實施文檔常見問題
　　實施文檔是否專業(yè)已成為ERP廠商和實施顧問在實施競爭力的重要評價指標之一。但普遍還會存在這些缺點：
　?。?）文檔編寫不夠規(guī)范。主要表現(xiàn)在項目實施過程中，沒有對每一個階段的文檔進行整理，分層次管理，各類文檔資料缺少一致性。
　?。?）文檔內容描寫不夠完善。在編寫各種文檔過程中，雖然大家都按事先規(guī)定的模式進行了編寫，但編寫的內容經常不夠完善。要么文檔極其簡單，相當于沒有文檔。要么文檔流于形式，沒有什么實際的價值，甚至于有的實施文檔與實施過程完全不符。
　　（3）文檔沒有統(tǒng)一入庫管理。隨著系統(tǒng)的不斷優(yōu)化、升級，新需求的不斷產生，各種文檔越來越多，沒有建立一個文檔資料庫。不同時期的各種文檔零散存在，造成查詢文檔時非常困難。
　　（4）只重視文檔的形式，實用性不強。在實際的實施過程中，編制人員沒有時間去關心它們的用途，也不知道哪些部門使用，更多的是在規(guī)定的時間內完成任務，以免影響考核成績，這樣一來一些不實用的、重復的文檔不但阻礙ERP實施的可執(zhí)行性，而且影響項目的整體進度。因此，文檔的制定要實用，以減少繁文縟節(jié)的文字工作。
　?。?）文檔的安全性無法保障，未能有效管制機密文檔的外漏問題。在項目實施眾多的文檔中，其中一些文檔必定是關鍵文檔，起到非常重要的作用。對于這類文檔沒有設定優(yōu)先級別特別關注，對于一些關鍵的地方沒有特別標記，特別說明。
　　如何管理實施文檔？
　　如前文所述，實施文檔對于項目管理的作用是不容置疑的，但文檔的管理卻又通常是項目管理中最容易忽略的。筆者認為，在文檔管理中應該要注意以下幾個方面：
　　（1）第一步應先建立文檔管理制度。重點應體現(xiàn)為兩點:①要對項目文檔的數(shù)量、名稱、標識、類型、管理責任人、內容等基本內容做出事先安排,得出項目文檔的總覽表。②是制定對各種項目文檔的管理程序,如批準、發(fā)布、修訂、標識、密級、貯存、傳遞、查閱等,為項目的文檔配置管理鋪設一個良好的基礎平臺。
　　（2）文檔版本管理，而且非常重要。版本混亂是實施文檔的一個致命傷，文檔的有效管理必須實行版本控制。
　?。?）創(chuàng)建文檔庫的訪問規(guī)則，這是文檔管理的重要環(huán)節(jié)。訪問規(guī)則確定誰可以訪問、閱讀、升級以及在文檔庫中添加文檔。同時，文檔庫還應定期進行檢查，以便對哪些文件進行存檔或對哪些舊文件進行清理，以確保文檔管理符合公司、項目實施組的需求。
　?。?）文檔的審核。除用于溝通之外，重要的文檔需要進行各級審核。審核就是檢查編寫的項目文檔是否齊全有無遺漏，是否符合文檔的規(guī)范要求，內容描寫是否正確緊扣主題，列出的圖表信息是否準確，以確保文檔的質量。階段性成果審核文檔實施雙方還應該由相關主管簽字，以確認階段性成果符合要求并予以接受。
　　（5）使用工具管理文檔。對于一個大型的ERP項目實施，經過調研、實施、二次開發(fā)和應用，整個實施周期中都會有大量的文檔。文檔內容也是在不斷變化的，有的是連續(xù)的，承前啟后的，有的是新增加的，也有的是廢除的。這可能需要一個統(tǒng)一的文檔管理工具，分門別類統(tǒng)一存放管理各種實施文檔資料，建立實施文檔資料庫。
　　總之，實施文檔在項目實施過程中起到關鍵的作用，從某種意義上來說，文檔是項目實施規(guī)范的體現(xiàn)和指南，按照規(guī)范要求編制一整套文檔的過程，就是實施完成一個項目的過程。

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