達到一種平衡:當風險沒有出現(xiàn)時,風險管理有助于你通過科學的分析和方法,降低風險發(fā)生的概率或轉移風險,減小風險損失;當風險出現(xiàn)時,風險管理有助于你采用一種經(jīng)過深思熟慮的解決方法去快速的做出反應,從而減小風險對整個項目所造成的影響。
4結語
總之,無論在任何SAP項目實施的過程中,即使實施的環(huán)境存在諸多差異,面對各種各樣的實施困難,始終都需要分析潛在的實施風險,并且加強對SAP實施的風險控制,從而降低項目實施的風險,這一切對于SAP項目的成功實施有著重大的意義。