有些記錄可能就永遠(yuǎn)也找不到了。
在做管理收尾時(shí)，一般建議事先列一個(gè)項(xiàng)目記錄存檔清單，在項(xiàng)目每一個(gè)階段那些工作記錄需要收集、整理和保存，由誰(shuí)提供，什么時(shí)候提供，文檔記錄格式和要求等等。并告知相關(guān)項(xiàng)目成員，除了完成項(xiàng)目工作以外，向項(xiàng)目經(jīng)理及時(shí)提供準(zhǔn)確的工作記錄也是一項(xiàng)非常重要的工作。有些要求移交給客戶的文件、記錄，項(xiàng)目經(jīng)理最好要客戶簽收，同時(shí)一定要自己留好一份在手備案。好多ERP項(xiàng)目跨度達(dá)一年多的時(shí)間，現(xiàn)在的項(xiàng)目經(jīng)理可能是第二任、第三任項(xiàng)目經(jīng)理了，客戶的項(xiàng)目主管也可能都換了好幾位，這個(gè)時(shí)候靠什么？無(wú)非就是白紙黑字的記錄了。作為一個(gè)稱職的ERP項(xiàng)目經(jīng)理，一定要為項(xiàng)目做好并保存好管理收尾記錄。
為什么項(xiàng)目收尾工作總是這么難？
一直以來(lái)有一個(gè)怪圈，項(xiàng)目似乎到達(dá)收尾階段很容易，但真正要把尾給收好了，到達(dá)一個(gè)可以完善的階段，卻總是面臨一堆問(wèn)題，拖了又拖。在我所做過(guò)的項(xiàng)目中不止一次的聽(tīng)說(shuō)，有些項(xiàng)目經(jīng)理在合同收尾的時(shí)候，客戶提出一項(xiàng)一項(xiàng)對(duì)合同來(lái)驗(yàn)收，他才到處去找合同，這樣的項(xiàng)目怎么能夠順利完成呢？
（1）有沒(méi)有明確項(xiàng)目收尾負(fù)責(zé)人
我曾經(jīng)經(jīng)歷過(guò)的兩個(gè)項(xiàng)目，在收尾的時(shí)候都設(shè)置了項(xiàng)目收尾主管來(lái)專門(mén)負(fù)責(zé)收尾。收尾之難，由此可見(jiàn)一斑。因?yàn)槭瘴补ぷ鞯膹?fù)雜和千頭萬(wàn)緒，收尾必須指定專人負(fù)責(zé)。此人直接對(duì)項(xiàng)目經(jīng)理負(fù)責(zé)，輔以各個(gè)部門(mén)中項(xiàng)目工作時(shí)間較長(zhǎng)，熟悉情況者，組成一個(gè)精干的移交、驗(yàn)收、資料歸檔小組，具體實(shí)施以合同驗(yàn)收和整理歸檔為主的收尾工作。收尾要特別強(qiáng)調(diào)計(jì)劃，這個(gè)計(jì)劃應(yīng)該由負(fù)責(zé)收尾的人根據(jù)實(shí)施實(shí)際情況，結(jié)合合同條款擬定初稿，然后經(jīng)由項(xiàng)目經(jīng)理主持。為保證收尾計(jì)劃的順利執(zhí)行，最好要有一個(gè)例會(huì)制度，各方定期審查進(jìn)度，及時(shí)解決存在的問(wèn)題。