二、項目選型
這實際上是對ERP 項目進程前述的一個決策點,在明確了項目的期望和需求后,并結合詳細可行性研究報告,企業(yè)可以綜合各方因素選擇合適的軟件和硬件平臺來滿足自身的期望。系統(tǒng)選型的一般過程為:
1.篩選候選供應商。企業(yè)根據(jù)自身的期望和需求,結合可行性分析報告綜合分析評估可能的候選軟、硬件供應商的產(chǎn)品,篩選出若干家重點候選對象。
2.候選系統(tǒng)演示。重點候選對象根據(jù)企業(yè)的具體需求,向企業(yè)的管理層和相關業(yè)務部門作針對性的系統(tǒng)演示,在系統(tǒng)中解決實際問題。
3.系統(tǒng)評估和選型。企業(yè)根據(jù)演示結果對重點候選對象的優(yōu)勢和劣勢做出詳細分析,向企業(yè)提供參考意見;企業(yè)結合演示的結果和咨詢公司的參考意見,確定初步選型,在經(jīng)過商務談判等工作后,最終決定入選系統(tǒng)并簽定合同。在項目選型階段的主要項目管理工作是進行系統(tǒng)選擇的風險控制,主要是對前期的可行性研究進行更深層次的挖掘,正確全面評估系統(tǒng)功能,合理匹配系統(tǒng)功能和自身需求,綜合評價供應商的產(chǎn)品功能和價格、技術支持能力等因素,以及避免在系統(tǒng)選型過程中可能出現(xiàn)的選型不當、賄賂、舞弊等風險行為。
三、項目計劃
項目計劃階段是ERP 項目進入系統(tǒng)實施的啟動階段,首先必須進行項目授權,對于企業(yè)、供應商和項目咨詢公司簽訂ERP項目合同,明確職責,并由企業(yè)根據(jù)項目的需要對咨詢公司進行項目管理的授權。計劃的主要工作包括:確定詳細的項目實施范圍、定義遞交的工作成果、評估實施過程中主要的風險、制定項目實施的時間進度計劃、成本和預算計劃、人力資源計劃等。
1.確定詳細的項目范圍。進行業(yè)務調(diào)查和需求訪談,了解用戶的詳細需求,據(jù)此制定系統(tǒng)定義備忘錄,明確用戶的現(xiàn)狀、具體的需求和系統(tǒng)實施的詳細范圍。
2.定義遞交的工作成果。企業(yè)與實施咨詢公司討論確定系統(tǒng)實施過程中和實施結束時需要遞交的工作成果,包括相關的實施文檔和最終上線運行的系統(tǒng)。
3.評估實施的主要風險。由實施咨詢公司結合企業(yè)的實際情況對實施系統(tǒng)進行風險評估,對預計的主要風險采取相應的措施來加以預防和控制。
4.制定項目的時間計劃。在確定詳細的項目范圍、定義遞交的工作成果和明確預計的主要風險的基礎上,根據(jù)系統(tǒng)實施的總體計劃,編制詳細的實施時間安排。
5.制定成本和預算計劃。根據(jù)項目總體的成本和預算計劃,結合實施時間安排,編制具體的系統(tǒng)成本和預算控制計劃。
6.制定人力資源計劃。確定實施過程中的人員安排,包括具體的實施咨詢公司的咨詢?nèi)藛T和企業(yè)方面的關鍵業(yè)務人員;對用戶方面參與實施的關鍵人員,需要對其日常工作作出安排,以確保對實施項目的時間投入。具體工作主要是項目組織,ERP的實施是個大型的系統(tǒng)工程,需要組織上的保證,如果項目的組成人選不當、協(xié)調(diào)配合不好,將會直接影響項目的實施周期和成敗。項目組織應該由三個層級,而每一層級的組長都是上一層級的成員。
(1)領導小組。由企業(yè)的一把手牽頭,并與系統(tǒng)相關的副總一起組成領導小組。這里要注意的是人力資源的合理調(diào)配,像項目經(jīng)理的任命、優(yōu)秀人員的發(fā)現(xiàn)和啟用等。
(2)項目實施小組。主要的大量的ERP項目實施工作是由他們來完成的,一般是由項目經(jīng)理來領導組織工作,其他的成員應當由企業(yè)主要業(yè)務部門的領導或業(yè)務骨干組成。
(3)業(yè)務組。這部分工作的好壞是ERP實施能不能貫徹到基層的關鍵所在。每個業(yè)務組必須有固定的人員,帶著業(yè)務處理中的問題,通過對ERP系統(tǒng)的掌握,尋求一種新的解決方案和運作方法,并用新的業(yè)務流程來驗證,最后協(xié)同實施小組
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