消耗預(yù)算定單也將陸續(xù)發(fā)生各種成本。所有這些統(tǒng)稱為“已分配資金”。當(dāng)然我們可以使用“資金使用概覽”等報(bào)表控制預(yù)算的使用，但是這種控制是被動(dòng)的，也就是說，你必須自己去看這個(gè)報(bào)表才能知道預(yù)算使用情況，才能實(shí)施某種控制手段，比如凍結(jié)成本的發(fā)生，或通知相關(guān)人員。ERP項(xiàng)目管理系統(tǒng)還提供了主動(dòng)的“可用性控制”。在執(zhí)行成本相關(guān)的操作時(shí)，系統(tǒng)將自動(dòng)計(jì)算已分配資金并和預(yù)算比較。如果超過了某個(gè)容忍水平（比如“90%預(yù)算已分配”，或“預(yù)算超過5%”等等），將觸發(fā)各種系統(tǒng)反映（比如，警告，警告并發(fā)送電子郵件或錯(cuò)誤信息）。我們可以在后臺(tái)靈活地定義各種容忍水平和系統(tǒng)的反映方式。系統(tǒng)在計(jì)算已分配資金時(shí)會(huì)自動(dòng)尋找相關(guān)的WBS元素，并自動(dòng)匯總它下層的所有成本對(duì)象的已分配資金。
對(duì)于預(yù)算控制，系統(tǒng)還提供了各種工具：原始預(yù)算編制，預(yù)算更新，預(yù)算釋放和預(yù)算結(jié)轉(zhuǎn)。預(yù)算更新包括了預(yù)算增加，預(yù)算返還和預(yù)算劃撥。預(yù)算釋放功能使得我們可以分階段部分地釋放預(yù)算，以避免預(yù)算過早的耗盡。預(yù)算的結(jié)轉(zhuǎn)是指可以將本年未使用完的項(xiàng)目預(yù)算結(jié)轉(zhuǎn)到下一會(huì)計(jì)年度。
此外，如果我們使用ERP的投資管理模塊。那么投資項(xiàng)目作為企業(yè)投資計(jì)劃的實(shí)現(xiàn)工具，將被納入整個(gè)企業(yè)投資計(jì)劃的成本計(jì)劃和預(yù)算控制架構(gòu)中。
承諾和實(shí)際成本
和其他管理會(huì)計(jì)模塊類似，項(xiàng)目實(shí)際成本流的來源是ERP系統(tǒng)的各種業(yè)務(wù)模塊。除了實(shí)際成本流以外，承諾（指采購(gòu)申請(qǐng)和采購(gòu)定單這些將來的成本流）也是項(xiàng)目需要控制的。這些業(yè)務(wù)模塊包括：<1>采購(gòu)：采購(gòu)申請(qǐng)，采購(gòu)定單，收貨和服務(wù)確認(rèn)。<2>庫(kù)存管理：物料領(lǐng)用。<3>財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)：總帳過帳。<4>管理會(huì)計(jì)：間接費(fèi)用法，流程成本（ABC成本法），利息計(jì)算，結(jié)算（定單），分配，分?jǐn)?，作業(yè)分配。<5>項(xiàng)目系統(tǒng)管理：確認(rèn)（Confirmation）。
確認(rèn)（Confirmation）記錄了活動(dòng)或活動(dòng)元素的進(jìn)展情況（主要包括實(shí)際時(shí)間和預(yù)計(jì)剩余時(shí)間），從而使我們可以作出關(guān)于項(xiàng)目將來發(fā)展的預(yù)測(cè)。確認(rèn)的動(dòng)作在系統(tǒng)中會(huì)實(shí)現(xiàn)多項(xiàng)功能，其中包括實(shí)際成本過帳。我們可以用很多方式來完成確認(rèn)：<1>單獨(dú)確認(rèn)，對(duì)個(gè)別網(wǎng)絡(luò)，活動(dòng)，活動(dòng)元素或產(chǎn)能的確認(rèn)。<2>匯總確認(rèn)。<3>從信息系統(tǒng)出發(fā)，生成要求確認(rèn)的工作流，發(fā)送給相關(guān)用戶進(jìn)行確認(rèn)。<4>使用跨模塊的時(shí)間表（Time Sheet）。時(shí)間表是ERP系統(tǒng)中記錄個(gè)人工作時(shí)間及工作對(duì)象的工具。說它是跨模塊的，是因?yàn)闀r(shí)間表的數(shù)據(jù)可以被很多模塊使用，比如人力資源，項(xiàng)目系統(tǒng)，設(shè)備維護(hù)，管理會(huì)計(jì)，服務(wù)管理等等。<5>使用Internet完成單獨(dú)確認(rèn)，匯總確認(rèn)或填寫時(shí)間表。<6>通過系統(tǒng)接口，從PDA設(shè)備，或其他外部系統(tǒng)輸入數(shù)據(jù)。
項(xiàng)目中的物料
在項(xiàng)目結(jié)構(gòu)這一節(jié)中，我們介紹了物料構(gòu)件可以分配給網(wǎng)絡(luò)中的活動(dòng)。這種分配的含義是指這些部件或原材料是在項(xiàng)目的這個(gè)階段所必須的，因此需要被保留或預(yù)定。根據(jù)項(xiàng)目以及物料的特征，這些物料將通過觸發(fā)MRP或者采購(gòu)來獲得。從圖三我們看到項(xiàng)目系統(tǒng)這個(gè)模塊從項(xiàng)目的角度集成了銷售，采購(gòu)和生產(chǎn)等模塊。而項(xiàng)目中的物料是這種集成的一種重要形式。
項(xiàng)目中的物料是項(xiàng)目管理中一個(gè)復(fù)雜的組成部分。比如有些物料是直接采購(gòu)的，有些物料有BOM和工藝路線，是企業(yè)內(nèi)部制造的（如圖三中分別指向采購(gòu)和生產(chǎn)的箭頭）。再比如有些物料是納入庫(kù)存管理的，有些則完全不納入庫(kù)存管理體系。再比如有些庫(kù)存是項(xiàng)目專用的，而有些是企業(yè)統(tǒng)籌計(jì)劃的。再比如有些庫(kù)存是有價(jià)值的，而有些是不含價(jià)值的（或者說