合同是平等主體的自然人、法人和其它組織之間設(shè)立、變更、終止民事權(quán)利義務(wù)關(guān)系的協(xié)議。建議項目合同管理就是為保證參與工程建設(shè)的合同雙方(業(yè)主與承包商、業(yè)主與監(jiān)理)全面地、有秩序地完成合同規(guī)定的責(zé)任和義務(wù)，行使
使合同賦予的合法權(quán)利所進(jìn)行的一系列的管理活動。近年來，由于參與工程建設(shè)的各方缺乏合同管理人才，合同管理工作薄弱，技術(shù)管理人員合同管理意識不強(qiáng)，致使合同履行過程中的糾紛和違約現(xiàn)象時有發(fā)生，給合同當(dāng)事人造成了許多可避免或減少的經(jīng)濟(jì)損失。筆者在從事監(jiān)理工作中接觸了不少國內(nèi)一級、二級施工企業(yè)，以及同行監(jiān)理單位，發(fā)現(xiàn)很多單位在簽訂合同時，公司總部一級都很重視，但一旦合同簽訂后，對合同分析和合同交底往往不夠重視，甚至忽視了這項工作，合同簽訂與合同執(zhí)行脫節(jié)，致使合同往往被鎖在文件柜或項目負(fù)責(zé)人的抽屜內(nèi)，其它人員只知其相關(guān)工作職責(zé)，而對合同總體情況知之甚少，甚至完全不了解合同的具體內(nèi)容，給日后的合同糾紛目下的隱患。如中建某公司在福建某項目部的材料員因不熟悉合同，發(fā)生安裝材料采購不符合合同規(guī)定導(dǎo)致重大損失的事故，就是因為項目部缺乏合同管理人員并且項目負(fù)責(zé)人事先未進(jìn)行嚴(yán)格的合同交底所造成。本文根據(jù)近年來從事合同管理的實(shí)踐和體會，闡述合同管理中合同交底的重要性、基本內(nèi)容和程序，以引起企業(yè)的重視，供合同管理人員參考。
一、合同交底的必要性
1．合同交底是項目部技術(shù)和管理人員了解合同、統(tǒng)一理解合同的需要。合同是當(dāng)事人正確履行義務(wù)、保護(hù)自身合法利益的依據(jù)。因此，項目部全體成員必須首先熟悉合同的全部內(nèi)容，并對合同條款有一個統(tǒng)一的理解和認(rèn)識，以避免不了解或?qū)贤斫獠灰恢聨砉ぷ魃系氖д`。由于項目部成員知識結(jié)構(gòu)和水平的差異，加之合同條款繁多，條款之間的聯(lián)系復(fù)雜，合同語言難以理解，因此難于保證每個成員都能吃透整個合同內(nèi)容和合同關(guān)系，這樣勢必影響其在遇到實(shí)際問題時處理辦法的有效性和正確性，影響合同的全面順利實(shí)施。因此，在合同簽訂后，合同管理人員對項目部全體成員進(jìn)行合同交底是必要的，特別是合同工作范圍、合同條款的交叉點(diǎn)和理解的難點(diǎn)。
2．合同交底是規(guī)范項目部全體成員工作的需要。界定合同雙方當(dāng)事人(業(yè)主與監(jiān)理、業(yè)主與承包商)的權(quán)利義務(wù)界限，規(guī)范各項工程活動，提醒項目部全體成員注意執(zhí)行各項工程活動的依據(jù)和法律后果，以使在工程實(shí)施中進(jìn)行有效的控制和處理，是合同交底的基本內(nèi)容之一，也是規(guī)范項目部工作所必須的。由于不同的公司對其所屬項目部成員的職責(zé)分工要求不盡一致，工作習(xí)慣和組織管理方法也不盡相同，但面對特定的項目，其工作都必須符合合同的基本要求和合同的特殊要求，必須用合同規(guī)范自己的工作。要達(dá)到這一點(diǎn)，合同交底也是必不可少的工作。通過交底，可以讓內(nèi)部成員進(jìn)一步了解自己權(quán)利的界限和義務(wù)的范圍、工作的程序和法律后果，擺正自己在合同中的地位，有效防止由于權(quán)利義務(wù)的界限不清引起的內(nèi)部職責(zé)爭議和外部合同責(zé)任爭議的發(fā)生，提高合同管理的效率。
3．合同交底有利于發(fā)現(xiàn)合同問題，并利于合同風(fēng)險的事前控制。合同交底就是合同管理人員向項目部全體成員介紹合同意圖、合同關(guān)系、合同基本內(nèi)容、業(yè)務(wù)工作的合同約定和要求等內(nèi)容。它包括合同分析、合同交底、交底的對象提出問題、再分析、再交底的過程。因此，它有利于項目部成員領(lǐng)會意圖，集思廣益，思考并發(fā)現(xiàn)合同中的問題，如合同中可能隱藏著的各類風(fēng)險、合同中的矛盾條款、用詞含糊及界限不清條款等。合同交底可以避免因在工作過程中才發(fā)現(xiàn)問題帶來的措手不及和失控，同時也有利于調(diào)動全體項目成員完善合同風(fēng)險防范措施，提高他們合同風(fēng)險防范意識。
4．合同交底有利于提高項目部全體成員的