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ERP系統(tǒng)實(shí)施和應(yīng)用的風(fēng)險(xiǎn)管理(一)

2007/7/24 9:02:43 |  6864次閱讀 |  來源:網(wǎng)友轉(zhuǎn)載   【已有0條評論】發(fā)表評論

多咨詢公司在為企業(yè)實(shí)施ERP時都要求對企業(yè)原有的業(yè)務(wù)流程進(jìn)行重新設(shè)計(jì),重新設(shè)計(jì)的手段就是減少或合并流程中重復(fù)的、不增值的環(huán)節(jié)。這對企業(yè)傳統(tǒng)的內(nèi)部控制產(chǎn)生影響,如果不能很快建立起新的、有效的內(nèi)部控制,必然對企業(yè)的整體運(yùn)營產(chǎn)生影響。

  其次,ERP系統(tǒng)使用會改變企業(yè)員工的職權(quán)。這種工作角色的轉(zhuǎn)變和適應(yīng)過程同樣具有不確定性。一般來說,人們比較容易接納外部環(huán)境的變化,但當(dāng)外部環(huán)境需要他或她自身改變時,就容易出現(xiàn)抵觸情緒。一個企業(yè)使用ERP系統(tǒng)一年多以后,企業(yè)員工還是希望能夠?qū)⒂械臄?shù)據(jù)以報(bào)表的方式打印出來,因?yàn)橛X得還是看報(bào)表方便。矛盾的是,ERP系統(tǒng)提供了具有權(quán)限管理的數(shù)據(jù)訪問以保證數(shù)據(jù)的安全;另一方面員工卻無法改變過去的習(xí)慣。顯然,人們對系統(tǒng)的所帶來變化的適應(yīng)過程和程度是不一樣的,使用ERP的結(jié)果就不確定了,這種不確定性同樣會對業(yè)務(wù)運(yùn)作產(chǎn)生風(fēng)險(xiǎn)。

  第三,流程化的管理進(jìn)一步密切了部門與部門之間的關(guān)系,系統(tǒng)用戶必須對自己的每一個業(yè)務(wù)行為負(fù)責(zé),因?yàn)樗苯佑绊懙狡渌块T的業(yè)務(wù)能否順利進(jìn)行,并且最終關(guān)系到整個企業(yè)運(yùn)作秩序。過去,企業(yè)是基于職能部門的管理,各部門的主管只要掃好自家門前雪就行了,而當(dāng)上了ERP系統(tǒng),情況就變了??缏毮懿块T的流程管理使得原先的部門主管變?yōu)榱四巢糠至鞒痰乃姓?。某個環(huán)節(jié)出現(xiàn)問題,將直接影響到其他流程的運(yùn)作。過去職能化的管理也許還有繞過變通的方法,而上了ERP系統(tǒng)就非得從每個流程過,系統(tǒng)不認(rèn)“走后門”。在這種情況下,任何一個環(huán)節(jié)出差錯,就直接影響到后續(xù)流程的實(shí)施,顯然風(fēng)險(xiǎn)特征與過去大不相同了。事實(shí)上也說明了這一點(diǎn),許多上了ERP的企業(yè)部門主管不自覺地比以前更需要責(zé)任心了。

  第四,由于ERP系統(tǒng)使數(shù)據(jù)的捕捉一次性完成。管理部門對信息質(zhì)量的控制難度加大,而這些信息最終要成為業(yè)務(wù)決策的依據(jù)。ERP采用的是單一數(shù)據(jù)庫,所有的數(shù)據(jù)采取一次性單點(diǎn)輸入。在過去,企業(yè)的數(shù)據(jù)可能會來自不同部門。比如,庫存和采購對某個產(chǎn)品都有統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù),兩個部門可以通過比較發(fā)現(xiàn)錯誤。而上了ERP系統(tǒng)后,某產(chǎn)品入庫的具體數(shù)量一般只有倉庫確認(rèn),如果有差錯,將直接影響銷售、生產(chǎn)、財(cái)務(wù)等部門的統(tǒng)計(jì)。事實(shí)上,相比過去,對業(yè)務(wù)的控制點(diǎn)比以前少了。

  項(xiàng)目成本超支風(fēng)險(xiǎn)

  造成ERP項(xiàng)目超支的原因在許多媒體上都有分析。原因包括企業(yè)變革管理的需要,培訓(xùn)的投入和軟件功能無法滿足要求而導(dǎo)致的額外開發(fā)費(fèi)用等等。另外,軟件系統(tǒng)的客戶化和集成也占去整個實(shí)際實(shí)施費(fèi)用的一部分。一般來說,在確保ERP標(biāo)準(zhǔn)系統(tǒng)能夠滿足業(yè)務(wù)主體需求的情況下,應(yīng)該盡量避免客戶化定制,追求系統(tǒng)完美的與業(yè)務(wù)需求匹配是不現(xiàn)實(shí)的。其它的一些地方也存在導(dǎo)致費(fèi)用超支的風(fēng)險(xiǎn),例如低估了程序接口的開發(fā)費(fèi)用,數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換,報(bào)表的開發(fā)和反復(fù)集成測試等而產(chǎn)生的額外實(shí)施費(fèi)用。除此之外,由于企業(yè)特點(diǎn)不同,還會有許多沒有考慮到的成本,這些往往隱藏在支撐ERP系統(tǒng)使用所需要的輔助項(xiàng)目中。 項(xiàng)目成本超支風(fēng)險(xiǎn)控制

  控制項(xiàng)目超支風(fēng)險(xiǎn)最好的方式是通過明確定義項(xiàng)目的范圍,并通過充分利用第三方的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)來細(xì)化項(xiàng)目支出。由于ERP項(xiàng)目涉及各業(yè)務(wù)部門,面比較廣,項(xiàng)目復(fù)雜、周期長。這里可以建議企業(yè)盡可能把項(xiàng)目細(xì)分成適合控制的小項(xiàng)目,這樣即可以使項(xiàng)目能夠目標(biāo)明確,更重要的是項(xiàng)目費(fèi)用的控制難度可以降低。企業(yè)決策者們應(yīng)該非常清楚地意識到化繁為簡,這有助于制定相應(yīng)的管理機(jī)制去面對不確定因素導(dǎo)致的額外費(fèi)用。項(xiàng)目的超支應(yīng)該及時充分利用這些機(jī)制去預(yù)測和證實(shí),以便及早采取控制措施。

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