的工作都進(jìn)行周密思考和理順、找出存在的問題，從而減少差錯，提高項目實施質(zhì)量。通過對文檔的檢查，在項目實施早期發(fā)現(xiàn)文檔錯誤和不一致，加以及時糾正，可以減少深入項目而導(dǎo)致的大問題的出現(xiàn)和為糾正失誤而付出的更大的成本。
?。?）便于項目成員之間的交流與合作。描述清楚、完備的文檔便于企業(yè)了解實施過程中的各項指標(biāo)，為企業(yè)與實施顧問之間架起的一座橋梁。文檔是一種無聲的語言，它記錄了項目實施過程中有關(guān)軟件配置、運行、維護(hù)和培訓(xùn)等方面的信息，有利于管理人員、實施人員、操作用戶之間的交流和合作。
?。?）操作指南文檔可幫助最終用戶規(guī)范化操作，強(qiáng)化培訓(xùn)效果。操作人員對ERP系統(tǒng)的認(rèn)識更多地是來自使用說明文檔，這些文檔可以提高操作人員正確、快速地操作軟件。
?。?）有利于項目實施的監(jiān)控作用。ERP實施是一項風(fēng)險很高的工程，需要進(jìn)行嚴(yán)謹(jǐn)?shù)捻椖勘O(jiān)控。階段性的檢查、評審和文檔化成果是重要的方法之一，詳盡而規(guī)范的實施文檔成果不僅有利于監(jiān)控項目進(jìn)度，也利于項目驗收。
實施文檔是廠商專業(yè)能力的體現(xiàn)
ERP廠商能否在市場上具有強(qiáng)大的生命力，一般可以從兩個方面進(jìn)行評價:①能否向客戶提供適用的ERP軟件。②能否提供有效的咨詢實施服務(wù)。而對于后者，實施文檔的提交是其中一個重要因素。
?。?）專業(yè)實施服務(wù)能力之一就是文檔的編寫。專業(yè)的實施文檔涉及一個實施顧問的做事能力和風(fēng)格，是體現(xiàn)實施顧問的行業(yè)經(jīng)驗標(biāo)志之一，也是ERP廠商實施能力成熟與否一個重要標(biāo)志。因此，實施文檔的專業(yè)水平成為體現(xiàn)ERP廠商整體競爭力強(qiáng)弱的一個重要指標(biāo)。
?。?）文檔化能規(guī)范實施問題的反饋。實施過程中肯定會遇到各種各樣的問題，諸如軟件問題或?qū)嵤┰O(shè)置等需要向軟件廠商反饋來尋求解決，這類問題的反饋和解決也屬于考查廠商專業(yè)能力的一部分。
這類問題主要分兩種情況：①是重要的反饋遲遲得不到解決和回復(fù)，當(dāng)文檔化做得好時，在出現(xiàn)問題的時候，打開文檔可以一目了然，責(zé)任不會被推卸。記得卡耐基說過，通常的人是不會或者沒有人愿意承認(rèn)自己是錯的，即使承認(rèn)了，也并不是100%地這么認(rèn)為。我們在實施過程中就要避免滋養(yǎng)這樣的細(xì)菌生長的環(huán)境。②是有些問題在不同部門和不同的階段頻繁出現(xiàn)，簡單而又瑣碎的重復(fù)問題會讓實施顧問疲于奔命，效率低下。這時，一個文檔化的FAQ問題集對項目實施就顯得意義重大。
實施文檔是人員經(jīng)驗提升的最好途徑
善于學(xué)習(xí)，對于任何職業(yè)而言，都是前進(jìn)所必需的動力。對于ERP實施來說，這種要求就更加高了，項目文檔對于項目實施人員的素質(zhì)提升大有裨益的。目前不少企業(yè)在進(jìn)行ERP項目實施時都會出現(xiàn)一個通病：由于人員素質(zhì)有限，許多的決定只憑口頭敘述，缺少足夠的文字記錄，以至在項目出現(xiàn)問題時往往顯得無所適從。從本質(zhì)上講，項目文檔強(qiáng)調(diào)的是一種規(guī)范化管理，要求項目人員利用書面語言進(jìn)行溝通表達(dá)，以指引項目運作。
實施人員不應(yīng)該只為寫實施文檔而寫文檔，良好的文檔是思想交流、溝通的基礎(chǔ)，也是整理和理清思路的基礎(chǔ)。不懂得從經(jīng)驗中學(xué)習(xí)和成長，永遠(yuǎn)不會有質(zhì)的提高。只有當(dāng)每次完成一個實施任務(wù)，都有目的的跟蹤該實施的應(yīng)用狀況和用戶反饋，隨時總結(jié)，找到自己的不足，一個實施顧問才可能成長起來。
另外，文檔的重要性還表現(xiàn)在對于項目“傳承”的重要性，有了好的文檔，那么當(dāng)項目有新成員進(jìn)入，ERP實施文檔就可以承擔(dān)起指導(dǎo)新成員快速工作的作用，而不是單單詢問原來的成員，節(jié)省了大家的時間。還有，當(dāng)實施完成后，實施文檔就將成為企業(yè)實施信息化的文字載體，在后續(xù)人員培訓(xùn)方面提供詳盡的素材。
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