制詳細的實施時間安排。
制定成本和預算計劃 根據(jù)專案總體的成本和預算計劃,結(jié)合實施時間安排,編制具體的系統(tǒng)成本和預算控制計劃。
制定人力資源計劃 確定實施過程中的人員安排,包括具體的實施諮詢公司的諮詢?nèi)藛T和企業(yè)方面的關鍵業(yè)務人員;對用戶方面叁與實施的關鍵人員,需要對其日常工作作出安排,以確保對實施專案的時間投入。
4. 專案執(zhí)行 專案執(zhí)行階段是實施過程中歷時最長的一個階段,貫穿ERP專案的業(yè)務類比測試、系統(tǒng)開發(fā)確認和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運行三個步驟中。實施的成敗與該階段專案管理進行的好壞休戚相關。
在專案執(zhí)行階段進行的專案管理的主要內(nèi)容包括:
實施計劃的執(zhí)行 根據(jù)預定的實施計劃開展日常工作,及時解決實施過程中出現(xiàn)的各種人力資源、部門協(xié)調(diào)、人員溝通、技術支援等問題。
時間和成本的控制 根據(jù)實施的實際進度控制專案的時間和成本,并與計劃進行比較,及時對超出時間或成本計劃的情況采取措施。
實施文檔 對實施過程進行全面的文檔記錄和管理,對重要的文檔需要報送專案實施領導委員會和所有相關的實施人員。
專案進度匯報 以專案進度報告的形式定期向?qū)嵤０傅乃腥藛T通報專案實施的進展情況、已經(jīng)開展的工作和需要進一步解決的問題。
專案例會 定期召開由企業(yè)的專案領導、各業(yè)務部門的領導以及實施諮詢?nèi)藛T叁加的專案實施例會,協(xié)調(diào)解決實施過程中出現(xiàn)的各種問題。
會議紀要 對所有的專案例會和專題討論會等編寫出會議紀要,對會議作出的各項決定或討論的結(jié)果進行文檔記錄,并分發(fā)給與會者和有關的專案實施人員。
5. 專案評估及更新 專案評估及更新階段的核心是專案監(jiān)控,就是利用專案管理工具和技術來衡量和更新專案任務。專案評估及更新同樣貫穿於ERP專案的業(yè)務類比測試、系統(tǒng)開發(fā)確認和系統(tǒng)轉(zhuǎn)換運行三個步驟中。
在專案評估及更新階段常用的專案管理工具和技術有:
階段性評估 對專案實施進行階段性評估,小結(jié)實施是否按計劃進行并達到所期望的階段性成果,如果出現(xiàn)偏差,研究是否需要更新計劃及資源,同時落實所需的更新措施。
專案里程碑會議 在專案實施達到重要的里程碑階段,召開專案里程碑會議, 對上一階段的工作作出小結(jié)和評估實施進度及成果,并動員部署下一階段的工作。
質(zhì)量保證體系 通過對叁與實施的用戶人員進行培訓和知識傳授,編寫完善實施過程中的各種文檔,從而建立起質(zhì)量保證體系,確保在實施完成後企業(yè)能夠達到對系統(tǒng)的完全掌握和不斷改善的目標。
6. 專案完成 專案完成階段是整個實施專案的最後一個階段。此時,工作接近尾聲,已經(jīng)取得了專案實施成果。在這一最後階段,仍有重要的專案管理工作需要開展,切莫掉以輕心:
行政驗收 結(jié)合專案最初對系統(tǒng)的期望和目標,對專案實施成果進行驗收。
專案總結(jié) 對專案實施過程和實施成果作出回顧和總結(jié)。
經(jīng)驗交流 交流分享在實施過程中的經(jīng)驗和教訓。
正式移交 系統(tǒng)正式運轉(zhuǎn)及使用,由企業(yè)的電腦部門進行日常維護和技術支援。
貫穿上述六個專案管理階段全過程的工作是:專案的表現(xiàn)衡量和質(zhì)量管理,以及專案風險的管理控制。本文的下半部分將對這兩項貫穿專案管理全過程的工作進行具體介紹。