即將泡殼這種原材料，在設置產(chǎn)品類別的時候，設置為“輔助零件”，并為這個產(chǎn)品類別設置默認倉庫為“包裝材料倉庫”。然后在統(tǒng)計成本的時候，將其與零件統(tǒng)計到一起。這雖然從數(shù)字上解決了問題，但是將輔助零件存放到包裝材料倉庫，總覺得有點別扭。不過從當時的情況來看，這也是最好的處理方法了。即使如此，由于涉及到的原材料數(shù)量比較多，最后企業(yè)還是抽調了很多人員開了一個夜班才將這些內容調整過來。雖然最終沒有給ERP項目帶來很大的損失，但是也讓我們嚇出了一身冷汗。
從這個事件以后筆者學乖了。在整理基本資料的時候，不是一個部門的事情。上了ERP系統(tǒng)之后，各部分數(shù)據(jù)都是高度共享的。也就是說，每一個基本資料跟各個部門都有緊密的聯(lián)系。
防止以后發(fā)生類似的錯誤，筆者建議企業(yè)項目管理員，在整理某個基本資料的時候，如產(chǎn)品基本信息，最好先列一個固定的格式，如利用Excel表格先將基本資料的格式固定下來，哪些字段是必須填寫的，哪些字段會對其他作業(yè)產(chǎn)生連鎖反應等等。然后向各個部分進行確認。根據(jù)筆者的經(jīng)驗，每個部分流轉下來，原先定義的基本資料格式會有60%以上的改動?？梢妴慰恳粋€部門在定義基本資料的格式，并不能夠反映出各個部分的實際需求。最后的結果肯定是在模擬運行甚至在系統(tǒng)上線之后才發(fā)現(xiàn)基本資料的不足。在最關鍵的時刻，后院起火，會阻礙ERP項目的正常上線。.
三、 系統(tǒng)正準備上線，卻為垃圾數(shù)據(jù)煩惱。
企業(yè)用戶辛辛苦苦終于引來了系統(tǒng)上線的日子，卻發(fā)現(xiàn)系統(tǒng)中存在很多的垃圾數(shù)據(jù)。這些垃圾數(shù)據(jù)主要是在前提系統(tǒng)測試、系統(tǒng)培訓的時候遺留下來的。這會大大的破壞用戶的積極性。這又是一起很嚴重的后院起火事件。由于系統(tǒng)中存在不少的垃圾數(shù)據(jù)，對于系統(tǒng)后續(xù)的運行會產(chǎn)生很大的負面影響。如在報表統(tǒng)計、產(chǎn)品導入到處等作業(yè)中，都會看到這些垃圾數(shù)據(jù)的影子，從而影響這些作業(yè)的正常運行。這就叫做“一顆老鼠屎壞了一鍋粥”。
很多企業(yè)在項目實施過程中都遇到過類似的事件。這主要的責任在于企業(yè)的項目管理人員或者實施顧問的身上。其實只要在項目開始之前，稍微做一些防范措施，就可以避免這種情況。如在基本數(shù)據(jù)建立完成之后，對數(shù)據(jù)庫進行備份。然后再進行測試與培訓。如此的話，在上線之前，將數(shù)據(jù)庫還原即可。這就可以消除垃圾數(shù)據(jù)對項目的負面影響。
除此之外，還可以建立兩個企業(yè)實例?，F(xiàn)在的ERP系統(tǒng)，很多都支持多企業(yè)的。那么我們就可以建立兩個企業(yè)，一個企業(yè)專門用來后續(xù)的測試與培訓；而另外一個企業(yè)實例保存的就是企業(yè)最真實的數(shù)據(jù)。而且通過后臺數(shù)據(jù)庫，還可以讓企業(yè)真實的數(shù)據(jù)同步到測試數(shù)據(jù)庫中。如此的話，測試產(chǎn)生的垃圾數(shù)據(jù)也不會影響到企業(yè)最后的應用。
可見，只要在項目一開始的時候對這個問題引起重視，就可以采取很多簡單卻行之有效的措施來避免這種垃圾數(shù)據(jù)對系統(tǒng)運行的不利影響。這個后院起火的事件明顯是可以避免的。這主要看企業(yè)項目管理員或者實施顧問是否有這個心了。對此筆者強烈建議，各位用戶對這個問題要引起高度的重視，不要讓一顆老鼠屎壞了一鍋粥。
可以根據(jù)ERP系統(tǒng)的實際情況，采取以上幾個措施中的任何一個，就可以輕松的避免這個尷尬的境地。如果不涉及到版權的問題，即ERP企業(yè)允許給企業(yè)安裝兩個獨立的ERP系統(tǒng)，那么這是筆者所推薦的解決方案。如果軟件公司處于版權考慮不允許這么做的話，那么就建立兩個實例，分別完成不同的任務即可。由于兩個公司的數(shù)據(jù)相互之間是獨立的，所以也不會對最終的使用產(chǎn)生很大的影響。
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